Obligados a llevar contabilidad

Para efectos comerciales y fiscales es  importante quiénes están obligados a llevar contabilidad, los libres que debe llevar y la forma en que debe llevarlos para evitar posibles sanciones.

Obligados a llevar contabilidad de acuerdo a la ley comercial.

contabilidad-archivos

Por regla general, todos los comerciantes están obligados a llevar Contabilidad; así lo dispone el Código de comercio en su artículo 19:

“Es obligación de todo comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.

El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si esa persona es o no comerciante.

Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.

Cuando la ley habla de personas, debemos entender que se refiere a personas naturales o jurídicas (empresas)

Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente actos mercantiles, entonces resta definir que son actividades mercantiles.

Las actividades mercantiles están claramente señaladas en el código de comercio en su artículo 20.

No interesa si quien ejerce la actividad mercantil es una persona natural o una persona jurídica, en todo caso, mientras la desarrolle profesionalmente, se considera comerciante.

Vea con más detalle: Quienes son comerciantes

Obligados a llevar contabilidad desde el punto de vista tributario

Desde el punto vista del código de comercio, todo comerciante, sin excepción está obligado a llevar contabilidad, pero desde el punto de vista tributario tal obligación no les asiste a todos.

Siendo así, es oportuno decir  que toda persona que pertenezca al régimen común en el Impuesto a las ventas está obligado a llevar contabilidad.

Las personas que pertenezcan al régimen simplificado en el impuesto a las ventas, desde el punto de vista tributario, no están obligadas a llevar contabilidad aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al código de comercio si les asiste la obligación de llevar contabilidad.

Respecto a las personas naturales, no están obligados a llevar contabilidad los asalariados ni quienes ejercen una profesión liberal  aun cuando deban declarar renta, pero sí las personas naturales que son comerciantes.

Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Los agricultores y ganaderos que transformen sus productos y los comercialicen mediante una empresa, estarán obligados a llevar contabilidad.

La persona que este obligada a llevar contabilidad, debe hacerlo en debida forma, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

La Contabilidad, además de llevar el registro de operaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma.

El hecho que una persona no este obligada a llevar contabilidad, no le impide que la lleve, pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la administración de impuestos.

El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria Colombiana.

Libros de contabilidad.

Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:

Libro Mayor y Balances

Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.

Libro de inventarios y balances

Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.

Libro diario

Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.

Libros auxiliares

No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.

Otros libros de contabilidad

Libros de actas de asamblea general de socios y libro de registro de socios o accionistas.

Libros de contabilidad vs Libros de comercio.

Es común hablar de libros de comercio y libros de contabilidad, y aunque en principio son similares, no son lo mismo.

Al respecto la jurisprudencia ha dicho:

«Aunque el artículo 49 (C. Co.), establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad (…).

En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o junta de socios, el de registro de acciones, el libro de registro de socios en la limitada, el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas, etc. (…)

Sólo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad sólo acredita parcialmente la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios”. Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia de 9 de octubre de 1998. Con Pon. Dr. Daniel Manrique Guzmán»

Soportes de contabilidad.

La información que se consigne en los libros de contabilidad, debe estar soportada mediante comprobantes externos o internos. Los libros de contabilidad por si mismo no son prueba si no están soportados por los documentos idóneos que respalden las cifras contenidas en ellos.

La legislación tributaria Colombiana, establece que en el evento en que los valores registrados en los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes y soportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importancia conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores registrados en los libros.

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13 Opiniones
  1. NECA Dice:

    ¿Los conceptos de Régimen común y régimen simplificado no desaparecieron en el IVA?

    Responder
    • JUAN Dice:

      Fue lo primero que pensé al leer el artículo.

