Gastos preoperativos

Los gastos preoperativos son las erogaciones en que incurre una empresa en la etapa previa al inicio de sus operaciones, y su tratamiento contable depende del marco aplicado: bajo las NIIF se reconocen como gasto del periodo, según lo ordena el párrafo 69 de la NIC 38, mientras que bajo las normas anteriores (COLGAAP) podían tratarse como un activo diferido. ¿Qué es exactamente un gasto preoperativo, cómo se contabiliza y cómo se deduce fiscalmente?

Qué es un gasto preoperativo.

El concepto se utiliza cuando se crea una empresa: son los gastos de la etapa de montaje y puesta en marcha, antes de que el negocio empiece a generar ingresos.

No todo lo que se compra al montar la empresa es gasto preoperativo, aunque la compra se haga en esa etapa: son preoperativas las erogaciones que no constituyen activos ni inversión, de las que no se puede esperar un beneficio futuro identificable, como los gastos de constitución, los registros o la publicidad de lanzamiento.

Diferenciar la inversión del gasto.

En el montaje de cualquier negocio hay dos conceptos claramente distintos, y toda compra de la etapa previa debe clasificarse en uno de los dos:

• Inversión: la compra de elementos que se consideran activos de la empresa, como maquinaria, equipos de oficina, edificaciones, terrenos, vehículos o inventarios.
• Gasto: la compra de elementos que se consumen y de los que no se espera una utilidad futura identificable, y es allí donde se ubican los gastos preoperativos.

La distinción importa porque la inversión no afecta los resultados al comprarse, mientras que el gasto sí, según el marco contable que se aplique, como veremos enseguida.

Gastos preoperativos según las NIIF.

Bajo las NIIF, la regla general es que los gastos preoperativos se reconocen como gasto del periodo en que se incurren, y solo excepcionalmente se capitalizan, cuando con ellos se construye un activo identificable, tangible o intangible.

La norma es expresa. Señala el párrafo 69 de la NIC 38, al tratar los desembolsos que se reconocen como gastos:

«Los gastos de establecimiento (esto es, costos de puesta en marcha de operaciones), salvo que las partidas correspondientes formen parte del costo de un elemento de propiedades, planta y equipo, siguiendo lo establecido en la NIC 16. Los gastos de establecimiento pueden consistir en costos de inicio de actividades, tales como costos legales y administrativos soportados en la creación de una entidad con personalidad jurídica, desembolsos necesarios para abrir una nueva instalación o negocio (esto es, costos de apertura) o desembolsos por el comienzo de una operación, o el lanzamiento de nuevos productos o procesos (esto es, costos previos a la operación).»

En la NIIF para pymes la conclusión es la misma: la sección 18 no permite reconocer como activo las partidas generadas internamente que no cumplan los criterios de un intangible, de modo que los costos de puesta en marcha van al resultado.

La excepción opera cuando el desembolso forma parte del costo de un activo: los costos de instalación y montaje de una máquina, por ejemplo, no son gasto preoperativo sino mayor valor de la máquina, conforme a la NIC 16.

¿Los gastos preoperativos son activo o pasivo?

Es una de las dudas más buscadas por nuestros lectores, y la respuesta es que los gastos preoperativos no son un pasivo en ningún caso: por regla general son un gasto, y solo excepcionalmente un activo, cuando se incorporan al costo de uno.

Cosa distinta es que el gasto no se haya pagado y se quede debiendo al proveedor: esa deuda sí es un pasivo, pero es la contrapartida del gasto, no el gasto preoperativo en sí.

Gastos preoperativos en COLGAAP.

En las normas anteriores a las NIIF, el tratamiento era distinto: los gastos preoperativos podían ser un gasto o un activo diferido contabilizado en la cuenta 1710, según su consumo.

Si el desembolso se consumía de inmediato, como el registro mercantil o los gastos de escrituración, era un gasto. Si quedaba a disposición de la empresa para consumirse en un lapso determinado, como un año de arrendamiento pagado por anticipado, se contabilizaba como diferido y se iba amortizando según el consumo, como explicamos en el artículo sobre la amortización de activos diferidos.

Deducción fiscal de los gastos preoperativos.

En el impuesto a la renta, los gastos preoperativos conservan un régimen propio: el artículo 74-1 del Estatuto Tributario los trata como inversiones (desembolsos de establecimiento) y los artículos 142 y 143 permiten deducirlos mediante amortización en línea recta, en iguales proporciones, desde que se generen rentas, sin que la alícuota anual pueda exceder el 20% del costo fiscal.

Por lo anterior, el gasto contable y la deducción fiscal se separan: contablemente el preoperativo afecta el resultado de inmediato, mientras que fiscalmente se amortiza en mínimo cinco años desde la generación de rentas, diferencia que debe manejarse en la conciliación fiscal.

Ejemplos de gastos preoperativos.

Entre los ejemplos de gastos preoperativos podemos señalar los siguientes:

1. Costos legales y de constitución: honorarios de abogados, redacción de documentos, registro de la empresa y licencias comerciales.
2. Gastos de registros y permisos necesarios para operar legalmente.
3. Investigación de mercado y análisis de la competencia.
4. Honorarios de consultores y asesores externos en estrategia, contabilidad o tecnología.
5. Diseño y desarrollo de productos o servicios en la etapa previa.
6. Publicidad y marketing de lanzamiento.
7. Arrendamientos pagados antes de iniciar operaciones.
8. Capacitación del personal previa a la apertura.
9. Remodelación y acondicionamiento de espacios, cuando no forman parte del costo de un activo.
10. Intereses de los créditos que financian la etapa de preparación.

Estos gastos no son gastos operativos regulares: no están relacionados con la producción o venta, sino con la creación y puesta en marcha de la empresa, y de ahí su nombre.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.