Validez de la firma escaneada

Los documentos, contratos, actas y demás escritos que se suscriban con una firma escaneada o digitalizada son válidos legalmente y producen los mismos efectos que una firma manuscrita, en virtud de la equivalencia funcional que reconocen la Ley 527 de 1999 y su decreto reglamentario, el Decreto 2364 de 2012. ¿En qué consiste esa firma, cuál es su fundamento legal y qué tan sólida es como prueba?

¿En qué consiste la firma escaneada?

La firma escaneada o digitalizada es aquella firma manuscrita que se estampa en un documento físico y luego se escanea para incorporarla, ya digitalizada, a un documento electrónico.

También es la firma que se estampa en un mecanismo de captura digital y luego se adjunta a un documento, como la que aparece, por ejemplo, en los certificados de existencia y representación legal de las cámaras de comercio.

En términos jurídicos, la firma escaneada es una modalidad de firma electrónica. Esa clasificación es la que explica por qué es válida y, a la vez, dónde están sus límites, como veremos enseguida.

Fundamento legal de la validez de la firma escaneada.

La validez de la firma escaneada no nació con las normas de la pandemia: existe desde la Ley 527 de 1999, que reguló el comercio electrónico y consagró el principio de equivalencia funcional entre los documentos en papel y los mensajes de datos.

El artículo 7 de la Ley 527 establece cuándo se entiende cumplido el requisito de la firma frente a un mensaje de datos:

«Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado (…)».

Ese artículo fue reglamentado por el Decreto 2364 de 2012, sobre la firma electrónica, que en su artículo 3 precisa cuándo se cumple el requisito de firma:

«Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje.»

Y el artículo 5 del mismo decreto le reconoce la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, siempre que cumpla ese criterio de confiabilidad. En consecuencia, una firma escaneada es una firma electrónica y, cuando permite identificar al firmante y expresar su aprobación de forma confiable, equivale a la manuscrita para la generalidad de los actos privados: contratos, actas, cartas, autorizaciones y similares.

Firma escaneada, firma electrónica y firma digital no son lo mismo.

Es frecuente confundir estos tres conceptos, pero jurídicamente tienen alcances distintos, y de esa diferencia depende su fuerza probatoria.

Firma electrónica.

Es cualquier método electrónico (un código, una contraseña, un dato biométrico, una firma escaneada, etc.) que permite identificar a una persona e indicar que aprueba el contenido de un mensaje de datos. La regula el Decreto 2364 de 2012 bajo el principio de neutralidad tecnológica, sin atarla a una tecnología en particular.

Firma digital.

Es una especie de firma electrónica basada en un procedimiento matemático (criptográfico) y respaldada por una entidad de certificación autorizada, en los términos del artículo 28 de la Ley 527. A diferencia de la firma electrónica simple, la firma digital goza de presunción legal de autenticidad, integridad y no repudio: se presume que el mensaje proviene del firmante y que no fue alterado.

Dónde encaja la firma escaneada.

La firma escaneada es una firma electrónica simple. Es válida, pero no ofrece por sí misma las garantías técnicas de la firma digital. El siguiente cuadro resume la diferencia:

Si desea profundizar en quiénes están obligados a usar firma electrónica y en sus condiciones, puede consultar nuestro artículo sobre quiénes deben tener firma electrónica que es aplicable para el cumplimiento de obligaciones tributarias.

Valor probatorio de la firma escaneada.

Que la firma escaneada sea válida no significa que tenga la misma fuerza probatoria que una firma digital certificada. La firma electrónica simple no goza de una presunción de autenticidad propia: si la contraparte la desconoce, corresponde a quien la invoca demostrar que el mecanismo es confiable y que el documento proviene efectivamente del firmante. Así lo prevé el parágrafo del artículo 7 del Decreto 2364 de 2012, conforme al cual quien usa la firma electrónica debe asegurar que sus mecanismos son técnicamente seguros y confiables, y a esa parte le corresponde probarlo cuando sea necesario.

Esto no debe alarmar: la generalidad de los documentos privados se presume auténtica en los términos del Código General del Proceso, de modo que, en la práctica, quien recibe un documento con firma escaneada y no la objeta la acepta. El punto es que, ante una controversia, la firma escaneada exige mayor esfuerzo probatorio que la firma digital.

De acuerdo con nuestro criterio, cuando el documento sea relevante o exista riesgo de desconocimiento, conviene conservar evidencia adicional que respalde la firma: el correo electrónico o el canal por el que se recibió, la trazabilidad del envío, un acuerdo previo sobre el uso de la firma escaneada entre las partes, o incluso complementarla con la huella o con una firma digital. Esa evidencia es la que permitirá acreditar la autoría si el asunto llega a discutirse.

La firma escaneada en las actuaciones judiciales y administrativas.

En el ámbito público, la firma escaneada recibió un impulso normativo durante la emergencia sanitaria por la COVID-19, en dos frentes distintos que conviene no confundir.

Actuaciones administrativas.

El artículo 11 del Decreto Legislativo 491 de 2020 facultó a las autoridades estatales para suscribir documentos mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, mientras perduraran las medidas excepcionales de salud pública. Esta flexibilización, avalada por la Corte Constitucional en la sentencia C-242 de 2020, estuvo ligada a la vigencia de la emergencia.

Actuaciones judiciales.

En materia judicial, el Decreto Legislativo 806 de 2020 permitió el uso de las tecnologías de la información en los procesos, incluida la suscripción de las actuaciones por medios electrónicos. Ese decreto, declarado exequible de forma condicionada por la sentencia C-420 de 2020, adquirió vigencia permanente con la expedición de la Ley 2213 de 2022.

Sobre esta base, la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, en la sentencia AL 1764-2024, confirmó la validez de la firma escaneada en las actuaciones:

«… las actuaciones adoptadas podrán ser válidamente suscritas mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según la disponibilidad de dichos elementos.»

Conviene precisar algo que suele pasarse por alto: en el ámbito privado, la validez de la firma escaneada nunca dependió de estas normas, pues ya estaba garantizada por la Ley 527 de 1999. Los decretos de 2020 y la Ley 2213 de 2022 resolvieron su uso en las actuaciones del Estado y de la Rama Judicial, no la validez que la firma escaneada ya tenía entre particulares.

¿Cuándo la firma escaneada no es suficiente?

La validez general de la firma escaneada tiene excepciones, que se explican por la naturaleza del acto:

• Actos solemnes que exigen escritura pública. La compraventa de inmuebles, la hipoteca o el testamento cerrado, entre otros, requieren solemnidades que una firma escaneada en un documento privado no reemplaza.
• Títulos valores. En una letra de cambio, un pagaré o un cheque, la firma es un elemento esencial; su suscripción por medios electrónicos exige cumplir requisitos particulares, por lo que la simple imagen escaneada puede ser insuficiente o discutible.
• Documentos de alto riesgo de desconocimiento. Cuando la contraparte pueda negar la firma y la prueba sea determinante, es aconsejable acudir a una firma digital certificada.
• Diligencias tributarias. En el cumplimiento de obligaciones formales tributarias la norma exige la firma electrónica.

De acuerdo con nuestro criterio, para los actos cotidianos entre particulares la firma escaneada es plenamente idónea; la firma digital se justifica cuando el acto es solemne, de alta cuantía o de especial sensibilidad probatoria.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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