Cuando la compra es a crédito, o la factura otorga un plazo para pagar, el comprador debe confirmar el recibido mediante mensaje electrónico enviado al vendedor, y debe hacerlo dos veces: por la factura y por los bienes o servicios. Sin esos acuses la factura no sirve como soporte de costos, deducciones ni impuestos descontables, de modo que el interés es enteramente del comprador. El acuse es distinto de la aceptación, que puede ser tácita, porque el acuse debe ser expreso y hacerse documento por documento. Las facturas al contado no lo requieren.
- El acuse de recibo en las facturas a crédito.
- Sobre cuáles facturas se debe hacer.
- Quién debe hacer el acuse de recibo.
- El doble acuse de recibo.
- Cómo se hace el acuse de recibo.
- El acuse de recibo es distinto de la aceptación de la factura.
- El otro acuse de recibo: el de radicación ante la Dian.
- ¿Hasta cuándo se puede hacer el acuse de recibo?
- Lo difícil del acuse de recibo en la práctica.
- Qué pasa si no se hace el acuse de recibo.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué es el acuse de recibo de la factura electrónica?
- ¿A cuáles facturas se les hace acuse de recibo?
- ¿Cuál es el plazo para dar acuse de recibo?
- ¿El acuse de recibo es lo mismo que aceptar la factura?
- ¿Cuántos acuses hay que hacer por factura?
- ¿A las notas crédito se les hace acuse de recibo?
- ¿Puedo usar el servicio gratuito de la Dian para dar acuse?
- ¿Qué pasa si no doy acuse de recibo?
- ¿Qué es el acuse de recibido de la Dian?
- ¿Cómo sé que mi escrito quedó bien radicado ante la Dian?
- ¿Cuánto pueden pesar los anexos que radico ante la Dian?
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Cuando se compra a crédito, la factura electrónica solo sirve como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables si el comprador confirma su recibido mediante un mensaje electrónico enviado al vendedor, exigencia del artículo 616-1 del estatuto tributario que además es distinta de la aceptación de la factura. ¿Sobre cuáles facturas se hace, quién debe hacerlo y en qué plazo?
El acuse de recibo en las facturas a crédito.
La exigencia está en el artículo 616-1 del estatuto tributario, en los siguientes términos:
«Para efectos del control, cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma, atendiendo a los plazos establecidos en las disposiciones que regulan la materia, así como las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En aquellos casos en que el adquirente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta y el mensaje electrónico del recibido de los bienes o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.»
Nótese la consecuencia que la norma anuda al acuse: la factura electrónica a crédito «se constituye en soporte» de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente envía los mensajes de confirmación. Dicho al revés, sin acuse de recibo esa factura no cumple esa función.
Y obsérvese también que la norma habla de dos mensajes, no de uno: el recibido de la factura y el recibido de los bienes o servicios. Sobre eso volvemos más adelante.
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Sobre cuáles facturas se debe hacer.
Solo sobre facturas electrónicas a crédito, o sobre aquellas en las que se otorga un plazo para el pago. No sobre las facturas al contado.
El segundo supuesto es más amplio de lo que parece y suele pasarse por alto. Es el caso de las facturas de servicios públicos, que traen la leyenda «páguese antes de…» con una fecha posterior a la de emisión: aunque el usuario las pague de inmediato, la factura otorga un plazo y por tanto entra en el supuesto.
El acuse se debe hacer sobre toda factura electrónica a crédito, con independencia de si el emisor la registró o no en la Radian, que es el registro de facturas electrónicas como título valor.
Quién debe hacer el acuse de recibo.
Lo hace el comprador, no el vendedor. Y en rigor no es una obligación de todos: es una carga de quien quiere el efecto fiscal.
Debe hacerlo toda persona natural o jurídica que pretenda deducir el pago o descontar el IVA de esa factura. Si el comprador no va a declarar ese pago, el acuse no le aporta nada.
