Renovación de la matrícula mercantil: cuenta contable y deducción en renta

El pago que se hace a la cámara de comercio por la matrícula mercantil, su renovación y los certificados se registra como un gasto legal, en la cuenta 514010 del plan único de cuentas, y es deducible del impuesto de renta porque es una erogación obligatoria para operar. La DIAN lo rechazaba, hasta que el Consejo de Estado zanjó la discusión. ¿Cómo se contabiliza y por qué es deducible?

En qué cuenta se registra.

Los pagos por inscripción y renovación del registro mercantil son gastos legales, no un activo ni un diferido, porque el beneficio se agota en el periodo. En el plan único de cuentas del Decreto 2650 de 1993 corresponden a la cuenta 5140, gastos legales, subcuenta 514010, registro mercantil.

Supongamos la renovación de la matrícula por $450.000, pagada de contado:

Cuando el pago corresponde al área de ventas se usa la subcuenta equivalente del grupo 52, y los certificados de existencia y representación legal se registran en la misma cuenta de gastos legales, porque tienen la misma naturaleza.

De acuerdo con nuestro criterio, la renovación no debe diferirse aunque cubra el año siguiente: es una obligación anual cuyo beneficio se consume en el ejercicio, y su monto rara vez es material.

Por qué es deducible.

La DIAN rechazaba esta deducción por considerar que no tenía relación directa con el ingreso. El Consejo de Estado, sección cuarta, lo resolvió en la sentencia del 13 de agosto de 2009, expediente 16454:

«En lo que hace a la relación de causalidad, el registro y la renovación de la matrícula en la Cámara de Comercio forman parte de los egresos realizados en cumplimiento de disposiciones legales de carácter obligatorio para desarrollar el objeto social, siendo además necesario para dar cumplimiento a lo requerido por los artículos 28 y 33 del Código de Comercio y proporcional por cuanto la tarifa es determinada por autoridad competente y no por el albedrío de los comerciantes, de donde cumple con los presupuestos del citado artículo, ya que al igual que el anterior, si bien no posee relación directa con el ingreso obtenido forma parte de las expensas necesarias, por ser indispensable para el funcionamiento de la sociedad.»

El razonamiento tiene tres partes: es obligatorio por ley, es necesario para desarrollar el objeto social y es proporcional porque la tarifa la fija la autoridad y no el comerciante. Ese mismo criterio es el que hoy recoge la sentencia de unificación sobre el artículo 107, que explicamos en el artículo sobre los requisitos para deducir costos y gastos: el gasto no necesita producir el ingreso de forma directa, basta que sea razonable y necesario para la actividad.

Por la misma razón son deducibles los demás pagos obligatorios de funcionamiento, como las contribuciones a las superintendencias que vigilan la actividad.

Qué tener en cuenta al deducirlo.

El gasto se deduce en el año en que se devenga, que es el de la renovación, no el de la vigencia que cubre. Y necesita el mismo soporte que cualquier otra deducción:

• La factura electrónica de la cámara de comercio, que es un soporte válido como cualquier otra.
• El pago por medios bancarios cuando el valor lo exija, aunque en la práctica estos pagos difícilmente superan los topes del efectivo.
• El registro contable oportuno, sin diferirlo ni capitalizarlo.

Para las personas naturales, la renovación es deducible cuando el establecimiento de comercio genera la renta en la que se imputa el gasto, es decir, en las rentas no laborales del comerciante, no en las de trabajo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.