Cuando un trabajador se enferma o se accidenta, el médico tratante le prescribe una incapacidad médica, durante la cual el trabajador queda incapacitado para trabajar, tiempo por el cual recibe un auxilio económico.
- Incapacidad médica.
- Incapacidad laboral de origen común.
- Incapacidades médicas de origen laboral.
- Duración de la incapacidad laboral.
- Incapacidad laboral cuando el trabajador no está afiliado a seguridad social.
- ¿Quién paga las incapacidades?
- Prórroga de las incapacidades laborales.
- ¿Quién prescribe la incapacidad médica?
- ¿Cuánto tiempo tiene el trabajador para presentar la incapacidad?
- Incapacidades laborales simultáneas.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cómo se paga una incapacidad por accidente de trabajo?
- ¿Cómo hacer una excusa médica?
- ¿Desde qué día paga la incapacidad la ARL?
- ¿Cuántas veces se puede incapacitar a un trabajador?
- ¿Cuándo me deben pagar la incapacidad laboral?
- ¿Qué enfermedad da 3 días de incapacidad?
- ¿Qué pasa si un empleado no presenta la incapacidad?
Incapacidad médica.
Se define como incapacidad laboral la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como consecuencia de una enfermedad o un accidente.
Cuando el trabajador sufre una afectación a su salud, además del tratamiento médico requiere de reposo físico para su completa recuperación y por ello es que el médico prescribe la incapacidad médica.
La incapacidad laboral puede ser de origen común o de origen laboral, y temporal o permanente, y en Colombia el trabajador recibe un auxilio económico mientras esté incapacitado.
Incapacidad laboral de origen común.
La incapacidad laboral de origen común es aquella que se origina en una enfermedad no profesional, o en un accidente no laboral, es decir, que no ocurrió en ocasión al trabajo que desarrolla el trabajador, como una gripe o una caída de fin de semana mientras el trabajador estaba en casa.
La incapacidad de origen común está a cargo de la EPS, pero solo a partir del tercer día, es decir, que la empresa debe asumir la incapacidad de los dos primeros días.
La incapacidad en todo caso la paga la empresa directamente al trabajador, y luego la empresa repite contra la EPS, o mejor, le descuenta de los aportes que hace a la EPS en los períodos siguientes.
Significa esto que el trabajador no debe preocuparse por cobrar a la EPS la incapacidad, excepto si es trabajador independiente, caso en el cual, al actuar como su propio empleador, entonces debe hacer las gestiones correspondientes.
El auxilio económico que recibe el trabajador en la incapacidad laboral de origen común corresponde al 66.6% del salario base de cotización durante los primeros 90 días, y luego al 50%, siempre que el resultado no sea inferior al salario mínimo.
Incapacidades médicas de origen laboral.
La incapacidad de origen laboral o profesional es aquella que se deriva de una enfermedad ligada con las actividades del trabajador en la empresa, o de un accidente sucedido en la empresa o mientras estaba laborando, como por ejemplo una dolencia del túnel carpiano en una secretaria o una fractura que sufre el trabajador mientras opera una máquina de la empresa.
La incapacidad originada en una enfermedad de origen profesional o por un accidente de trabajo debe ser pagada por la administradora de riesgos laborales [ARL] a la que esté afiliada la empresa.
Para el caso de las incapacidades originadas en una enfermedad profesional o accidente de trabajo, la ARL debe cubrirla desde el primer día de incapacidad, y corresponde al 100% del salario base de cotización según el artículo 3 de la ley 776 del 2002.
Duración de la incapacidad laboral.
La duración de la incapacidad laboral de origen común será la que prescriba el médico según la condición médica o clínica del paciente, por un período máximo de 30 días según dispone el artículo 2.2.3.3.2 del decreto 780 de 2016:
«El médico u odontólogo tratante determinará el periodo de la incapacidad y expedirá el certificado hasta por un máximo de treinta (30) días, los cuales puede prorrogar según su criterio clínico, por periodos de hasta treinta (30) días cada uno.»
