Plantilla en Excel para elaborar estados financieros

Una plantilla en Excel permite pasar del balance de prueba al estado de situación financiera y al estado de resultados de forma automática, agrupando los saldos de las cuentas del PUC con fórmulas. Es útil para pequeñas empresas y personas naturales que no tienen un software contable con informes financieros. Los estados así obtenidos deben cumplir los requisitos de la ley 222 de 1995 y del marco técnico que aplique la empresa. ¿Cómo funciona la plantilla y qué estados financieros no cubre?

Qué estados financieros debe preparar una empresa.

El artículo 34 de la ley 222 de 1995 obliga a las sociedades a cortar sus cuentas al menos una vez al año y preparar estados financieros de propósito general:

«A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados.»

Las empresas que aplican las NIIF para las pymes, el marco que adoptó en Colombia el decreto 2420 de 2015 para el grupo 2, deben presentar un conjunto completo de estados financieros, que comprende:

• El estado de situación financiera, antes llamado balance general.
• El estado de resultados, o estado del resultado integral.
• El estado de cambios en el patrimonio.
• El estado de flujos de efectivo.
• Las notas, que incluyen las políticas contables y la información que explica las cifras.

La plantilla de este artículo genera los dos primeros, en forma comparativa con el año anterior, que son los que se necesitan con más frecuencia, por ejemplo, para una solicitud de crédito o para revisar el desempeño del negocio. Los demás estados y las notas deben prepararse aparte.

• Calculadora de retención en la fuente por salarios
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Guía de propiedad horizontal

Cómo funciona la plantilla.

La lógica es sencilla y se apoya en la estructura del Plan Único de Cuentas: los dos primeros dígitos de cada cuenta indican el grupo al que pertenece, y cada renglón de los estados financieros agrupa uno o varios grupos. Así, el efectivo es el grupo 11, los deudores el 13 y los inventarios el 14.

La plantilla extrae el grupo de cada cuenta del balance de prueba con la función IZQUIERDA y suma los saldos de cada grupo con SUMAR.SI. Por ejemplo, el renglón de inventarios del año actual se calcula así:

=SUMAR.SI('Balance de prueba'!$E$5:$E$304;"14";'Balance de prueba'!$C$5:$C$304)

La columna E del balance de prueba contiene el grupo de cada cuenta y la columna C su saldo. La estructura del código del PUC y la forma de identificar sus niveles se explican en el artículo sobre los niveles de las cuentas del PUC en Excel.

El estado de situación financiera tiene, además, una celda de control que resta del activo la suma del pasivo y el patrimonio. Si el resultado no es cero, falta alguna cuenta en el balance de prueba o algún saldo quedó con el signo equivocado.

Cómo usarla paso a paso.

El libro tiene cuatro hojas: instrucciones, balance de prueba, estado de situación financiera y estado de resultados. Solo hay que llenar las dos primeras:

1. En la hoja «Instrucciones» escribimos el nombre de la empresa, el NIT y el año actual.
2. En la hoja «Balance de prueba» escribimos el código de cuatro dígitos de cada cuenta, su nombre y sus saldos del año actual y del anterior. Los podemos copiar del balance de prueba que genera el software contable.
3. Escribimos cada saldo en positivo según su naturaleza: débito para activos, gastos y costos; crédito para pasivos, patrimonio e ingresos.
4. Las cuentas que disminuyen a otras de su misma clase van en negativo, como la depreciación acumulada (1592), el deterioro de la cartera (1399) o las devoluciones en ventas (4175).
5. Revisamos la celda de control del estado de situación financiera, que debe quedar en cero.

Los estados se actualizan solos al cambiar cualquier saldo. El libro no tiene macros ni contraseñas, de modo que puede adaptarse libremente: cambiar los nombres de los renglones, agregar grupos o modificar el formato.

El resultado del ejercicio.

El estado de resultados se calcula con las clases 4 (ingresos), 5 (gastos) y 6 (costos de ventas), y la utilidad o pérdida neta se lleva automáticamente al patrimonio del estado de situación financiera.

Si el balance de prueba ya tiene el cierre contable, con el resultado trasladado al grupo 36, la plantilla también lo toma de ahí. Lo que no debe hacerse es registrar el mismo resultado en ambos lugares, porque quedaría duplicado.

Ejemplo.

La plantilla trae los datos de una comercializadora ficticia. Supongamos que en el año actual sus ventas fueron de $180.000.000, con devoluciones por $3.000.000, el costo de la mercancía vendida fue de $105.000.000 y los gastos de administración y de ventas sumaron $50.000.000. El estado de resultados queda así:

Esos $15.500.000 aparecen en el patrimonio del estado de situación financiera, donde el total del activo, $92.000.000, coincide con la suma del pasivo, $40.500.000, y el patrimonio, $51.500.000.

Los estados financieros comparativos.

La plantilla presenta cada renglón con el saldo del año actual, el del año anterior, la variación en pesos y la variación porcentual. Esa comparación es la que exigen las NIIF y la que suelen pedir los bancos, y permite ver de un vistazo qué cuentas crecieron o disminuyeron.

La variación porcentual se calcula sobre el valor absoluto del año anterior, para que el signo sea correcto aun cuando la cifra anterior sea negativa. El cálculo de porcentajes de variación se explica en el artículo sobre la fórmula para sacar porcentajes en Excel.

Estados financieros de una persona natural.

La plantilla sirve igual para una persona natural. Las personas naturales comerciantes están obligadas a llevar contabilidad, según el artículo 19 del Código de Comercio, y sus estados financieros se preparan con la misma estructura que los de una empresa.

Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad suelen necesitar un estado financiero cuando lo solicita un banco, un arrendador o una entidad pública. En ese caso pueden usar la plantilla con sus bienes, deudas, ingresos y gastos, clasificados en los grupos del PUC. De acuerdo con nuestro criterio, aunque no exista la obligación legal, conviene que un contador público revise y firme el documento cuando vaya a presentarse ante terceros, porque es lo que normalmente exigen las entidades financieras.

Certificación y firma de los estados financieros.

Los estados financieros que se presentan a los socios o a terceros deben ir certificados por el representante legal y el contador. El artículo 37 de la ley 222 de 1995 lo dispone en estos términos:

«El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.»

Por eso la plantilla deja al pie un espacio para las firmas. Una plantilla agiliza la presentación de las cifras, pero no reemplaza la revisión del contador, que es quien responde por su contenido y por su conformidad con los libros.

Limitaciones de una plantilla en Excel.

Antes de usarla conviene tener presentes sus límites:

• Clasifica las cuentas por grupo, de modo que no distingue la porción corriente de la no corriente cuando una misma cuenta tiene ambas, como un préstamo a varios años.
• No genera el estado de cambios en el patrimonio, el de flujos de efectivo ni las notas.
• Usa los nombres de los grupos del PUC del decreto 2650 de 1993. Las empresas que aplican NIIF deben ajustarlos a sus políticas contables, y las cuentas de valorizaciones (grupos 19 y 38) no tienen cabida en ese marco.
• Si la empresa usa la clase 7, costos de producción, el costo de los productos vendidos debe trasladarse antes a la clase 6.

Con esas precauciones, la plantilla es suficiente para una pequeña empresa o un negocio familiar que necesita presentar sus cifras de forma ordenada.

Descargar la plantilla.

La plantilla es gratuita, no tiene macros ni contraseñas y trae precargados los datos del ejemplo, que basta con reemplazar por los de la empresa. Descargar archivo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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