Costos estimados: qué son, cómo se calculan y cómo se ajustan

Los costos estimados son un cálculo anticipado de lo que costará producir un bien o ejecutar un trabajo, hecho con base en la experiencia y en las cotizaciones disponibles. Sirven para cotizar antes de producir y para presupuestar, y al cierre deben ajustarse contra el costo real. ¿Cómo se calculan, en qué se diferencian del costo estándar y cómo se corrige la diferencia?

Qué son los costos estimados.

Son costos predeterminados: se calculan antes de producir, no después. Responden a la pregunta de cuánto podría costar un producto, con base en lo que ha costado antes y en los precios que se conocen hoy.

Su origen es práctico. La empresa necesita cotizar un pedido antes de fabricarlo, o fijar un precio de lista antes de conocer el costo real del periodo, y no puede esperar al cierre para saberlo.

La herramienta con la que se trabajan es la hoja de costos estimados, que detalla por unidad la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos previstos.

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Costos estimados y costo estándar.

Los dos son predeterminados, pero no son lo mismo, y la diferencia tiene consecuencias contables:

Por eso los costos estimados son el paso natural de una empresa que todavía no puede sostener un costo estándar: permiten anticipar sin exigir estudios técnicos.

Cómo se calculan.

La estimación se arma elemento por elemento, con la misma estructura del costo de producción:

1. Materia prima: cantidad prevista por unidad, al precio de la última compra o de la cotización vigente.
2. Mano de obra directa: horas previstas por unidad, a la tarifa con prestaciones.
3. Costos indirectos: una tasa calculada sobre el presupuesto del periodo y la producción esperada.
4. Suma de los tres, que da el costo estimado unitario.

Los tres métodos que se usan para llegar a esas cifras son el análisis histórico, que parte de lo que costó antes; la estimación por componentes, que suma el costo de cada parte; y el juicio de personas con experiencia en el proceso, que suele usarse cuando no hay historia disponible.

Ejemplo de costo estimado.

Supongamos un taller que cotiza un lote de 200 puertas y estima así su costo unitario:

Con esa cifra el taller cotiza. Si al terminar el lote el costo real fue de $31.500.000, la estimación se quedó corta en $1.500.000, y esa diferencia debe corregirse.

El ajuste al costo real.

Esta es la característica que define al sistema y que suele omitirse: en los costos estimados, el real manda. La estimación no es un patrón a alcanzar sino un cálculo provisional que se corrige.

El ajuste se hace con un coeficiente que mide la desviación entre lo estimado y lo real, y con él se corrigen los inventarios y el costo de ventas del periodo, de modo que los estados financieros queden al costo real.

En el ejemplo, la desviación es del 5%: el costo estimado debe ajustarse en esa proporción, tanto en las unidades vendidas como en las que quedaron en inventario.

De acuerdo con nuestro criterio, ese ajuste es lo que separa un sistema de costos estimados de una simple cotización. Si la empresa estima y nunca compara contra el real, no tiene un sistema: tiene una suposición que se repite cada periodo.

Cuándo conviene usarlos.

Los costos estimados rinden cuando la empresa necesita cotizar con rapidez, trabaja por pedidos y no tiene estándares técnicos establecidos.

No sirven igual cuando los precios de los insumos son muy volátiles, cuando el producto es nuevo y no hay historia sobre la cual estimar, o cuando la producción es tan diversa que cada trabajo es irrepetible.

Ventajas y limitaciones.

Sus ventajas son claras: permiten cotizar antes de producir, sirven de base para el presupuesto, ayudan a comparar alternativas y advierten desviaciones cuando se comparan con el real.

Sus limitaciones también:

• Son aproximaciones y pueden equivocarse, sobre todo en precios volátiles.
• Transmiten una falsa sensación de exactitud cuando se presentan sin advertir su carácter provisional.
• Tienden a quedarse cortas, porque suele estimarse el escenario favorable.
• Exigen el ajuste posterior, que es el paso que más se omite.

De acuerdo con nuestro criterio, la solución práctica a las dos últimas es dejar registrada la fecha de la estimación y los precios con los que se hizo, porque una estimación sin esos datos no puede revisarse después.

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