En este artículo 22 secciones
- Qué es una incapacidad laboral.
- Las dos clases de incapacidad.
- Quién paga según la duración.
- Cuánto se paga.
- Duración y prórroga.
- Quién puede prescribirla.
- Qué se conserva durante la incapacidad.
- Cuando el trabajador no está afiliado.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Quién paga las incapacidades laborales?
- ¿Cuánto se paga por incapacidad?
- ¿Desde qué día paga la EPS?
- ¿Cuántos días puede durar una incapacidad?
- ¿Cuándo una incapacidad es prórroga y no una nueva?
- ¿La incapacidad suspende el contrato de trabajo?
- ¿Puede un trabajador renunciar a su incapacidad?
- ¿Qué pasa si la EPS no reconoce la incapacidad?
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La incapacidad laboral es el reposo que el médico prescribe cuando una enfermedad o un accidente impiden trabajar, y durante ese tiempo el trabajador no recibe salario sino un auxilio económico a cargo del sistema de seguridad social. Quién lo paga y cuánto depende de dos cosas: el origen de la incapacidad y su duración. El artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo fija el monto y el decreto 780 de 2016 el procedimiento. ¿Cómo funciona el sistema completo?
Qué es una incapacidad laboral.
Es la imposibilidad temporal de trabajar por razones de salud, certificada por un médico.
No es un permiso ni un descanso: es una orden médica. El trabajador no puede renunciar a ella ni el empleador permitir que labore durante su vigencia.
Durante la incapacidad el contrato de trabajo no se suspende. Por eso el trabajador conserva sus prestaciones sociales y el empleador sigue obligado a pagarle, solo que lo que paga ya no se llama salario sino auxilio económico.
De acuerdo con nuestro criterio, esa es la idea que ordena todo lo demás: si el contrato sigue vivo, el empleador sigue respondiendo, y lo que discuta con la EPS es asunto suyo.
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Las dos clases de incapacidad.
El origen lo define quién paga y cuánto, de modo que es lo primero que hay que establecer.
De origen común.
Proviene de una enfermedad o un accidente sin relación con el trabajo: una gripa, una caída el fin de semana, una cirugía programada.
La asume la EPS, pero solo a partir del tercer día, y se paga sobre el 66.67 % del ingreso base de cotización durante los primeros noventa días.
De origen laboral.
Proviene de un accidente de trabajo o de una enfermedad laboral: una fractura operando una máquina, un túnel del carpo por la digitación.
La asume la ARL desde el día siguiente al accidente y se paga sobre el 100 % del ingreso base de cotización, conforme al artículo 3 de la ley 776 de 2002.
El día en que ocurre el accidente lo paga el empleador como día laborado, porque la jornada ya estaba en curso.
Cuando concurren las dos.
Puede ocurrir que se prescriban dos incapacidades simultáneas, una común y otra laboral.
El afiliado elige la prestación económica que más le convenga, que casi siempre es la laboral porque se paga al 100 %, pero debe tomar efectivamente los días de la incapacidad más larga.
Si las dos son de origen común, no se suman: se reconoce una sola, desde el inicio de la primera hasta el final de la de mayor duración.
Quién paga según la duración.
En las incapacidades de origen común la responsabilidad va rotando a medida que el tiempo avanza. Este es el cuadro completo.
| Periodo | Asume el costo | Porcentaje |
|---|---|---|
| Días 1 y 2 | Empleador | 66.67 % |
| Día 3 al 90 | EPS | 66.67 % |
| Día 91 al 180 | EPS | 50 % |
| Día 181 al 540 | Fondo de pensiones | 50 % |
| Del 541 en adelante | EPS o fondo, según el caso | Según normativa |
Conviene no confundir quién asume el costo con quién paga. Al trabajador siempre le paga el empleador cuando liquida la nómina, y después la empresa recobra.
