En este artículo 15 secciones
- Quiénes firman los estados financieros certificados.
- Qué hace entonces el revisor fiscal.
- Modelo de certificación de estados financieros.
- La firma en las declaraciones tributarias.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Quién certifica los estados financieros?
- ¿El revisor fiscal debe firmar la certificación de los estados financieros?
- ¿Cuál es la diferencia entre estados financieros certificados y dictaminados?
- ¿Quién firma las notas a los estados financieros?
- ¿Quién no firma los estados financieros certificados?
- ¿Qué pasa si una declaración tributaria no lleva la firma del revisor fiscal?
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Los estados financieros certificados los firman el representante legal y el contador público que los preparó, según el artículo 37 de la ley 222 de 1995. La firma del revisor fiscal no interviene en la certificación: lo que su firma produce es un estado financiero dictaminado, que es otra cosa. ¿Quién firma cada documento y qué significa cada firma?
Quiénes firman los estados financieros certificados.
La ley asignó la certificación a dos personas y solo a dos: el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon los estados financieros.
Así lo dispone la ley 222 de 1995 en su artículo 37:
«Estados financieros certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.»
Certificar, entonces, es declarar dos cosas: que las afirmaciones contenidas en los estados financieros se verificaron previamente y que las cifras se tomaron fielmente de los libros de contabilidad.
El revisor fiscal quedó excluido de esa declaración, incluso en las empresas que están obligadas a tenerlo. Si hay revisor fiscal, también hay contador, y es este último quien prepara y certifica.
Qué hace entonces el revisor fiscal.
El revisor fiscal dictamina. Su firma, acompañada de su opinión profesional, convierte los estados financieros en dictaminados, en los términos del artículo 38 de la ley 222 de 1995.
Esa función viene del numeral 7 del artículo 207 del Código de Comercio, que le ordena autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente. Autorizar no es certificar: el revisor no afirma que las cifras se tomaron de los libros, sino que opina sobre si los estados financieros presentan razonablemente la situación de la empresa.
Por eso el revisor fiscal no prepara ni elabora los estados financieros. Si lo hiciera, estaría auditando su propio trabajo, lo que comprometería su independencia y podría configurar una de las situaciones que explicamos en el artículo sobre las inhabilidades del revisor fiscal.
Certificados y dictaminados: la diferencia.
El siguiente cuadro resume quién interviene en cada caso y qué declara:
| Aspecto | Estados financieros certificados | Estados financieros dictaminados |
|---|---|---|
| Quién firma | Representante legal y contador público | Revisor fiscal o contador público independiente |
| Qué declara | Que las afirmaciones se verificaron y las cifras se tomaron de los libros | Una opinión sobre si presentan razonablemente la situación financiera |
| Norma | Artículo 37 de la ley 222 de 1995 | Artículo 38 de la ley 222 de 1995 |
| Cuándo se exige | Siempre que se pongan a disposición de asociados o terceros | Cuando la entidad tiene revisor fiscal o contrata la auditoría |
Un mismo juego de estados financieros puede ser certificado y dictaminado a la vez: lo certifican el representante legal y el contador, y lo dictamina el revisor fiscal con su informe.
Quién no firma los estados financieros certificados.
No los firma el revisor fiscal, ni el auditor interno o externo, ni el presidente de la junta directiva, ni el presidente de la asamblea. La certificación es de dos firmas y no admite más.
Tampoco es necesario que el contador que certifica sea el mismo que hizo cada registro: certifica quien tuvo bajo su responsabilidad la preparación de los estados financieros.
Las notas a los estados financieros.
Las notas forman parte integral de los estados financieros, de modo que quedan cubiertas por la misma certificación y por el mismo dictamen. No requieren una firma adicional ni separada.
Modelo de certificación de estados financieros.
La certificación se hace en un documento aparte que acompaña a los estados financieros. Este es un modelo del texto habitual:
CERTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Los suscritos representante legal y contador público de [RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [número], certificamos que hemos verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros a 31 de diciembre de [año] y que las mismas han sido tomadas fielmente de los libros de contabilidad de la sociedad.
En consecuencia, declaramos que los activos y pasivos existen y que las transacciones registradas se han realizado durante el periodo; que todos los hechos económicos han sido reconocidos; que los activos representan derechos y los pasivos obligaciones a cargo de la sociedad; que los elementos de los estados financieros han sido reconocidos por los importes apropiados, y que la información se presenta y revela conforme al marco técnico normativo aplicable.
Dada en [ciudad], a los [día] días del mes de [mes] de [año].
El documento se firma con el nombre, la identificación y, en el caso del contador, el número de la tarjeta profesional.
La firma en las declaraciones tributarias.
En materia tributaria las firmas cumplen otra función. Según el artículo 581 del E.T., la firma del contador o del revisor fiscal en las declaraciones certifica que los libros se llevan en debida forma, que reflejan razonablemente la situación financiera y que las cifras declaradas fueron tomadas fielmente de ellos.
Si la declaración debía llevar la firma del revisor fiscal y no la lleva, se tiene por no presentada, según el literal d) del artículo 580 del E.T. Es el caso en que la ausencia de una firma tiene el efecto más costoso.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Quién certifica los estados financieros?
El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon, según el artículo 37 de la ley 222 de 1995.
¿El revisor fiscal debe firmar la certificación de los estados financieros?
No. La ley excluyó al revisor fiscal de la certificación. Su firma, con su dictamen, convierte los estados financieros en dictaminados.
¿Cuál es la diferencia entre estados financieros certificados y dictaminados?
Los certificados declaran que las cifras se tomaron fielmente de los libros y los firman el representante legal y el contador. Los dictaminados contienen la opinión del revisor fiscal o del auditor sobre su razonabilidad.
¿Quién firma las notas a los estados financieros?
Nadie por separado. Las notas son parte integral de los estados financieros y quedan cubiertas por la misma certificación y el mismo dictamen.
¿Quién no firma los estados financieros certificados?
Ni el revisor fiscal, ni el auditor interno o externo, ni el presidente de la junta directiva o de la asamblea.
¿Qué pasa si una declaración tributaria no lleva la firma del revisor fiscal?
Se tiene por no presentada cuando esa firma era obligatoria, según el literal d) del artículo 580 del Estatuto Tributario.
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