La incapacidad se puede prorrogar tantas veces como sea necesario, siempre que cada prórroga no supere los 30 días.
Si la empresa no tiene a su empleado afiliado a una EPS o ARL, en caso de una incapacidad, la empresa deberá pagar la totalidad de la incapacidad, y en caso de que el empleado no pueda rehabilitarse o recuperar su plena capacidad, deberá pensionarlo.
Igualmente, la empresa debe asumir todo el costo de los tratamientos, medicamentos y terapias de recuperación que necesite el trabajador.
La base para el cálculo y pago de la incapacidad no es el sueldo devengado por el trabajador sino el sueldo sobre el cual se cotizó, aunque por lo general deben ser iguales, pero en los casos en que se pacten valores no constitutivos de salario, la base sobre la cual se cotiza a seguridad social es inferior al salario del trabajador.
En otras palabras, la base para calcular la incapacidad es el llamado ingreso base de liquidación, o ingreso base de cotización, que es el ingreso que la empresa reporta en la planilla o PILA, y sobre el que hace las respectivas cotizaciones.
Se recuerda que, en la incapacidad laboral de origen común reconocida por la EPS, esta paga desde el tercer día y paga el 66.66% del IBL, en tanto que la incapacidad de origen profesional es la ARL la que la reconoce, y se paga desde el primer día sobre una base del 100% del IBL.
Resumiendo, tenemos que:
- Incapacidad origen común: Empleador 2 días EPS a partir del 3° día. Monto 66.66% por los primeros 90 días y el 50% luego de los 90 días, respetando el salario mínimo.
- Incapacidad origen laboral: ARL desde el primer día. Monto 100% respetando el salario mínimo.
Si la EPS o la ARL no reconocen una incapacidad por la razón que sea, le corresponde al empleador asumirla, toda vez que la incapacidad no suspende el contrato de trabajo, de manera que el trabajador debe seguir recibiendo la remuneración que le corresponda.
¿Quién paga las incapacidades?
Las incapacidades laborales son de dos tipos, y dependiendo del tipo de incapacidad y de la duración de la misma, el obligado a pagarlas cambia.
Insistimos en que las incapacidades son pagadas primero por el empleador al trabajador, y el empleador luego las cobra a la EPS o a la ARL, así que la EPS o la ARL paga las incapacidades al empleador, excepto si es un trabajador independiente.
En las incapacidades de origen laboral.
Las incapacidades laborales que se originan en un accidente o enfermedad de origen laboral deben ser pagadas por la ARL a la que está afiliado el trabajador.
La ARL paga la incapacidad desde el día siguiente al suceso hasta que el trabajador se recupere o hasta que sea pensionado por invalidez.
Es importante precisar que el día en que sucede un accidente es pagado por el empleador, pues es un día que ya está en curso, por lo que la ARL pagará desde el siguiente día en que sucede el accidente o enfermedad que da origen a la incapacidad.
En las incapacidades de origen común.
Las incapacidades de origen común deben ser pagadas por el empleador, la EPS y el fondo de pensiones según la duración de la incapacidad:
- 0 a 2 días: Empleador.
- 3 a 180 días: La EPS.
- 181 a 540 días: Fondo de pensión.
- 541 días en adelante: la EPS en los siguientes casos:
- Cuando exista concepto favorable de rehabilitación expedido por el médico tratante, en virtud del cual se requiera continuar en tratamiento médico.
- Cuando el paciente no haya tenido recuperación durante el curso de la enfermedad o lesión que originó la incapacidad por enfermedad general de origen común, habiéndose seguido con los protocolos y guías de atención y las recomendaciones del médico tratante.
- Cuando por enfermedades concomitantes se hayan presentado nuevas situaciones que prolonguen el tiempo de recuperación del paciente.
- En los demás casos, luego de 540 días, los paga el fondo de pensión.