Los dos primeros días tienen reglas propias, incluida la del efecto de las prórrogas, que desarrollamos en el artículo sobre el pago de los primeros 2 días de incapacidad.
El tramo posterior a los 180 días tiene su propio procedimiento, que depende del concepto de rehabilitación y que explicamos en el artículo sobre el pago de incapacidades superiores a 180 días.
El régimen general de quién paga y cómo se recobra está en el artículo sobre quién paga las incapacidades laborales al trabajador.
Cuánto se paga.
El porcentaje se aplica sobre el ingreso base de cotización, no sobre lo que el trabajador factura o sobre pagos que no constituyen salario.
Hay un piso que nunca puede desconocerse: el auxilio no puede ser inferior al salario mínimo mensual o a su equivalente diario, según lo estableció la Corte Constitucional en la sentencia C-543 de 2007 al examinar el artículo 227.
Eso significa que quien devenga un salario mínimo recibe el 100 % y no el 66.67 %, porque aplicar el porcentaje lo dejaría por debajo del piso.
El cálculo paso a paso, los casos del salario variable, el salario integral y el trabajo de medio tiempo los desarrollamos en el artículo sobre cómo se pagan las incapacidades laborales.
Duración y prórroga.
El médico determina el tiempo según la condición del paciente, pero no puede certificar más de 30 días de una vez. Señala el artículo 2.2.3.3.2 del decreto 780 de 2016:
«El médico u odontólogo tratante determinará el periodo de la incapacidad y expedirá el certificado hasta por un máximo de treinta (30) días, los cuales puede prorrogar según su criterio clínico, por periodos de hasta treinta (30) días cada uno.»
No hay límite al número de prórrogas. Lo que sí hay es un límite temporal al reconocimiento: superados los 540 días, si el trabajador no se recupera, el camino es la calificación de la pérdida de capacidad laboral y eventualmente la pensión de invalidez.
Cuándo una nueva incapacidad es prórroga.
La distinción importa porque de ella depende quién paga los dos primeros días y cómo se cuentan los noventa. El parágrafo 1 del mismo artículo la define:
«Se entiende por prórroga de la incapacidad, la que se expide con posterioridad a la inicial, por la misma enfermedad o lesión, o por otra que tenga relación directa con esta, así se trate de código diferente de diagnóstico (CIE), y siempre y cuando entre una y otra no haya una interrupción mayor a treinta (30) días calendario.»
Son tres condiciones que deben darse a la vez: que sea posterior, que tenga la misma causa o una relacionada, y que entre una y otra no hayan pasado más de treinta días calendario.
Si es prórroga, el empleador no vuelve a asumir los dos primeros días y los días se acumulan para los umbrales de los 90 y 180. Si no lo es, empieza una incapacidad nueva.
Quién puede prescribirla.
Cualquier médico titulado y registrado puede prescribir una incapacidad, sea general o especialista.
Cosa distinta es que la EPS la reconozca. Si el médico no pertenece a su red, la incapacidad debe validarse o transcribirse, trámite que tiene plazos y consecuencias propias y que explicamos en el artículo sobre si la incapacidad prescrita por médico particular es válida.
La incapacidad retroactiva solo procede en tres supuestos: urgencia o internación, alteraciones de la esfera psíquica que impidieran gestionarla, y eventos catastróficos o terroristas. En todo caso, la retroactividad no puede superar los 30 días calendario.
Qué se conserva durante la incapacidad.
Como el contrato no se suspende, el trabajador conserva más de lo que suele creerse.
| Concepto | ¿Se conserva? | Observación |
|---|---|---|
| Prestaciones sociales | Sí | Sobre el último salario, no sobre la incapacidad |
| Aportes a salud y pensión | Sí | Sobre el valor de la incapacidad |
| Aportes a riesgos laborales | No | No hay riesgo asegurable |
| Aportes parafiscales | No | El auxilio no es salario |
| Auxilio de transporte | No | No hay desplazamiento |
| Descuentos de libranza | No | No se descuentan del auxilio |
Cada uno de esos puntos tiene su desarrollo propio: las prestaciones sociales en el artículo sobre prestaciones sociales en periodos de incapacidad, y los aportes en el de cotización a seguridad social en periodos de incapacidad.