Ahora bien, cumplirlo tiene un costo de entrada que conviene anticipar: obliga a tener el RUT en regla, abrir cuenta en la plataforma de la Dian y contar con el instrumento de firma electrónica, según explicamos en el artículo sobre facturación electrónica.
El doble acuse de recibo.
Para que la factura sirva como soporte fiscal no basta un acuse: hay que hacer dos, y son eventos distintos.
- Acuse de recibo de la factura electrónica de venta, que confirma que el documento llegó.
- Acuse de recibo del bien o del servicio adquirido, que confirma que la operación efectivamente se cumplió.
La lógica es clara: una cosa es haber recibido el documento y otra haber recibido lo que se compró. La ley quiere constancia de ambas, y por eso el segundo evento es el que realmente acredita que hubo operación.
Ambos se registran de la misma forma en la plataforma. Es un error frecuente hacer solo el primero y creer que se cumplió.
Cómo se hace el acuse de recibo.
El procedimiento se surte desde la plataforma de facturación electrónica de la Dian, utilizando el servicio gratuito, aunque también lo permiten los proveedores tecnológicos y la mayoría de soluciones comerciales.
En el servicio gratuito de la Dian el recorrido es el siguiente:
- Ingresar al módulo de facturación electrónica con el usuario registrado.
- Elegir la opción «Histórico».
- Seleccionar «Documentos recibidos», que corresponde a las facturas que le han expedido.
- Ubicar la factura y, en el evento, seleccionar el acuse de recibo de la factura electrónica de venta.
- Diligenciar los datos de quien recibe: nombre, apellidos, tipo y número de documento.
- Repetir el procedimiento para el acuse de recibo del bien o servicio.
Si el volumen de facturas es alto, conviene revisar si la solución de facturación contratada permite el acuse masivo o integrado, porque hacerlo una por una en el servicio gratuito se vuelve inmanejable.
El acuse de recibo es distinto de la aceptación de la factura.
Esta es la confusión más común del tema, y tiene consecuencias, porque una cosa no reemplaza a la otra.
| Figura | Qué es y qué efecto tiene |
|---|---|
| Acuse de recibo | Confirma la recepción de la factura y de los bienes o servicios. Debe ser expreso, factura por factura. Sin él, la factura a crédito no sirve como soporte fiscal. |
| Aceptación de la factura | Manifiesta conformidad con el contenido de la factura. Puede ser expresa o tácita, y si el comprador no hace nada, opera por ministerio de la ley. |
| Rechazo de la factura | Manifiesta desacuerdo con la factura recibida. Debe ser expreso y dentro del plazo, vencido el cual opera la aceptación tácita. |
La diferencia práctica es la siguiente: no es necesario aceptar la factura, porque si el comprador guarda silencio la aceptación se produce sola. Pero el acuse de recibo sí debe ser expreso y hacerse documento por documento, pues de lo contrario la factura no será válida como soporte fiscal.
Los plazos de la aceptación y del rechazo, y qué hacer cuando la factura ya fue aceptada, los desarrollamos en el artículo sobre la anulación de facturas electrónicas y notas crédito.
El otro acuse de recibo: el de radicación ante la Dian.
Conviene despejar una homonimia que confunde a mucha gente, porque en el mundo tributario coexisten dos figuras con el mismo nombre y no tienen nada que ver entre sí.
La que venimos explicando es el acuse de recibo de la factura electrónica, un mensaje que el comprador le envía al vendedor. La otra es el acuse de recibo de radicación, un comprobante que la Dian le entrega al ciudadano cuando este le presenta un escrito por medios electrónicos.
Esta segunda figura está en el artículo 1.7.2.2.8 de la resolución 000227 de 2025, que la define así:
«Es el comprobante de radicación por medio del cual la UAE DIAN certifica de manera automática e inmediata que ha recibido en el Sistema Electrónico, los escritos del Administrado.»
Es decir que quien radica un recurso, una respuesta a un requerimiento o cualquier otro escrito ante la Dian recibe de forma automática una constancia de que fue presentado, con la fecha y la hora exactas. Esa constancia es la prueba de la radicación oportuna.
Qué contiene el acuse de radicación.