Es importante precisar que la incapacidad de los días 180 a 540 los paga el fondo de pensión siempre que la EPS haya remitido al fondo de pensión el concepto de rehabilitación, pues si no lo hace, la EPS debe pagar esas incapacidades.
Prórroga de las incapacidades laborales.
Las incapacidades laborales se pueden prorrogar en la medida en que el médico tratante determina que es necesario para completar la recuperación del trabajador.
Si hay prórroga de la incapacidad, la EPS seguirá pagando normalmente, y el empleador no debe pagar los primeros dos días de la prórroga.
El empleador paga los primeros dos días en la primera incapacidad, o cuando existe una nueva incapacidad, no una prórroga.
Prórroga de incapacidades laborales de origen común.
La incapacidad laboral por enfermedad o accidente de origen común que paga la EPS puede ser prorrogada hasta completar 540 días, a partir de los cuales, si el trabajador no se recupera, se debe tramitar la pensión por invalidez, que tendrá que pagar el fondo de pensiones.
Todo depende del concepto de rehabilitación, pues la incapacidad laboral será reconocida por la EPS mientras dicho concepto sea favorable, y en caso de no serlo, debe iniciarse el proceso de calificación de la pérdida de capacidad laboral a fin de tramitar la pensión por invalidez.
El parágrafo primero del artículo 2.2.3.3.2 del decreto 780 de 2016 señala:
«Se entiende por prórroga de la incapacidad, la que se expide con posterioridad a la inicial, por la misma enfermedad o lesión, o por otra que tenga relación directa con esta, así se trate de código diferente de diagnóstico (CIE), y siempre y cuando entre una y otra no haya una interrupción mayor a treinta (30) días calendario.»
La EPS debe garantizar el reconocimiento de las incapacidades hasta tanto el trabajador se recupere o sea pensionado por invalidez.
Prórroga de las incapacidades de origen laboral o profesional.
La incapacidad laboral de origen profesional se paga inicialmente hasta los primeros 180 días, que se pueden prorrogar por otros 180 días.
Si la incapacidad supera los 360 días, se debe iniciar un proceso para determinar el grado de invalidez o el estado de incapacidad permanente, de acuerdo al artículo 3 de la ley 776 de 2002.
La pensión por invalidez de origen laboral la reconoce y paga la ARL a la que esté afiliado el trabajador.
¿Cuántas veces se puede prorrogar una incapacidad laboral?
La ley no contempla un límite al número de veces que se puede prorrogar una incapacidad médica, quedando a criterio del médico tratante, en razón a que el propósito del sistema de salud es conseguir la recuperación del paciente.
Sin embargo, si la incapacidad supera los 180 días, es probable que se deba hacer la gestión para el reconocimiento de la incapacidad permanente.
¿Quién prescribe la incapacidad médica?
La incapacidad médica puede ser prescrita por cualquier médico que atienda al trabajador, pero la EPS solo reconoce aquellas prescritas por sus médicos, tema desarrollado en el siguiente artículo.
Un trabajador que sufre un accidente o enfermedad grave acude al primer centro médico disponible, sin importar si pertenece o no a la EPS a la que está afiliado, y las incapacidades médicas que le prescriban allí son válidas, pero deben ser transcritas por la EPS para que esta las reconozca.
¿Cuánto tiempo tiene el trabajador para presentar la incapacidad?
La ley no establece un plazo para que el trabajador presente la incapacidad al empleador, así que no existe un límite temporal para ello.
Sin embargo, respecto a la EPS, las incapacidades se deben gestionar tan pronto como ocurre el quebranto de salud, ya que el artículo 2.2.3.3.4 del decreto 780 de 2016 no permite expedir incapacidades retroactivas, sino en los siguientes casos:
- Urgencia o internación del afiliado.
- Trastornos de la memoria, confusión mental, desorientación en persona, tiempo y lugar, y otras alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico.
- Eventos catastróficos y terroristas.
En todo caso, estas excepciones permiten una retroactividad de máximo 30 días calendario, por lo que se debe actuar oportunamente.