Cuando el trabajador no está afiliado.
Si el empleador no afilió al trabajador, la incapacidad se paga igual, pero nadie se la reembolsa.
La obligación nace del contrato de trabajo y del artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo. El aseguramiento traslada el costo a la EPS o a la ARL, y sin aseguramiento el costo se queda donde estaba.
A eso se suma que el empleador debe asumir los tratamientos, los medicamentos y las terapias, y que si el trabajador queda con una pérdida de capacidad laboral, responde también por la prestación que el sistema habría reconocido.
De acuerdo con nuestro criterio, es el riesgo más subestimado de no afiliar: el ahorro en cotizaciones se pierde con un solo accidente.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Quién paga las incapacidades laborales?
Al trabajador siempre le paga el empleador cuando liquida la nómina. Quien asume el costo es la EPS desde el tercer día si el origen es común, o la ARL desde el primero si es laboral.
¿Cuánto se paga por incapacidad?
El 66.67 % del ingreso cotizado en las de origen común durante los primeros noventa días, y el 50 % en adelante. Las de origen laboral se pagan al 100 %. En ningún caso el resultado puede ser inferior al salario mínimo.
¿Desde qué día paga la EPS?
Desde el tercero. Los dos primeros los asume el empleador, y en el trabajador independiente se pierden porque no hay quien los cubra.
¿Cuántos días puede durar una incapacidad?
El médico puede certificar hasta 30 días de una vez y prorrogarla por periodos iguales, sin límite de veces. Superados los 540 días procede la calificación de la pérdida de capacidad laboral.
¿Cuándo una incapacidad es prórroga y no una nueva?
Cuando es posterior a la inicial, obedece a la misma enfermedad o a una relacionada, y entre una y otra no pasaron más de 30 días calendario. Si es prórroga, el empleador no vuelve a asumir los dos primeros días.
¿La incapacidad suspende el contrato de trabajo?
No. Por eso el trabajador conserva sus prestaciones sociales y el empleador sigue obligado a pagarle, aunque lo que pague sea un auxilio y no un salario.
¿Puede un trabajador renunciar a su incapacidad?
No. Es un derecho irrenunciable y una orden médica. El empleador que permite trabajar a alguien incapacitado responde por lo que pueda ocurrirle.
¿Qué pasa si la EPS no reconoce la incapacidad?
El empleador debe pagarla igual y asume el costo. El riesgo del recobro es suyo, no del trabajador.
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Buenos días.
Tengo una consulta. Si tuve un accidente de trabajo mientras estaba afiliado a una ARL con una empresa y posteriormente ingresé a otra empresa que está afiliada a una ARL diferente, pero aún continúo en controles médicos por ese mismo accidente, ¿la ARL con la que ocurrió el accidente es la que debe seguir brindándome la atención y los controles médicos?
Quedo atenta a su respuesta. Muchas gracias.
La ARL que responde es la que aseguró el riesgo que se materializó, es decir, a la que estaba afiliado cuando ocurrió el accidente.
Tengo una trabajadora embarazada; ella es trabajadora a tiempo parcial por contrato de obra o labor. Por decreto 1072 no es requisito pagarle EPS, ella se encuentra en el régimen subsidiado. ¿Quién le paga la licencia de maternidad?
La licencia de maternidad debe pagarla el empleador, porque esta no suspende el contrato de trabajo, así que la obligación permanece en cabeza del empleador. Es uno de los aspectos que no se consideran cuando se contrata a un trabajador por días sin afiliación a una EPS.
