Requisitos para la procedencia de costos y deducciones en renta

Para la procedencia de costos, gastos y deducciones en el impuesto a la renta se deben cumplir una serie de requisitos generales establecidos por el estatuto tributario.

Requisitos generales de gastos y deducciones.

requisitos-deducciones

Los requisitos generales de las deducciones y gastos en general están señalados en el artículo 107 del estatuto tributario.

Señala el primer inciso de la norma:

«Son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad.»

De allí se advierten tres requisitos esenciales:

  1. Causalidad.
  2. Necesidad.
  3. Proporcionalidad.

Todo gasto o deducción debe cumplir los tres requisitos.

Requisito de causalidad.

El requisito de causalidad tiene dos aristas que se deben observar.

En el primer caso, el gasto o la deducción debe corresponder al mismo periodo gravables en que se generaron los ingresos, puesto que no se puede declarar una deducción que corresponde a ingresos de otros periodos.

No hay causalidad entre un gasto del 2019 con un ingreso del 2020, aunque en la práctica sí exista ese relación en cuanto a que el gasto contribuyó a generar ese ingreso.

Deducción de costos y gastos de ejercicios anteriores

En el segundo caso, es precisamente que el gasto esté relacionado directa o indirectamente con el ingreso, pero más que con el ingreso, es con la actividad generadora de renta del contribuyente.

Esta relación la explica la sección cuarta del Consejo de estado en sentencia 19019 del 2 de mayo de 2013 con ponencia de la magistrada Carmen Teresa Ortiz abordó con claridad esta situación:

«Al respecto, la Sala considera que la relación entre las sumas pagadas por concepto de asesoría y los ingresos obtenidos por el contribuyente no es un requisito exigido por la norma. El artículo 107 del Estatuto Tributario exige relación de causalidad entre el gasto y la actividad productora de renta. Esto, sumado a que en la práctica resulta casi imposible establecer una correspondencia estricta entre el pago de una asesoría y los ingresos que se producen como consecuencia de la misma, lleva a la conclusión de que, a diferencia de los costos, en los que existe una clara relación entre la suma pagada y el bien adquirido o producido, en las deducciones, esa relación es sumamente difícil tanto de establecer como de cuantificar. Frente a, por ejemplo, una asesoría sobre estrategias para conseguir nuevos clientes, ¿cómo saber a ciencia cierta cuántos de los nuevos clientes se lograron gracias a dicha asesoría y cuántos eran producto de la dinámica normal de la empresa? Además, la asesoría puede producir efectos inmediatos o puede demorarse un tiempo prolongado en hacerse efectiva. Por esa razón, el artículo 107 del Estatuto Tributario no exige que las expensas deban tener relación de causalidad con los ingresos, sino con la actividad productora de renta.»

Lo anterior resulta evidente por cuanto un gasto, así tenga relación de causalidad con el objeto social de la empresa, no garantiza que puede generar un ingreso, y aunque lo generara, puede resultar imposible demostrarlo.

En consecuencia, el contribuyente no debe demostrar que con un gasto obtuvo un ingreso; lo que debe demostrar ese que ese gasto es propio de la actividad económica desarrollada por el contribuyente; que es un gasto acostumbrado, corriente.

Requisito de necesidad.

El requisito de la necesidad hace referencia al gasto o deducción que es necesario para poder general el ingreso.

Si el ingreso se puede generar sin una determinada deducción, esta se considera como no necesaria. Por ejemplo, para vender mercancías en Bogotá no hace falta pagarle al gerente un tour por Europa, por tanto esos gastos no pueden ser deducibles.

Requisito de la proporcionalidad.

Entre el monto del gasto y el monto del ingreso debe existir una proporcionalidad; por ejemplo. no se puede incurrir en un gasto de $100 para obtener un ingreso de $50.

Este requisito busca que el contribuyente no incluya gastos que lucen exagerados respecto al beneficio que brindan.

¿Es proporcional el sueldo del gerente si esta representa la mitad de los ingresos de la empresa? Sin duda se trata de un gasto necesario y que tiene relación de causalidad pero es desproporcionado.

Criterio comercial para evaluar los requisitos de las deducciones.

Los requisitos de proporcionalidad y necesidad son muy subjetivos y se prestan para que cada funcionario de la Dian haga su propia interpretación, por lo que hay que tener criterios razonables a la hora de verificar el cumplimiento de estos requisitos.

Es por ello que el inciso dos del artículo 107 del estatuto tributario señala que la evaluación el cumplimiento de estos requisitos se debe hacer con criterio comercial:

«La necesidad y proporcionalidad de las expensas debe determinarse con criterio comercial, teniendo en cuenta las normalmente acostumbradas en cada actividad y las limitaciones establecidas en los artículos siguientes.»

Cada sector económico tiene comportamientos diferentes, y lo que un sector puede ser proporcional en otro puede no serlo, razón que obliga a que el funcionario de la Dian deba aplicar el criterio comercial para evaluar si una deducción cumple o no con estos requisitos.

Requisitos para la procedencia de los costos en el impuesto a la renta.

Los costos son un tema aparte y cada tipo de activo tiene su regulación especial, como por ejemplo el costo de los activos fijos.

Costo fiscal de los activos fijos

En el caso del costo de los activos movibles o inventarios, encontramos su regulación en los 62 a 68 del estatuto tributario.

El costo de los activos intangibles los encontramos en el artículo 74, el de las inversiones en el artículo 74-1, temas que se desarrollarán en un artículo específico.

Soporte de costos y deducciones.

Para que un costo o de una deducción proceda fiscalmente debe estar soportada por un documento idóneo en los términos del artículo 771-2 del estatuto tributario.

Así se deben soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta

No sólo se debe demostrar que las deducciones y costos cumplen con los requisitos particulares y generales de cada uno, sino que se debe tener documento soporte idóneo que demuestre la realidad del pago declarado.

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