Sistemas de costos: qué son, cómo se clasifican y cuál conviene a cada empresa

Un sistema de costos es el conjunto de procedimientos con los que la empresa determina cuánto le cuesta producir cada unidad. Sin él, el precio de venta se fija a ojo y nadie sabe qué producto deja utilidad y cuál la consume. ¿Qué sistemas existen, en qué se diferencian y cuál conviene según el tipo de producción?

Qué es un sistema de costos.

Es el conjunto de procedimientos técnicos, administrativos y contables que la empresa emplea para determinar el costo de sus operaciones, con tres fines: valorar sus inventarios, controlar la gestión y sustentar sus decisiones.

Se llama sistema porque no es un cálculo aislado: intervienen varios elementos que se relacionan entre sí y se retroalimentan.

• La contabilidad de costos. Registra y acumula los costos, y produce la información que alimenta el sistema.
• Los procedimientos operativos. Los consumos por producto o por proceso, los tiempos, los formatos de control, las órdenes de producción.
• El soporte informático. El software que integra compras, producción, almacén y nómina, sin el cual el sistema no se sostiene en empresas con volumen.

El objetivo final es simple: conocer el costo unitario. De él dependen el precio, el margen y la decisión de mantener o retirar una línea de producto.

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Para qué sirve.

La utilidad de una empresa depende del precio al que vende y del costo en que incurre. El precio lo fija en buena parte el mercado; el costo sí está bajo su control, y ahí es donde un sistema de costos rinde.

Con él la empresa puede comparar lo planeado con lo ejecutado, detectar variaciones a tiempo, valorar sus inventarios con una base consistente, presupuestar y sustentar sus precios frente a un cliente o un banco.

Clasificación de los sistemas de costos.

Los sistemas se clasifican por tres criterios, que no son excluyentes: una empresa puede tener un sistema por procesos, con costos estándar y bajo costeo por absorción.

Por la forma de acumular el costo.

El sistema por órdenes acumula los costos por cada pedido o lote identificable. Sirve cuando cada trabajo es distinto: imprentas, metalmecánicas, construcción, muebles a la medida.

El sistema por procesos acumula los costos por departamento o etapa, y el costo unitario sale de dividir el costo del periodo entre las unidades producidas. Sirve cuando la producción es continua y los productos son homogéneos: bebidas, lácteos, papel, textiles.

Por el momento en que se determina.

Los sistemas históricos calculan el costo después de producir, con los consumos reales. Son exactos pero llegan tarde para corregir.

Los predeterminados lo calculan antes. Los costos estimados se basan en la experiencia y responden a lo que el producto podría costar; el costo estándar se basa en estudios técnicos y responde a lo que debería costar, de modo que la diferencia con el costo real se analiza como variación.

Por el tratamiento de los costos fijos.

En el costeo por absorción, todos los costos de fabricación, fijos y variables, hacen parte del costo del producto. En el costeo directo o variable, solo los variables entran al producto y los fijos se llevan al resultado del periodo.

Aquí hay un punto que suele pasarse por alto: para los estados financieros, la sección 13 de la NIIF para las pymes exige distribuir los costos indirectos fijos de producción al costo de los inventarios. El costeo variable, por lo tanto, es una herramienta de gestión interna y no un método admitido para valorar inventarios ni para declarar.

Enfoques que se suman al sistema.

Además de los sistemas anteriores existen enfoques que se aplican sobre ellos. El costeo ABC asigna los costos indirectos según las actividades que realmente los consumen, en lugar de repartirlos por volumen o por horas de mano de obra.

El costeo kaizen, por su parte, no es un método de acumulación sino un programa de reducción continua de costos: fija una meta de reducción por periodo y la persigue con mejoras pequeñas y sostenidas en calidad, inventarios, tiempos de máquina y desperdicios.

Qué sistema conviene a cada empresa.

La elección depende de cómo produce la empresa, no de cuál sistema suene más moderno:

En las empresas de servicios el sistema funciona igual, con la diferencia de que el componente principal no es la materia prima sino la mano de obra y el tiempo dedicado a cada encargo.

Factores que pesan en la decisión.

Más allá del tipo de producción, conviene considerar:

• El número de líneas de producto y su grado de diferencia entre sí.
• El peso de los costos indirectos sobre el costo total, que es lo que justifica el ABC.
• La existencia de estándares técnicos confiables, sin los cuales el costo estándar no funciona.
• El costo de operar el sistema, que no debe superar el valor de la información que produce.

De acuerdo con nuestro criterio, este último es el criterio decisivo en las empresas pequeñas: un sistema sencillo y aplicado con disciplina rinde más que uno sofisticado que nadie alimenta. Cómo llevarlo a la práctica lo desarrollamos en el artículo sobre el diseño de un sistema de costos.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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