Tengo una inquietud, para funcionarios públicos activos que están incapacitados por enfermedad de origen laboral. La ley indica:
“El pago de incapacidades por enfermedad de origen laboral (enfermedad profesional) se encuentra regulado por el Artículo 3 de la Ley 776 de 2002.Esta normativa indica que el auxilio monetario será igual al 100% del Ingreso Base de Cotización (IBC), y su reconocimiento y pago desde el primer día de incapacidad corresponde a la respectiva Aseguradora de Riesgos Laborales (ARL)”.
Pero, me han venido pagando con el ICB del año 2023, y no han incrementado año a año los valores correspondientes para el sueldo y la bonificación judicial, entonces al año 2026, siguen con los pagos pero con el IBC del año 2023 pagando las incapacidades. Al reclamar por escrito, indican que cumplen la normatividad legal vigente y con evasivas, está pasando el tiempo y estoy preocupada, sin mejoría medica y desmejorada en mi mínimo vital. Que debo hacer? debo demandar a la ARL para que pague con incrementos anualmente? están pagando bien o no? Muchas Gracias
La ARL paga la incapacidad con base al salario cotizado por el empleador, así que el reclamo tendría que pasarlo al empleador que seguramente está cotizando sobre el mismo ingreso del 2023.
Recientemente tuve una bronquitis por la cual me incapacitaron tres días. Yo presenté la incapacidad a la empresa el mismo día y luego me indicaron que para incapacidades mayores a dos días era necesario presentar también la epicrisis. Investigando en internet, encontré que esta epicrisis hace parte de la historia clínica y cuando llamé a la EPS me indicaron que ellos no requerían de epicrisis para tramitar la incapacidad. Al negarme a presentar esta epicrisis a la empresa, me indicaron que entonces no procederían a pagarme estos tres días. ¿Eso es legal? ¿Debería esperar a recibir mi comprobante de nómina para adelantar algún proceso ante el MinTrabajo?
No es legal que la empresa le exija la epicrisis para reconocerle las incapacidades laborales. Ninguna ley ni decreto establece ese requisito y, además, la epicrisis es una parte de la historia clínica que goza de privacidad y a ella no puede acceder personal que no está autorizado.
Cordial saludo.
Pero esto no sucede en la práctica. Quisiera por favor información entonces si es legal, ejemplo, en el caso de las incapacidades que le corresponde pagar a la ARL, que ellos solicitan la historia clínica o epicrisis para poder pagar y en muchos casos empiezan a objetar el pago de las incapacidades “por supuesta pertinencia médica, por no evidenciar razones que sustenten la expedición, por no observar afectaciones funcionales para seguir incapacitado”, cuando un médico tratante es la persona quien está facultada para determinar en el momento de la valoración la incapacidad y su autonomía médica, según artículo 17 de la Ley 1751 de 2015. Que se debe hacer en estos casos con una Arl. Muchas gracias
Nuestro criterio es el mismo: no existe en el reglamento requisitos relacionados con la obligación de presentar historia clínica y epicrisis para reconocer y pagar una incapacidad, y considerando que estas gozan de protección especial debido al derecho a la privacidad, no puede ser legal solicitarlo.
Si la ARL necesita hacer una valoración adicional, se entiende que es un personal o comité médico el que la hace, y en tal caso sí podría ser exigible la historia clínica, que es algo distinto.
¡Cuál es el sustento normativo para trasladar la obligación a las entidades administradoras de pensiones después de los 181 días de incapacidad?
Artículo 41 de la Ley 100 de 1993.
Una gran duda,
Si tengo un empleado que tuvo una incapacidad general, y se incapacitou a partir del 01 de febrero, pero justo en febrero tuvo aumento de salario. Es decir, el salario de enero es 2.500.000 y febrero 3.000.000.
La incapacidad la debo pagar sobre el salario que esté devengando al momento de iniciar la incapacidad, es decir, con el salario de febrero? La EPS sí lo haría con base del IBC del mes anterior?
