Contabilización de los impuestos y retenciones asumidas

Un impuesto asumido es el que legalmente debe pagar un tercero pero que la empresa termina pagando, como la retención en la fuente que olvidó practicar o el IVA que asumió por acuerdo comercial. Estos valores se contabilizan como un gasto en la cuenta 531520 del PUC y no son deducibles del impuesto de renta. ¿Cómo se registran y qué pasa cuando se recuperan?

Qué es un impuesto asumido.

Es asumido el impuesto o la retención que la empresa paga sin estar legalmente a su cargo: la obligación era de un tercero, pero por alguna razón la empresa la cubrió con sus propios recursos.

Los casos más comunes son las retenciones en la fuente que el agente olvidó practicar al momento del pago, y que igual debe declarar y consignar a la Dian, y las retenciones o impuestos que se asumen por un acuerdo contractual con el proveedor.

Cuenta del PUC para los impuestos asumidos.

La cuenta a utilizar es la 531520 (impuestos asumidos), que hace parte de los gastos no operacionales, precisamente porque este pago no corresponde al giro ordinario de los negocios ni a una obligación legal de la empresa.

Contabilizarlos en esta cuenta, separados del gasto normal, tiene una razón práctica: los impuestos asumidos no son deducibles del impuesto de renta, por tratarse del pago de una obligación ajena sin relación de causalidad con la actividad productora de renta, de modo que al depurar la renta deben identificarse fácilmente para rechazarlos.

Registro contable de una retención asumida.

Supongamos que la empresa pagó una factura de servicios por $1.000.000 y olvidó practicar la retención del 4%, es decir, $40.000, valor que debe asumir y consignar a la Dian. El registro es:

El proveedor recibió su pago completo, y la empresa reconoce el gasto por la retención que asume, contra el pasivo con la Dian, que cancelará al pagar la declaración de retención del periodo.

Nótese que la retención asumida sí se declara y certifica al proveedor como cualquier otra: lo que cambia es quién soportó económicamente el valor.

Recuperación de las retenciones asumidas.

Puede ocurrir que el tercero reintegre después el valor asumido, por ejemplo porque se acordó descontarlo de la siguiente factura. En ese caso, la recuperación se registra así:

• Si el reintegro ocurre en el mismo ejercicio, puede acreditarse directamente la cuenta 531520, anulando el gasto.
• Si ocurre en un ejercicio posterior, se reconoce como un ingreso por recuperaciones (cuenta 4250), pues el gasto del año anterior ya se cerró.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene documentar el acuerdo con el tercero, porque de ese soporte depende tanto el registro del reintegro como la defensa del tratamiento ante una fiscalización.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.