Retención en la fuente en la prima de servicios

La prima de servicios soporta retención por ingresos laborales, pero con una particularidad que no tiene ningún otro pago: en el procedimiento 1 se liquida de forma independiente del salario, por disposición expresa del artículo 385 del Estatuto Tributario. En el procedimiento 2, en cambio, se integra a los demás pagos. Esa diferencia puede hacer que un mismo trabajador soporte retención sobre su prima o no la soporte. ¿Cómo se liquida en cada caso?

Por qué la prima se trata distinto.

La razón está en la periodicidad del pago y en el diseño del procedimiento 1.

El procedimiento 1 está pensado para determinar una retención mensual a partir del ingreso de ese mes. La prima, en cambio, es un pago semestral que remunera seis meses de trabajo.

Sumarla al salario del mes en que se paga produciría una base artificialmente alta, y como la tabla es progresiva, una retención desproporcionada.

Por eso la ley la separó: se liquida aparte, con su propia base, y se lleva a la misma tabla de forma independiente.

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La prima en el procedimiento 1.

El artículo 385 del Estatuto Tributario excluye la prima desde su primera línea:

«Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, …»

Pero esa exclusión no significa que la prima no se retenga. El último inciso del mismo artículo lo aclara:

«Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el «valor a retener» es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.»

De modo que la prima sale de la base mensual para entrar en un cálculo propio, y no para quedar exenta.

Conviene advertir que la norma se refiere a la prima mínima legal. Lo que exceda de ella, como una prima extralegal, sigue las reglas ordinarias y se suma a los demás pagos del mes.

Cómo se liquida.

La norma dice que el valor a retener es el que figure frente al intervalo de la tabla, lo que sugiere que no procede depuración alguna.

No es del todo así. Sí puede restarse la renta exenta del 25% del numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, porque como renta exenta no está sujeta a retención.

De acuerdo con nuestro criterio, esa es la única depuración que admite la prima en el procedimiento 1, porque las deducciones del artículo 387 y los aportes obligatorios ya se restaron en la base mensual del salario y no pueden restarse dos veces.

El procedimiento queda entonces en cuatro pasos:

1. Se toma el valor de la prima.
2. Se resta la renta exenta del 25%, verificando que quede cupo dentro del tope anual.
3. El resultado se convierte a UVT y se lleva a la tabla del artículo 383.
4. La retención resultante en UVT se convierte a pesos.

Ejemplo de liquidación.

Supongamos una prima de servicios de $20.000.000 y un trabajador que conserva cupo suficiente de renta exenta.

Conviene tener presente que las cifras en UVT no se aproximan: la aproximación se hace sobre el valor final en pesos.

Y que si la base depurada queda por debajo del primer rango de la tabla, la tarifa es cero y no hay retención sobre la prima.

Puede haber retención sobre el salario y no sobre la prima.

Es la consecuencia más llamativa de la liquidación independiente y conviene explicarla, porque sorprende al trabajador.

Como los dos cálculos son separados, cada uno se evalúa contra la tabla por su cuenta.

Puede ocurrir entonces que el salario del mes supere el umbral y genere retención, mientras la prima queda por debajo y no la genera. O al revés.

Eso no pasa en el procedimiento 2, donde una vez fijado el porcentaje se aplica a la base cualquiera que sea su monto.

La prima en el procedimiento 2.

Aquí no hay liquidación independiente. La prima se incluye dentro del total de los pagos laborales del mes y sobre esa base se aplica el porcentaje fijo del semestre, conforme al artículo 386 del Estatuto Tributario.

Es coherente con el diseño de ese procedimiento: el porcentaje se calculó sobre el promedio de doce meses, que ya incorpora las primas de ese periodo.

Por ejemplo, si el porcentaje fijo es del 19%, se aplica ese 19% a la base del mes, incluida la prima, sin volver a la tabla del artículo 383.

La diferencia entre los dos procedimientos, y cuál conviene según el comportamiento de los ingresos, la desarrollamos en el artículo sobre cuál procedimiento de retención conviene.

Cuadro comparativo.

Reuniendo lo anterior, esta es la diferencia práctica entre los dos procedimientos.

Cuándo se causa la retención.

La retención por ingresos laborales se practica al momento del pago, y la prima se paga en fechas distintas de la nómina.

Si la prima se paga el 20 de junio, ese día se practica la retención correspondiente, sin esperar al pago del salario de fin de mes.

Conviene aclarar que eso no contradice la regla de una sola retención por mes que rige para los demás pagos laborales.

Esa regla opera sobre los pagos que se acumulan en una sola base. La prima, en el procedimiento 1, tiene base propia por disposición legal, de modo que su liquidación separada no es un fraccionamiento, a diferencia de los casos que tratamos en el artículo sobre las vacaciones y la retención en la fuente.

De modo que si en junio se pagan salario, vacaciones y prima, se practican dos retenciones: una sobre la prima y otra sobre el salario y las vacaciones juntos.

En el procedimiento 2 da lo mismo.

Conviene precisarlo porque ahí la discusión pierde objeto.

Como se aplica un porcentaje fijo, el resultado es idéntico se liquide la prima por separado o junto con el salario del mes.

Lo correcto, en todo caso, es causar la retención en el momento del pago, que es lo que la norma dispone.

La prima en la liquidación del contrato.

Cuando el contrato termina se paga la prima proporcional causada, y su tratamiento no cambia.

En el procedimiento 1 se liquida de forma independiente, igual que la prima ordinaria, y no se suma a los salarios ni a las vacaciones pendientes.

Los demás conceptos de la liquidación tienen cada uno su propio tratamiento, que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en la liquidación del contrato de trabajo.

En el salario integral no hay prima.

Conviene mencionarlo porque es una consulta frecuente y la respuesta es tajante.

El salario integral incorpora el factor prestacional, de modo que no existe la prima de servicios como concepto independiente ni, por tanto, una retención sobre ella, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente en el salario integral.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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