Las multas y sanciones que imponen la Dian, las superintendencias u otras autoridades se reconocen en la contabilidad como un gasto, en la subcuenta 539520, contra un pasivo: una provisión mientras el proceso está en curso y es probable perderlo, o una cuenta por pagar cuando la sanción queda en firme. Fiscalmente, no son deducibles. Veamos los asientos y su tratamiento.
Cuentas del PUC para multas y sanciones.
El plan único de cuentas ofrece dos cuentas principales:
- 539520 Multas, sanciones y litigios: la cuenta de gasto, dentro de los gastos no operacionales diversos.
- 263505 Multas y sanciones autoridades administrativas: la cuenta de provisión, dentro de los pasivos estimados.
Cuando la sanción ya está en firme, el pasivo deja de ser estimado y pasa a una cuenta por pagar, por ejemplo a la Dian o a la entidad que la impuso.
Cuándo se reconoce la sanción.
El momento del registro depende del estado del proceso, conforme a las reglas de las provisiones contables:
- Proceso en curso con probabilidad de perderlo: si la empresa fue notificada de un pliego de cargos o un requerimiento y es probable que se le imponga la sanción, se reconoce una provisión por la mejor estimación.
- Resultado solo posible: no se reconoce; se revela como pasivo contingente.
- Sanción en firme: se reconoce el pasivo cierto por su valor, ajustando la provisión si la había.
Ejemplo de contabilización.
Supongamos que la empresa recibe un pliego de cargos por una sanción que su abogado estima en $5.000.000, con probabilidad alta de que se confirme. Se reconoce la provisión:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 539520 | Multas, sanciones y litigios | 5.000.000 | |
| 263505 | Multas y sanciones autoridades administrativas | 5.000.000 |
Si la sanción queda en firme por $5.500.000, se reconocen los $500.000 adicionales como gasto y se traslada el total a la cuenta por pagar; si queda en un valor menor, se reversa el exceso. Al pagarla, se debita la cuenta por pagar contra bancos.
Las multas y sanciones no son deducibles.
Aunque deben registrarse contablemente, las multas y sanciones no son deducibles en el impuesto de renta: son penalizaciones por incumplimientos, que no cumplen los requisitos de necesidad y causalidad que exige el artículo 107 del Estatuto Tributario, y la ley las excluye expresamente de las deducciones.
Por eso, en la conciliación fiscal, el gasto contable por sanciones se adiciona para determinar la renta líquida, como explicamos en el artículo sobre la diferencia entre gastos y deducciones.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿En qué cuenta del PUC se registran las sanciones?
El gasto en la 539520 (multas, sanciones y litigios); el pasivo en la 263505 mientras es una provisión, o en una cuenta por pagar cuando la sanción está en firme.
¿Cuándo se contabiliza una sanción?
Cuando es probable que se imponga, como provisión; cuando queda en firme, como pasivo cierto. Si solo es posible, se revela en notas.
¿Las sanciones son deducibles de renta?
No. Son penalizaciones que no cumplen los requisitos de necesidad y causalidad, y la ley las excluye de las deducciones.
¿Los intereses de mora de una sanción son deducibles?
Los intereses moratorios de carácter sancionatorio, como los que se pagan a la Dian, tampoco son deducibles.
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