Documento de fecha cierta: qué es y cómo probar pasivos

Un documento tiene fecha cierta cuando hay certeza de que existía en una fecha determinada, y no fue elaborado después para crear una prueba. Para los documentos privados, esa fecha no es la que aparece escrita, sino la de un hecho que la hace indiscutible, como su presentación ante un notario, según el artículo 767 del Estatuto Tributario. Es un requisito clave para probar pasivos ante la Dian. ¿Cómo se obtiene y qué documentos la tienen?

Qué es la fecha cierta.

Cualquiera puede escribir un pagaré o un contrato hoy y ponerle una fecha de hace dos años. Por eso, para efectos de prueba, la fecha escrita en un documento privado no basta: se necesita un hecho externo que garantice que el documento ya existía en esa fecha.

El artículo 253 del Código General del Proceso lo define así:

«La fecha cierta del documento público es la que aparece en su texto. La del documento privado se cuenta respecto de terceros desde que haya ocurrido un hecho que le permita al juez tener certeza de su existencia, como su inscripción en un registro público, su aportación a un proceso o el fallecimiento de alguno de los que lo han firmado.»

Así, los documentos públicos, como una escritura pública, tienen fecha cierta desde la fecha que aparece en ellos. Los privados, como un pagaré, una letra de cambio o un contrato, solo desde que ocurre uno de esos hechos.

La fecha cierta en materia tributaria.

El artículo 767 del Estatuto Tributario fija la regla para los procesos ante la Dian:

«Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.»

En la práctica, la forma más común de dar fecha cierta a un documento privado es el reconocimiento de firmas o la autenticación ante notario. Desde la fecha de esa diligencia el documento tiene fecha cierta.

Supongamos un pagaré fechado el 15 de mayo de 2025 y autenticado ante notario el 30 de mayo de 2025. Para la Dian, su fecha cierta es el 30 de mayo. Si el pagaré no se autentica, no tiene fecha cierta, aunque diga 15 de mayo.

Para qué se necesita: la prueba de los pasivos.

El uso más frecuente está en los pasivos de las personas que no llevan contabilidad. El artículo 770 del Estatuto Tributario dispone:

«Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, sólo podrán solicitar pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.»

Es decir, una persona natural que declara una deuda con un particular debe tener el documento de esa deuda con fecha cierta anterior al 31 de diciembre del año que declara. Si no lo tiene, la Dian puede rechazar el pasivo, lo que aumenta su patrimonio líquido.

A falta de documento de fecha cierta, queda la prueba supletoria del artículo 771: demostrar que el acreedor declaró la deuda.

Los extractos y certificados bancarios.

Las deudas con bancos no necesitan autenticación. El artículo 769 del Estatuto Tributario da valor de copia auténtica a los certificados expedidos por entidades sometidas a la vigilancia del Estado, cuando versan sobre hechos registrados en sus libros o archivos.

Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera cumplen esa condición. Por eso el extracto de una tarjeta de crédito o el certificado de saldo de un crédito expedido por el banco son prueba suficiente del pasivo con esa entidad, y además el banco reporta esa información a la Dian.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.