Cómo se prueban los pasivos que se declaran en renta

Los pasivos disminuyen el patrimonio líquido, y por eso son uno de los renglones que la DIAN revisa con más atención. Quien no lleva contabilidad solo puede declarar los pasivos respaldados en documentos de fecha cierta, según el artículo 770 del Estatuto Tributario, y quien la lleva debe soportar cada registro con documentos externos. Un pasivo que no se prueba se tiene por inexistente, con una sanción del 200%. ¿Cómo se prueba cada uno?

Por qué la DIAN revisa los pasivos.

Declarar pasivos inexistentes es una forma directa de mostrar un patrimonio menor, y con él un menor impuesto al patrimonio y una menor diferencia en la renta por comparación patrimonial. Por eso existe una sanción específica para los pasivos inexistentes y por eso la carga de probarlos es del contribuyente.

La forma de probarlos depende de si el contribuyente está obligado a llevar contabilidad.

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Pasivos de quienes no llevan contabilidad.

El artículo 770 del Estatuto Tributario exige documentos de fecha cierta:

«Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, sólo podrán solicitar pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.»

Un documento privado adquiere fecha cierta cuando ha sido registrado o presentado ante notario, juez o autoridad administrativa, y así debe constar expresamente, conforme al artículo 767 del Estatuto Tributario. No basta con que el documento tenga una fecha escrita.

Cuando no existe ese documento, el artículo 771 del Estatuto Tributario admite pruebas supletorias. La más usada es el extracto o estado de cuenta de la entidad financiera en el que conste el saldo de la deuda a 31 de diciembre, que sirve para los créditos bancarios, que son la mayoría de los pasivos de una persona natural.

De acuerdo con nuestro criterio, el préstamo entre particulares es el punto crítico: si no se documenta ante notario en su momento, difícilmente podrá declararse después, porque la fecha cierta no se puede construir hacia atrás.

Pasivos de quienes llevan contabilidad.

Aquí la prueba es la contabilidad, pero no basta con que el pasivo esté registrado: cada registro debe tener su soporte. Lo recordó la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 27107 del 3 de abril de 2025:

«Sobre este tema, la Sala ha señalado que, para la demostración de pasivos, el legislador «exige la prueba documental, de tal suerte que, si no existe o es incompleta, no puede ser apreciada y, por tanto, la deuda se tendrá como no demostrada». Al respecto, la Sección ha indicado que no basta con la contabilidad para soportar los pasivos, sino que deben aportarse los documentos externos que justifican la contabilización, pues éstos constituyen el soporte básico de las transacciones efectuadas con terceros.»

Los soportes deben acreditar dos cosas, y esa es la parte que suele fallar:

• Que la obligación existió, con el contrato, la factura, el pagaré o el desembolso que le dio origen.
• Que seguía existiendo el último día del periodo gravable, lo que exige un estado de cuenta o certificación a esa fecha.

Un pasivo real que ya se había pagado antes del cierre no se puede declarar, aunque su documento de origen sea impecable.

En ese mismo sentido se ha pronunciado la Dian como en el concepto 22613 del 9d e septiembre de 2019.

Qué pasa cuando la DIAN rechaza un pasivo.

El pasivo rechazado se tiene por inexistente, lo que tiene dos efectos simultáneos. El primero es la sanción del 200% del mayor valor del impuesto a cargo, según el numeral 1 del artículo 648 del Estatuto Tributario. El segundo es que el valor del pasivo se suma como renta líquida gravable.

Supongamos un contribuyente que declara activos por $1.000 y pasivos por $300, con un patrimonio líquido de $700. Si la DIAN rechaza $200 de esos pasivos, el patrimonio líquido pasa a $900, y ese mayor patrimonio revela ingresos que no se declararon, de modo que los $200 se adicionan a la renta.

Y el mismo resultado se produce cuando el pasivo era real pero no pudo acreditarse. Por eso la revisión de los soportes debe hacerse antes de declarar, no cuando llega el requerimiento.

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