Si para el 01 de febrero ya estaba vigente el nuevo salario, la incapacidad se debe pagar con ese nuevo salario, ya que se paga con el salario que el trabajador hubiera tenido de haber seguido laborando.
Buenas tardes, por favor, necesito sustento normativo del pago a cargo del empleador cuando la incapacidad no es transcrita por la EPS, y sustento normativo de la validez de la incapacidad expedida por médico adscrito a medicina prepagada. Gracias.
Consultar el artículo 2.2.3.3.1 del decreto 780 de 2016.
En cuanto al pago de la incapacidad laboral por parte del empleador, es así por el simple hecho de que la incapacidad no suspende el contrato de trabajo. En ese sentido, las obligaciones del empleador siguen vigentes, y por eso mismo, el artículo 121 del decreto 019 de 2012 impone al empleador la carga de gestionar y tramitar el reconocimiento de las incapacidades laborales ante la EPS y demás entidades.
Estoy incapacitado por enfermedad general más de 180 días. Siempre me han pagado el mínimo y ahora me pagan la mitad. ¿Eso está bien?
No está bien porque el valor de la incapacidad no puede ser inferior al salario mínimo. Si usted devengara 2 salarios mínimos, sí le podrían pagar la mitad, que es un salario mínimo.
Estoy incapacitado por enfermedad general que vence un sábado y necesito más incapacidad. ¿A dónde me dirijo si vivo en un pueblo y mi EPS no atiende los domingos?
Mi pregunta es: ¿puedo renovar la incapacidad el mismo día que se termina? ¿O qué hago?
Gracias.
Necesariamente, debe recurrir al médico de la EPS para que le prorrogue la incapacidad. No existe otro modo.
Disculpa, no respondiste la pregunta. La pregunta es: ¿si se puede renovar la incapacidad el mismo día que se vence? Gracias.
Por favor, ¿me pueden indicar la norma legal inicial que estableció el pago de incapacidades al trabajador por parte del empleador y su posterior cobro a la EPS?
Gracias.
No existe una norma que de forma expresa lo diga, pero se concluye del artículo 227 del código sustantivo del trabajo, del artículo 121 del decreto 19 de 2012 y del artículo 28 de la Ley 1438 de 2011 y del artículo 2.2.3.4.1 del decreto 780 de 2016.
Cordial saludo,
Buen día. Quisiera, por favor, que me colaboraran respecto a desde qué día se pagan las incapacidades de origen laboral. Noto que, primero, informan que la ARL debe asumir el pago desde el primer día de la incapacidad; sin embargo, más abajo informan que la ARL paga desde el segundo día, por lo que me parece contradictorio y me surge la duda. Gracias y quedo atento.
Lo que ocurre es que la incapacidad laboral aplica desde el día siguiente. Por ejemplo, si el día martes se accidenta y ese mismo día le prescriben la incapacidad por 5 días, esta inicia el miércoles y la ARL le paga los 5 días.
Si después de haber cumplido más del 50% de la jornada laboral y, debido a una enfermedad común, no puedo continuar con mis funciones, ¿es necesario presentar la incapacidad a la empresa?
Sí, porque es la forma de justificar el porqué no laboró la jornada completa.
La norma no es clara para las empresas privadas, a diferencia de lo que ocurre con el sector público (si es que no ha cambiado). La EPS paga al 66.6%; por ello, las empresas normalmente hacen pagos a este porcentaje. Si la empresa quiere, puede pagar al 100%. Hay que tener en cuenta que si el 66.6% del día de trabajo es inferior al valor de un día del SMLV, entonces se toma el valor de este último para el pago.
El artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo es claro en establecer que la incapacidad por enfermedad no profesional se paga con las 2/3 partes del salario por los primeros 90 días y luego con el 50%.
Se aplica esa proporción con la limitante de que el resultado no puede ser inferior al salario mínimo o su equivalente diario.
