La firma autógrafa es la que una persona plasma en un documento con su propio puño y letra, de manera que, cuando una ley, decreto o reglamento la exige de forma expresa, se entiende que debe firmar la persona directamente, sin que sirva un sello ni un medio mecánico. Así se desprende de los artículos 826 y 827 del Código de Comercio, que regulan la firma en los documentos y limitan el uso de la firma mecánica. ¿Qué significa entonces que un documento requiera firma autógrafa y en qué casos no basta un sello? Veamos.
Qué es una firma autógrafa.
La firma autógrafa es aquella que una persona, por sí misma y valiéndose de su puño y letra, plasma o estampa en un documento o papel. Su rasgo esencial es que proviene de la mano de quien firma.
La palabra «firma» alude al nombre, apellido o título que alguien escribe personalmente en un documento para darle autenticidad o para manifestar que aprueba su contenido, y el término «autógrafo» es, según la Real Academia Española, aquello «escrito de mano de su mismo autor». De la unión de ambos conceptos surge la firma autógrafa: la que hace el propio autor de su puño y letra.
Por eso, siempre que una norma se refiera expresamente a la «firma autógrafa», implica que es la persona quien debe firmar directamente. Una firma puesta con una herramienta mecánica, como un sello o un computador, no cumpliría esa exigencia, porque la ley fue específica respecto al tipo y modo de la firma.
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La firma autógrafa en la ley colombiana.
El artículo 826 del Código de Comercio establece que, cuando la ley exige que un acto o contrato conste por escrito, basta el documento privado con las firmas autógrafas de quienes lo suscriben, y precisa qué se entiende por firma:
«Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores. Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal.»
De la norma se desprende que la firma no exige escribir el nombre completo: puede consistir en parte del nombre o incluso en un signo o símbolo, siempre que sirva como medio de identificación personal de quien firma. Lo determinante no es la forma de la rúbrica, sino que provenga de la mano del suscriptor.
El mismo artículo prevé la firma a ruego: si la persona no puede o no sabe firmar, lo hará otra a su ruego, con la fe de dos testigos, y se imprimen en el documento las huellas digitales del otorgante. Es la forma en que la ley suple la imposibilidad de firmar de puño y letra.
Cuándo la ley exige que la firma sea autógrafa.
Por regla general, cuando la ley exige la firma autógrafa lo hace para garantizar la autenticidad del documento y la identidad de quien se obliga. En esos casos no basta un medio mecánico, salvo que la propia ley o la costumbre lo admitan.
Así lo dispone el artículo 827 del Código de Comercio:
«La firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente sino en los negocios en que la ley o la costumbre lo admitan.»
En consecuencia, un sello, un facsímil o una firma impresa solo valen cuando una norma o la costumbre mercantil los aceptan para ese negocio en particular. Si la ley pide firma autógrafa y no admite el medio mecánico, la firma puesta con sello no tendrá validez.
Firma autógrafa, firma mecánica y firma electrónica.
Conviene distinguir tres formas de firmar, porque no todas equivalen a la firma autógrafa ni se aceptan en los mismos casos.
Firma autógrafa.
Es la que se hace de puño y letra sobre un documento físico. Es la forma tradicional y la que la ley exige cuando habla expresamente de «firma autógrafa».
Firma mecánica.
Es la que procede de un medio mecánico, como un sello de caucho, un sello metálico o una impresión. Según el artículo 827 del Código de Comercio, solo es suficiente cuando la ley o la costumbre la admiten. En materia de títulos valores, el artículo 621 del mismo código permite que la firma se sustituya, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede imponerse mecánicamente.
Firma electrónica y firma digital.
Cuando el documento no es físico sino un mensaje de datos, la firma manuscrita se reemplaza por la firma electrónica o la firma digital. La Ley 527 de 1999, en su artículo 7, reconoce esa equivalencia:
«Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.»
En otras palabras, en el entorno electrónico la firma autógrafa se sustituye por una firma electrónica o digital que identifique al firmante y exprese su aprobación del contenido, siempre que el método sea confiable. No es una firma de puño y letra, pero la ley le reconoce los mismos efectos jurídicos.
Ejemplo de firma autógrafa.
Supongamos que dos personas celebran un contrato de arrendamiento en papel. Cada una escribe su rúbrica de puño y letra al final del documento: esa es la firma autógrafa, y con ella el contrato queda suscrito conforme al artículo 826 del Código de Comercio. Lo mismo ocurre cuando alguien firma a mano una carta de renuncia, un pagaré o una letra de cambio.
En cambio, si el documento se firma únicamente con un sello que reproduce la firma, esa firma es mecánica, no autógrafa, y solo será suficiente si la ley o la costumbre la admiten para ese negocio. Y si el documento es un mensaje de datos firmado con una firma electrónica confiable, no hay firma autógrafa, pero la Ley 527 de 1999 le reconoce validez.
Qué es una copia autógrafa.
A veces se habla de «copia autógrafa» para referirse al ejemplar de un documento que contiene la firma original de puño y letra, por oposición a las copias que solo reproducen esa firma.
De acuerdo con nuestro criterio, conviene precisar que una fotocopia o un escaneo no contienen una firma autógrafa, sino la reproducción de una firma que fue autógrafa en el original. Por eso, cuando la validez o el mérito probatorio dependen de la firma, lo relevante suele ser el documento original firmado a mano o su copia auténtica, y no una simple copia.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es una firma autógrafa?
Es la firma que una persona plasma en un documento con su propio puño y letra. Su rasgo esencial es que proviene de la mano de quien firma, y no de un sello o de un medio mecánico.
¿Qué significa que un documento requiera firma autógrafa?
Significa que debe firmarlo directamente la persona, de su puño y letra. No basta un sello, un facsímil ni una firma impresa, salvo que la ley o la costumbre lo admitan para ese negocio, según el artículo 827 del Código de Comercio.
¿Qué es un autógrafo?
En sentido jurídico, autógrafo es lo escrito de mano del propio autor; de ahí la firma autógrafa. En el lenguaje corriente también se llama autógrafo a la firma que una persona conocida estampa como recuerdo o artículo personal, pero ese uso no tiene relevancia legal.
¿La firma autógrafa se puede reemplazar por un sello o una firma escaneada?
En general, no. En documentos electrónicos, la firma autógrafa se reemplaza por una firma electrónica o digital que cumpla los requisitos de la Ley 527 de 1999, que es muy distinta a la firma escaneada.
¿Una firma electrónica equivale a la firma autógrafa?
Sí, cuando se cumplen las condiciones del artículo 7 de la Ley 527 de 1999: que el método identifique al firmante, exprese su aprobación del contenido y sea confiable y apropiado. En ese caso la firma electrónica surte los mismos efectos que la manuscrita.
¿Una fotocopia tiene firma autógrafa?
No. La fotocopia reproduce la firma, pero no contiene la firma de puño y letra. Cuando la firma es determinante, lo relevante es el original firmado a mano o una copia auténtica.
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