Debe tenerse en cuenta que, si el trabajador no se presenta a trabajar y no presenta una justificación, puede incurrir en una causal de despido, y si el trabajador está enfermo, la única forma de justificar la ausencia es presentando la respectiva incapacidad.
Además, si el trabajador no presenta la incapacidad, el empleador puede no pagarle los días en que estuvo ausente del trabajo al no tener una justificación.
Incapacidades laborales simultáneas.
En el evento en que se presenten incapacidades simultáneas, cuando se trate de incapacidades laborales de origen común, se reconoce una sola incapacidad desde el inicio de la primera hasta el final de la más amplia, la de mayor duración, de modo que cubra el tiempo de incapacidad mayor, sin que haya simultaneidad en el pago de las incapacidades, de acuerdo con el artículo 2.2.3.3.7 del decreto 780 de 2016.
Si se prescriben simultáneamente dos incapacidades, una de origen común y otra de origen laboral, el afiliado podrá elegir la incapacidad que más le beneficie en cuanto al reconocimiento económico, que por lo general es la incapacidad de origen laboral, debido a que se paga con el 100% del salario, mientras que la incapacidad de origen común se paga con el 66.67%.
El empleador deberá comunicar al trabajador la incapacidad que elige para que este realice la gestión correspondiente, ya sea ante la ARL o ante la EPS, pero en todo caso, el trabajador deberá tomar efectivamente los días de incapacidad que cubran aquella incapacidad más extendida. Por ejemplo, si le prescriben simultáneamente una incapacidad laboral de origen común por 12 días y una de origen laboral por 10 días, tendrá que tomar los 12 días, aunque elija la prestación económica que le resulte más beneficiosa, aunque no corresponda con aquella de la que efectivamente descanse.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
La incapacidad por accidente de trabajo se paga con el 100% del salario del trabajador y es asumida por la ARL desde el primer día.
Para obtener una excusa médica, léase incapacidad laboral, se debe recurrir al médico o a un servicio de urgencias, porque solo un profesional de la medicina es quien puede prescribir las incapacidades laborales.
La ARL paga la incapacidad laboral desde el primer día, incapacidad que paga el empleador directamente al trabajador, y luego el empleador gestiona ante la ARL el reconocimiento de la incapacidad.
La ley no establece las veces que se puede incapacitar a un trabajador, por lo que dependerá de su condición médica y de la decisión que tome el médico tratante, quien es autónomo para prescribir las incapacidades que considere oportunas según su criterio profesional.
En general, la incapacidad laboral se paga junto con el salario en los períodos o plazos de pago acordados en el contrato de trabajo. Es decir, el empleador no está obligado a pagar la incapacidad cuando el trabajador la inicia.
Ninguna enfermedad otorga específicamente una incapacidad laboral de 3 días, por lo que los días de incapacidad que prescriba un médico dependen de cada caso en particular.
Cuando el trabajador no presenta la incapacidad, no puede justificar la ausencia en el trabajo, dando lugar al proceso disciplinario correspondiente y a que se le descuente el salario del tiempo no laborado.
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Por favor, ¿me pueden indicar la norma legal inicial que estableció el pago de incapacidades al trabajador por parte del empleador y su posterior cobro a la EPS?
Gracias.
No existe una norma que de forma expresa lo diga, pero se concluye del artículo 227 del código sustantivo del trabajo, del artículo 121 del decreto 19 de 2012 y del artículo 28 de la Ley 1438 de 2011 y del artículo 2.2.3.4.1 del decreto 780 de 2016.
Cordial saludo,
Buen día. Quisiera, por favor, que me colaboraran respecto a desde qué día se pagan las incapacidades de origen laboral. Noto que, primero, informan que la ARL debe asumir el pago desde el primer día de la incapacidad; sin embargo, más abajo informan que la ARL paga desde el segundo día, por lo que me parece contradictorio y me surge la duda. Gracias y quedo atento.