El acuse es una copia electrónica del formato de solicitud de radicación y debe contener, como mínimo:
- El número de radicado, que el sistema asigna de forma automática y consecutiva, en estricto orden de recepción. Por ser automático no hay números repetidos, enmendados, corregidos ni tachados.
- La fecha y la hora de recepción, con día, mes, año, hora y minuto, según la hora oficial colombiana.
- El nombre o razón social del administrado y su NIT, y los del apoderado cuando actúe por medio de uno.
- El correo electrónico al que se envía el acuse.
- La relación de los anexos adjuntados, y de los que se remitan en físico por su peso, naturaleza o efectos.
- La dirección seccional o dependencia a la que se dirige el escrito.
- La firma electrónica de quien actúa, cuando se requiera, con su nombre y su documento de identificación.
Cuando la presentación se surte de forma exitosa, el acuse lleva la marca de agua «RECIBIDO» como constancia de la radicación en debida forma. Si esa marca no aparece, conviene no dar por presentado el escrito.
Tres detalles operativos que evitan problemas.
El escrito va como primer anexo.
La norma exige que el recurso o escrito se adjunte como primer anexo, y que los anexos se carguen en formato PDF sin superar 10 megabytes por archivo. Un documento más pesado debe dividirse.
El acuse llega al correo del RUT.
Por defecto el sistema lo envía a la dirección registrada en el RUT, aunque el administrado puede indicar otra. Esa dirección alterna sirve únicamente para recibir el acuse y no constituye dirección procesal electrónica, de modo que las notificaciones seguirán llegando a donde corresponda.
Puede haber una bandeja en el portal.
La norma faculta a la Dian para habilitar dentro del portal transaccional una bandeja de comunicados, de uso exclusivo del administrado, donde se reflejen sus acuses de recibo.
Las dos figuras, lado a lado.
| Acuse de la factura electrónica | Acuse de radicación | |
|---|---|---|
| Quién lo emite | El comprador, hacia el vendedor. | La Dian, hacia el administrado. |
| Para qué sirve | Habilitar la factura a crédito como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables. | Probar la fecha y hora de presentación de un escrito ante la Dian. |
| Dónde se hace | En la plataforma de facturación electrónica. | En el sistema electrónico de presentación de escritos. |
| Norma | Artículo 616-1 del estatuto tributario. | Artículo 1.7.2.2.8 de la resolución 000227 de 2025. |
Como se puede observar, lo único que comparten es el nombre. Quien busca cómo acusar recibo de una factura no encontrará la respuesta en el trámite de radicación, y viceversa.
¿Hasta cuándo se puede hacer el acuse de recibo?
La ley no fija un plazo expreso para el acuse de recibo, y esta es una de las preguntas que más nos formulan, sobre todo al cierre del año.
De acuerdo con nuestro criterio, lo prudente es hacerlo antes de que se configure la aceptación tácita de la factura, es decir, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción, que es el término del artículo 2.2.2.5.4 del decreto 1074 de 2015 para aceptar o rechazar.
La razón de ese criterio es de coherencia: una vez la factura queda aceptada tácitamente, el ciclo del documento se cierra y carece de sentido confirmar después un recibido que ya se presume.
En la práctica, y sobre todo con facturas de diciembre que se pretenden llevar a la declaración de ese año, lo sensato es no dejar el acuse para el año siguiente. Y de forma general, conviene incorporar el acuse a la rutina de recepción de facturas y no tratarlo como un trámite de fin de periodo.
Lo difícil del acuse de recibo en la práctica.
El acuse se debe hacer factura por factura, una por una. Cuando son cientos o miles al mes, la carga operativa es considerable y no existe en el servicio gratuito una función de acuse en bloque.
A eso se suma que hay que diligenciar datos en cada acuse, que no es un simple clic, y que la plataforma presenta fallas con alguna frecuencia.
Frente a eso, la recomendación práctica es doble: automatizar el acuse a través de la solución de facturación o del proveedor tecnológico cuando el volumen lo justifique, y, cuando sea posible comercialmente, pactar el pago de contado, porque la exigencia solo recae sobre las operaciones a crédito.