Buen día,
Mi pregunta es: en Colombia, los dos primeros días de incapacidad, ¿los paga el empleador y se pagan al 100% o al 66%? ¿La ley cambió? ¿Dice algo respecto al sueldo? Si es mayor al mínimo, ¿la empresa lo debe pagar al 100% o al 66%?
La norma no es clara para las empresas privadas, como sí lo es para el sector público (si es que no ha cambiado). La EPS paga al 66.6%, por ello las empresas suelen pagar normalmente a este porcentaje. Sin embargo, si la empresa quiere, puede pagar al 100%. Hay que tener en cuenta que si el 66.6% del día de trabajo da por debajo del valor de un día de SMLV, entonces se toma el valor de este último para el pago.
Buenos días. Sufrí un accidente laboral al finalizar el año anterior. Soy empleado de carrera y la incapacidad la paga la ARL. Este año no me han pagado el incremento ni el retroactivo del salario aprobado para el año vigente. ¿Es legal? ¿Cuál es la ley que lo faculta?
El salario del trabajador incapacitado debe ser incrementado según lo acordado en el contrato de trabajo o según lo que disponga la ley. Por lo tanto, es irregular que el salario no sea incrementado debido a la incapacidad del trabajador.
Tengo un trabajador que tuvo gripe y presentó una incapacidad debido a que tuvo mucha fiebre. El hospital le otorgó una incapacidad por 7 días. Él tiene un contrato a término indefinido. ¿Cómo manejaría este caso? ¿Esos días que no trabajó, los asumo yo o la ARL?
Al tratarse de una incapacidad de origen común, usted debe asumir 2 días y la EPS reconocerá 5 días.
Buenas tardes. Tengo una consulta: si me dieron dos (2) días de incapacidad, pero trabajé media jornada en uno de los días, ¿cuánto me descuenta la empresa?
En general, el día en que se prescribe la incapacidad no se cuenta ni se descuenta, debido a que la incapacidad inicia a correr el día siguiente. De modo que el empleador debe asumir el día en que se incapacitó, sin poder descontar nada debido a la ausencia justificada.
¿Cuál sería el sustento jurídico para esto? Tengo el mismo caso y la empresa se niega a pagar las horas laboradas al 100%.
Tengo la misma duda, me incapacitaron por tres días, del 08/09/2026 al 10/09/2026, pero yo laboré toda mi jornada del 08/09/2026 y asistí a mi cita ese día después de mi horario laboral. La empresa debe pagarme mi día laborado al 100%, ¿cierto?
Si no faltó al trabajo, se le debe pagar el día completo, ya que no hay motivo para hacer descuento alguno con independencia de la incapacidad.
¿Cuál es el porcentaje del salario con el que se pagan las incapacidades por accidente laboral?
Se paga con el 100 % del salario, según el artículo 218 del CST.
La EPS solo paga el 66%; el empleador no se queda con el resto.
Es correcto. La EPS reconoce solo el 66.67% del salario cotizado.
Si una paciente tiene una incapacidad emitida por un especialista por 20 días, pero en el día 10 de incapacidad necesita someterse a una cirugía con otro especialista, que requiere una incapacidad de 30 días, mi pregunta es: ¿cuál es el proceso a seguir? Es decir, ¿se suman los 10 días pendientes de la primera incapacidad o rige la incapacidad que inicia con la cirugía y se pierden los 10 días restantes de la incapacidad anterior?
Cuando hay incapacidad pero no laboral por una semana, ¿cuánto debe pagar la empresa al trabajador?
Buenos días:
Falta adicionar que la ARL también le paga al empleador el 12 % que corresponde al aporte de AFP.
¿El IBC es igual al salario base de cotización?
Hola, Will. Efectivamente, las siglas corresponden a Ingreso Base de Cotización. La base de cotización son los factores salariales y, en algunas ocasiones, “no salariales” según la Ley 1393 de 2010 que devenga un trabajador.