Lo que ocurre es que la incapacidad laboral aplica desde el día siguiente. Por ejemplo, si el día martes se accidenta y ese mismo día le prescriben la incapacidad por 5 días, esta inicia el miércoles y la ARL le paga los 5 días.
Si después de haber cumplido más del 50% de la jornada laboral y, debido a una enfermedad común, no puedo continuar con mis funciones, ¿es necesario presentar la incapacidad a la empresa?
Sí, porque es la forma de justificar el porqué no laboró la jornada completa.
La norma no es clara para las empresas privadas, a diferencia de lo que ocurre con el sector público (si es que no ha cambiado). La EPS paga al 66.6%; por ello, las empresas normalmente hacen pagos a este porcentaje. Si la empresa quiere, puede pagar al 100%. Hay que tener en cuenta que si el 66.6% del día de trabajo es inferior al valor de un día del SMLV, entonces se toma el valor de este último para el pago.
El artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo es claro en establecer que la incapacidad por enfermedad no profesional se paga con las 2/3 partes del salario por los primeros 90 días y luego con el 50%.
Se aplica esa proporción con la limitante de que el resultado no puede ser inferior al salario mínimo o su equivalente diario.
Buen día,
Mi pregunta es: en Colombia, los dos primeros días de incapacidad, ¿los paga el empleador y se pagan al 100% o al 66%? ¿La ley cambió? ¿Dice algo respecto al sueldo? Si es mayor al mínimo, ¿la empresa lo debe pagar al 100% o al 66%?
La norma no es clara para las empresas privadas, como sí lo es para el sector público (si es que no ha cambiado). La EPS paga al 66.6%, por ello las empresas suelen pagar normalmente a este porcentaje. Sin embargo, si la empresa quiere, puede pagar al 100%. Hay que tener en cuenta que si el 66.6% del día de trabajo da por debajo del valor de un día de SMLV, entonces se toma el valor de este último para el pago.
Buenos días. Sufrí un accidente laboral al finalizar el año anterior. Soy empleado de carrera y la incapacidad la paga la ARL. Este año no me han pagado el incremento ni el retroactivo del salario aprobado para el año vigente. ¿Es legal? ¿Cuál es la ley que lo faculta?
El salario del trabajador incapacitado debe ser incrementado según lo acordado en el contrato de trabajo o según lo que disponga la ley. Por lo tanto, es irregular que el salario no sea incrementado debido a la incapacidad del trabajador.
Tengo un trabajador que tuvo gripe y presentó una incapacidad debido a que tuvo mucha fiebre. El hospital le otorgó una incapacidad por 7 días. Él tiene un contrato a término indefinido. ¿Cómo manejaría este caso? ¿Esos días que no trabajó, los asumo yo o la ARL?
Al tratarse de una incapacidad de origen común, usted debe asumir 2 días y la EPS reconocerá 5 días.
Buenas tardes. Tengo una consulta: si me dieron dos (2) días de incapacidad, pero trabajé media jornada en uno de los días, ¿cuánto me descuenta la empresa?
En general, el día en que se prescribe la incapacidad no se cuenta ni se descuenta, debido a que la incapacidad inicia a correr el día siguiente. De modo que el empleador debe asumir el día en que se incapacitó, sin poder descontar nada debido a la ausencia justificada.
Buenas noches. Tuve un accidente en servicio en el año 2017, que me causó un aplastamiento de vértebra con un 50% de disminución. Me han vuelto los dolores y el hormigueo. Me realizaron una resonancia y ahora está al 35%. En mi trabajo, el estar sentado y luego parado se me dificulta demasiado. El especialista neurocirujano me puede incapacitar totalmente.
Puede solicitar una valoración para buscar una reubicación laboral a un cargo que se adapte a sus condiciones de salud.
¿Cuál es el porcentaje del salario con el que se pagan las incapacidades por accidente laboral?
Se paga con el 100 % del salario, según el artículo 218 del CST.
Buen día. Cuando se presenta un accidente laboral y, posteriormente, debes acudir a terapias de recuperación por lesión, ¿ese tiempo de las terapias se descuenta al trabajador o lo cubre la empresa o la ARL?