      Responder
  2. GLORIA Dice:

    Buen dia, para una persona natural régimen común que tiene como establecimiento de comercio una droguería y que sus ingresos en el 2019 $404.700.000 debe llevar contabilidad? Teniendo en cuenta que el método de facturación es POS.
    Gracias

    Responder
    • Daniel Dice:

      Buen día Gloria, si debe llevar contabilidad, puesto que es una de las obligaciones determinadas para el régimen común hoy en día denominado responsable de IVA según lo establecido por la ley 1943 de 2018, adicionalmente sus ingresos brutos en 2019 permiten definir que sigue siendo responsable de IVA para el año 2020.

      Responder
  3. joan Dice:

    buenas tardes, si tengo una tienda de barrio, es pequeña y me registraron en camra de comercio con mis datos como persona natural y al crear el rut quede obligado a llevar contablidad como lo puedo hacer y de verdad si soy obligado???

    Responder
    • LUIS Dice:

      es opcional que la lleves, pero para efectos tributarios estas en el grupo de los no obligados por ser NO RESPONSABLE DE IVA, para efectos judiciales por ser comerciante si es recomendable pero recuerda que para efectos fiscales vuelvo y te reitero no estas obligada y tu contabilidad sera solo de caja (sin cuentas por cobrar, por pagar, provisiones) debes llevar solo un libro de control donde registres que te pagan y que pagas y el saldo de dinero diario.

      Responder
  4. Jany Dice:

    Buenas noches, para una persona natural que tiene un negocio de expendio de carnes debería pertenecer al régimen común y según el producto sería responsable de IVA ??

    Responder
    • LUIS GARCIA Dice:

      hola JANY
      Las actividades se dividen en GRAVADAS – EXCLUIDAS Y EXENTAS
      La venta solo de carnes es una actividad exenta es decir puedes estar en regimen de impuesto a las ventas (regimen comun) y solo declara con la ventaja de que los ivas que adquieras por compras o servicios en el ejercicio de tu actividad sean de facil reintegro devolucion o compensacion.

      Responder
  5. maringe Dice:

    En este artículo, publicado en Sep 17 de 2019 se indica:

    “Libros de contabilidad.
    Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:”

    Hay una imprecisión enorme en dicho artículo ya que los libros de contabilidad no requieren ser registrados en la cámara de comercio en vista a que el decreto ley 019 de 2012 eliminó dicha obligación.

    Responder
    • LUIS GARCIA Dice:

      Correcto la ley anti tramites busco esto pero los libros como tal no han desaparecido solo esta formalidad , quedaron vigente para registro solo libros de registro accionistas- de actas de asamblea- todos relacionados con formalismos societarios

      Responder
  6. ktccontable Dice:

    Buenas tardes

    Una Odontóloga Persona Natural que esta inscrita en cámara de comercio y que para el año 2019 esta obligada a presentar declaración de Renta por transacciones bancarias, estaría en la obligación de llevar contabilidad formal ??

    Responder
    • LUIS GARCIA Dice:

      Hola las profesiones liberales (ODONTOLOGIA) no tienen la obligacion de levar contabilidad por ser un solo ser obligatorio para los que realizan actos mercantiles en este caso los comerciantes, Respecto a los de tus operaciones bancarias es un tema ya tributario este no esta relacionado con el deber de llevar contabilidad.

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  7. Ricardo Dice:

    Buenas una pregunta, yo realice el registro mercantil en camara de comercio de cartagena y cree un establecimiento de comercio, al crear el establecimiento de comercio me obligaban a elegir un grupo NIIF para continuar el proceso para el cual yo por recomendaciond e la camara de comercio elegi el Grupo III Microempresa. En realidad es de un negocio que apenas voy a comenzar y no esta generando ningún tipo de ingresos… siendo que me registre como perdsona natura y cree ese establecimiento de comercio con grupo NIIF III microempresa, estoy obligado a llevar contabilidad? Lo digo porque preguntando en la camara de comercio de Bogota, ellos me indican que para ese proceso ellos no piden que se asigne un grupo NIIF, cosa que si me solicitaron en la de Cartagena y me tiene un poco preocupado. Es un negocio donde el unico empleado soy yo.

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