La contabilidad como prueba

La contabilidad llevada en debida forma, según los mandamientos del código de comercio, de las normas contables  y algunas normas tributarias, constituye prueba válida ante terceros como es el caso de la administración de impuestos.

El código de comercio, en su artículo 68 contempla lo siguiente respecto la contabilidad como medio de prueba:

Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.

En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles solo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.

A su vez, el artículo 71 del Código de procedimiento civil, establece que:

Libro de comercio. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59 del Código de Comercio, los libros de comercio hacen fe en los procesos entre comerciantes, siempre que estén llevados en legal forma. En los demás casos, solamente harán fe contra el comerciante que los lleva.

Si en los procesos entre comerciantes los libros de una de las partes no están llevados en legal forma, se estará a los de la contraparte, siempre que cumplan los requisitos legales, salvo prueba en contrario. En los demás casos, si los libros de ambas partes estuvieren en desacuerdo, el juez decidirá según el mérito que suministren las otras pruebas.

Al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros.

Cuando existan diferencias entre dos personas que llevan contabilidad, esta puede constituir prueba para una u otra, atendiendo las reglas contempladas por el artículo 70 del código de comercio:

En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:
1) Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos;
2) Si lo libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión;
3) Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros;
4) Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y
5) Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario.

Indivisibilidad de la contabilidad

El valor probatorio de la contabilidad es indivisible, es decir, que quien se acoja al valor de la contabilidad, debe aceptar tanto lo que está a su favor como lo que está en su contra. No es posible aceptar como prueba una parte de la contabilidad, y la otra parte que no el conviene no aceptarla. Este principio de indivisibilidad de la contabilidad está contemplado por el artículo 72 del código de comercio:

La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude.

La contabilidad como prueba en procesos tributarios

El artículo 772 del Estatuto tributario, establece que la contabilidad constituye prueba a favor del contribuyente, siempre que ésta sea llevada en debida forma.

A su vez, el artículo 773 del Estatuto tributario establece que la contabilidad, para efectos fiscales, se considera llevada en debida forma, siempre que cumpla con los siguientes requisitos:

Forma y requisitos para llevar la contabilidad. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al Título IV del Libro I, del Código de Comercio y:
1. Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente siempre que se especifiquen de modo preciso los comprobantes externos que respalden los valores anotados.
2. Cumplir los requisitos señalados por el Gobierno mediante reglamentos en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las características del negocio, haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o más libros, la situación económica y financiera de la empresa.

Por otro lado, para que la contabilidad constituya plena prueba a favor del contribuyente, debe cumplir con los requisitos establecidos por el artículo 774 del Estatuto tributario:

Requisitos para que la contabilidad constituya prueba. Tanto para los obligados legalmente a llevar libros de contabilidad como para quienes no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, éstos serán prueba suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos:
1. Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos Nacionales, según el caso;
2. Estar respaldados por comprobantes internos y externos;
3. Reflejar completamente la situación de la entidad o persona natural;
4. No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos que no estén prohibidos por la ley;
5. No encontrarse en las circunstancias del artículo 74 del Código de Comercio. (No llevar Doble contabilidad) {El texto entre paréntesis es nuestro}

Prevalencia de los libros de contabilidad sobre las declaraciones tributarias

Según lo establecido por el artículo 775 del Estatuto tributario, los libros de contabilidad prevalecen sobre las declaraciones tributarias. Esto quiere decir, que si los valores consignados en la declaración de renta difieren de los valores de los libros de contabilidad, prevalecen estos últimos.

Vale anotar que la norma sólo se refiere a la declaración de renta y patrimonio, mas no a las declaraciones del Impuesto a las ventas ni a la declaración de Retención en la fuente.

Prevalencia de los comprobantes de contabilidad sobre los asientos contables

El artículo 776 del Estatuto tributario contempla que si los valores registrados en la contabilidad difieren de los valores consignados en los comprobantes externos, referentes a costos, deducciones, exenciones y pasivos, prevalecerá el valor de los comprobantes.

Esto debido a que en la contabilidad se deben registrar los hechos económicos, y estos hechos económicos deben estar debidamente soportados por comprobantes externos e internos.

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