Conciliación bancaria: qué es y cómo se hace

La conciliación bancaria es el procedimiento mediante el cual se identifican y explican las diferencias entre el saldo que la empresa tiene contabilizado en su libro auxiliar de bancos y el saldo que el banco reporta en el extracto, diferencias que casi siempre existen y que deben ser conciliadas y ajustadas. Veamos cómo se hace paso a paso y con un ejemplo.

Qué es una conciliación bancaria.

Cuando los valores registrados en la cuenta de bancos no coinciden con los del extracto que emite el banco, los dos saldos deben conciliarse: llegar a un valor común identificando las causas de la diferencia.

Supongamos que la contabilidad dice que en bancos debe haber $10.000.000 y el extracto certifica un saldo de $9.000.000. Esa diferencia de $1.000.000 debe conciliarse, identificando su origen, que puede ir desde partidas pendientes normales hasta errores de digitación o incluso fraudes.

La conciliación no busca «legalizar» las diferencias: es el mecanismo para identificarlas y explicarlas, y a partir de allí hacer los ajustes y correcciones que correspondan.

Por qué los saldos no coinciden.

La empresa lleva un libro auxiliar de bancos donde registra cada movimiento de la cuenta: giros, consignaciones, notas débito y crédito, anulaciones. El banco lleva su propio registro y envía mensualmente el extracto con el saldo al último día del mes. Por lo general los dos saldos no coinciden, y las causas más comunes son estas:

• Cheques girados por la empresa que el beneficiario aún no ha cobrado.
• Consignaciones registradas en el auxiliar que el banco aún no ha abonado (consignaciones en tránsito).
• Notas débito que el banco cargó a la cuenta y la empresa no ha registrado, como comisiones, cuotas de manejo o chequeras.
• Notas crédito que el banco abonó y la empresa no ha registrado, como intereses reconocidos.
• Errores de la empresa al registrar conceptos o valores en el auxiliar.
• Errores del banco al liquidar determinados conceptos, que son los menos comunes.

Recordemos la lógica de las notas bancarias: la nota débito la emite el banco y es un ingreso para él, es decir, una erogación para la empresa; la nota crédito es un egreso del banco, es decir, un ingreso para la empresa.

Cómo se hace la conciliación bancaria paso a paso.

Lo más cómodo y seguro es partir del saldo del extracto bancario, por ser el documento que oficialmente emite el banco, y desde él llegar al saldo en libros con esta estructura:

En los errores, se restan los que disminuyen el auxiliar y se suman los que lo aumentan, de modo que, partiendo del extracto, se llegue exactamente al saldo que figura en el auxiliar.

Ejemplo. Retomemos la diferencia de $1.000.000: extracto en $9.000.000 y libros en $10.000.000. Al revisar partida por partida se encuentra lo siguiente:

Conciliados los saldos, la diferencia queda explicada: $800.000 en cheques que el beneficiario no ha cobrado, $1.650.000 consignados que el banco abonará después del corte y $150.000 en comisiones que la empresa no había registrado.

Ajustes contables tras la conciliación.

Identificadas las partidas, se contabilizan los ajustes, pero no todos: los cheques pendientes de cobro y las consignaciones en tránsito no se ajustan, porque están bien registrados y es el banco el que aún no los refleja; se ajustan las partidas que la empresa no había registrado, como las notas débito y crédito, y los errores propios.

En el ejemplo, el único ajuste es el de las comisiones bancarias no registradas:

Si el error es del banco, algo poco común, se presenta la reclamación, y si el valor es considerable se contabiliza como un derecho a favor de la empresa mientras se resuelve.

Ejemplo de conciliación bancaria en Excel.

Dejamos a su disposición un ejemplo ejemplo de conciliación bancaria en Excel que permite una mejor comprensión del tema y sirve de formato de partida.

Se insiste en que el procedimiento depende de cada caso particular, pues son muchas las situaciones diarias que pueden hacer que los valores del banco y de la empresa no coincidan.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.