La ARL no cubre ese tiempo y el empleador tampoco puede descontarlo al corresponder a una ausencia justificada.
La EPS solo paga el 66%; el empleador no se queda con el resto.
Es correcto. La EPS reconoce solo el 66.67% del salario cotizado.
Si una paciente tiene una incapacidad emitida por un especialista por 20 días, pero en el día 10 de incapacidad necesita someterse a una cirugía con otro especialista, que requiere una incapacidad de 30 días, mi pregunta es: ¿cuál es el proceso a seguir? Es decir, ¿se suman los 10 días pendientes de la primera incapacidad o rige la incapacidad que inicia con la cirugía y se pierden los 10 días restantes de la incapacidad anterior?
Cuando hay incapacidad pero no laboral por una semana, ¿cuánto debe pagar la empresa al trabajador?
Buenos días:
Falta adicionar que la ARL también le paga al empleador el 12 % que corresponde al aporte de AFP.
Si una paciente tiene una incapacidad por un especialista por 20 días, pero en el día 10 de incapacidad le surge una cirugía con otro especialista, la incapacidad es por 30 días. Mi pregunta es: ¿cuál es el proceso a seguir? Es decir, ¿se corren los 10 días pendientes de la primera incapacidad, o rige la que inicia con la incapacidad de la cirugía y se pierden los 10 días restantes de la anterior?
Cuando una paciente tiene dos incapacidades expedidas por médicos distintos, cada incapacidad debe ser respetada y no se “pierde” ninguna de ellas. En el caso que planteas, la primera incapacidad es de 20 días y a los 10 días se expide otra incapacidad debido a una cirugía.
1. **Primera Incapacidad:** La primera incapacidad es válida por sus 20 días.
2. **Segunda Incapacidad:** La segunda incapacidad también es válida por sus 30 días.
Lo importante aquí es que si la segunda incapidad empieza antes de terminar la primera (día 11), esta última pierde su efecto porque hay un solapamiento entre ambas incapacidades; sin embargo, esto no significa que “se pierdan” esos primeros diez días ya transcurridos, sino que quedan incluidos en los nuevos plazos establecidos.
La recomendación sería notificar al empleador sobre las dos incapacidades para evitar confusiones respecto a cuál debe ser considerada como vigente en caso de coincidencia temporal.
¿El IBC es igual al salario base de cotización?
Hola, Will. Efectivamente, las siglas corresponden a Ingreso Base de Cotización. La base de cotización son los factores salariales y, en algunas ocasiones, “no salariales” según la Ley 1393 de 2010 que devenga un trabajador.
Buenos días. Si un trabajador recibe una incapacidad por 5 días, la entrega a la empresa y luego se cambia de EPS, ¿a quién se le debe cobrar la incapacidad, dado el caso de que cuando la empresa va a radicar el cobro de la incapacidad ya ha sido otorgado el traslado de EPS?
La incapacidad se debe cobrar a la EPS que la haya otorgado, y si el trabajador cambió de EPS antes de que la empresa radicara los documentos para su pago, tendrá que cobrarse a la primera EPS. El traslado entre EPS no afecta el derecho del trabajador al pago de las incapacidades laborales por parte de quien las reconoció.
Buen día. En los casos de COVID-19, se están aislando a las personas con síntomas leves, pero sin otorgarles incapacidad, por disposición del Ministerio de Salud. ¿Quién responde por esos 7 días de aislamiento sin incapacidad?
Debe responder el empleador en razón a que el aislamiento por orden administrativa o médica no suspende el contrato de trabajo.
Recordemos que las incapacidades de origen laboral (profesional) son pagadas por la ARL desde el primer día.
Las incapacidades de origen laboral son aquellas que resultan de accidentes o enfermedades relacionados con el trabajo. La ARL es responsable de su pago desde el primer día, a diferencia de las EPS, que lo hacen a partir del tercer día en incapacidades no laborales.