Qué pasa si no se hace el acuse de recibo.
La consecuencia es económica y recae sobre el comprador: la factura electrónica a crédito no servirá como soporte de costos, deducciones ni impuestos descontables.
En una fiscalización, eso se traduce en el rechazo del costo o del descontable y en la corrección de la declaración correspondiente, con la sanción e intereses que ello implique, según explicamos en el artículo sobre sanciones por facturación.
El vendedor, en cambio, no se ve afectado: él ya cumplió expidiendo, validando y entregando la factura. Por eso el interés en hacer el acuse es enteramente del comprador.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es el acuse de recibo de la factura electrónica?
Es el mensaje electrónico con el que el comprador confirma al vendedor que recibió la factura y los bienes o servicios adquiridos. Sin él, la factura a crédito no sirve como soporte de costos, deducciones ni impuestos descontables.
¿A cuáles facturas se les hace acuse de recibo?
Solo a las facturas electrónicas a crédito o en las que se otorga un plazo para el pago. Las facturas al contado no requieren acuse.
¿Cuál es el plazo para dar acuse de recibo?
La ley no fija un plazo expreso. De acuerdo con nuestro criterio, debe hacerse antes de que opere la aceptación tácita de la factura, es decir, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción.
¿El acuse de recibo es lo mismo que aceptar la factura?
No. La aceptación puede ser tácita y se produce sola si el comprador guarda silencio. El acuse de recibo debe ser expreso y hacerse factura por factura, y es el que habilita la factura como soporte fiscal.
¿Cuántos acuses hay que hacer por factura?
Dos: el de recibo de la factura electrónica y el de recibo del bien o servicio adquirido. Hacer solo el primero es un error frecuente que deja la factura sin efecto como soporte.
¿A las notas crédito se les hace acuse de recibo?
No. La exigencia del artículo 616-1 del estatuto tributario está referida a la factura electrónica de venta a crédito y al recibido de los bienes o servicios, no a las notas de ajuste.
¿Puedo usar el servicio gratuito de la Dian para dar acuse?
Sí, incluso si factura con un proveedor tecnológico o con un sistema de pago propio. El módulo de documentos recibidos del servicio gratuito permite registrar los eventos.
¿Qué pasa si no doy acuse de recibo?
La factura a crédito no le servirá como soporte, de modo que en una fiscalización la Dian puede rechazar el costo, la deducción o el impuesto descontable, obligándolo a corregir la declaración.
¿Qué es el acuse de recibido de la Dian?
Es otra figura distinta: el comprobante con el que la Dian certifica de forma automática que recibió un escrito presentado electrónicamente, con su número de radicado y la fecha y hora de presentación. No tiene relación con el acuse de recibo de la factura electrónica.
¿Cómo sé que mi escrito quedó bien radicado ante la Dian?
Porque el acuse de recibo lleva la marca de agua «RECIBIDO» cuando la presentación fue exitosa, además del número de radicado y la fecha y hora oficial colombiana de recepción.
¿Cuánto pueden pesar los anexos que radico ante la Dian?
Hasta 10 megabytes por cada archivo, en formato PDF. El recurso o escrito debe adjuntarse como primer anexo, y lo que no se pueda enviar electrónicamente se relaciona para remitirlo en físico.
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Cuento con facturas electrónicas, pero no he podido dar acuse a las facturas recibidas a crédito. Utilizo un sistema de pago para facturar. Quiero saber si es posible utilizar el servicio gratuito que ofrece la DIAN para dar acuse.
Sí, en la forma en que se explica en esta nota.
Es muy útil la información de esta página. Aún no he podido darme cuenta hasta cuándo se les puede hacer acuse a las facturas a 31 de diciembre o si ya no se les puede hacer. Casi nadie habla de esa parte.
La ley no regula ese aspecto, pero se espera que el acuse de recibo se dé antes de que se genere la aceptación tácita de la factura, es decir, 3 días después de su expedición.