Registro de libros de contabilidad ante la cámara de comercio y la Dian

Los libros de contabilidad ya no se registran en la cámara de comercio, porque el decreto ley 019 de 2012 eliminó esa obligación al modificar el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio: hoy solo se inscriben el libro de registro de socios o accionistas y el de actas de asamblea y junta de socios. Sin embargo, ciertas entidades que no se inscriben en la cámara deben registrar sus libros ante la Dian. Veamos qué se registra, dónde y para qué.

Qué es el registro de libros.

El registro de libros consiste en inscribirlos ante la entidad que la norma dispone, que para los comerciantes es la cámara de comercio, encargada del registro mercantil.

Conviene no confundir el registro de los libros de contabilidad con el de los libros de comercio: los segundos son una categoría más amplia que incluye a los primeros, pero también libros que no son contables, como el de actas, según explicamos en el artículo sobre los libros de contabilidad.

Los libros de contabilidad ya no se registran en la cámara de comercio.

Antes de 2012, el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio exigía inscribir en el registro mercantil:

«Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.»

El decreto ley 019 de 2012, conocido como ley antitrámites, modificó ese numeral, que quedó así:

«Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.»

Como se puede observar, desaparecieron los libros de contabilidad y también los de actas de junta directiva. En consecuencia, hoy solo es obligatorio registrar en la cámara dos libros de comercio:

1. El libro de registro de socios o accionistas.
2. El libro de actas de asamblea y juntas de socios.

El diario, el mayor y balances y el de inventarios y balances se llevan, pero no se registran.

Efecto tributario de la eliminación del registro.

El numeral 1 del artículo 774 del Estatuto Tributario sigue exigiendo, para que la contabilidad sea prueba suficiente, que esté registrada en la cámara de comercio o en la Dian según el caso.

De acuerdo con nuestro criterio, como una norma posterior eliminó la obligación de registrar los libros contables en la cámara, la Dian no puede exigir ese registro como requisito para que la contabilidad de un comerciante tenga valor probatorio: no se puede exigir el cumplimiento de un trámite que la ley suprimió.

Quiénes registran sus libros ante la Dian.

La eliminación del registro en la cámara no trasladó la obligación a la Dian para todos. Solo registran sus libros ante la Dian las entidades que, por no estar sujetas al registro mercantil, nunca los registraban en la cámara, como las siguientes:

• Las entidades sin ánimo de lucro no inscritas en la cámara, como los sindicatos, las iglesias y los partidos y movimientos políticos.
• Las instituciones de educación superior y las empresas de vigilancia privada.
• Las entidades reguladas por la ley 100 de 1993.
• Las cámaras de comercio, los notarios, las propiedades horizontales y las organizaciones comunitarias.

A ellas se suman los consorcios y uniones temporales que opten por llevar contabilidad y quieran darle valor probatorio ante la Dian, pues tampoco se inscriben en la cámara.

Así las cosas, la eliminación del registro en la cámara no implica que todo contribuyente deba ahora registrar sus libros en la Dian: solo lo hacen aquellos a quienes la norma lo exige de forma expresa.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.