¿Honorarios o servicios? Cómo clasificar el pago para retener

Entre la retención por servicios y la de honorarios hay siete puntos de diferencia y una base mínima de por medio, de modo que clasificar mal el pago sale caro. La regla la fijó la Dian en el concepto 060278 del 23 de junio de 2000: hay honorarios cuando en la actividad prima el factor intelectual y servicios cuando no. El problema es que entre los dos extremos existe una franja gris donde la regla no resuelve sola. ¿Cómo se decide en esos casos?

Por qué importa la clasificación.

Antes de entrar en el criterio conviene dimensionar lo que está en juego, porque de ahí se entiende la cautela con la que hay que decidir.

La diferencia no está solo en la tarifa. En servicios hay una base mínima por debajo de la cual no se retiene; en honorarios se retiene desde el primer peso.

Un pago pequeño clasificado como servicio puede no soportar retención, y el mismo pago clasificado como honorario sí la soporta. Esa combinación explica por qué la clasificación se discute con tanta frecuencia.

El criterio: qué prima en la actividad.

La regla es una sola y conviene enunciarla con precisión antes de aplicarla a los casos difíciles.

La Dian la formuló así en el concepto 060278 del 23 de junio de 2000:

«Honorarios. Son los ingresos percibidos en dinero o en especie en desarrollo de una labor en donde el factor intelectual es determinante, y que se ejecute sin subordinación.

Servicios. Son los ingresos que se recibe por la prestación de un servicio, en donde no predomina el ejercicio intelectual. Medir, pesar, colocar y remover materiales, son ejemplos de este concepto.»

De modo que la pregunta no es qué se hizo sino qué predominó al hacerlo: el conocimiento especializado o la ejecución material.

Lo determinante es la actividad, no la persona.

Es el punto donde más se equivoca la práctica contable, porque se asocia honorarios con título profesional.

El concepto no depende de la calidad de quien presta el servicio sino de la naturaleza de lo contratado. Una misma persona puede generar honorarios en un contrato y servicios en otro.

Que un contador trabaje como mensajero no convierte la mensajería en honorario, porque entregar documentos no exige desplegar ninguna capacidad intelectual especial.

Y a la inversa: un técnico sin título profesional puede prestar un servicio altamente especializado que clasifica como honorario, porque la definición no exige profesión.

El título sirve como indicio, no como criterio. Puede orientar cuando el servicio contratado es propio de esa profesión, pero no decide por sí solo.

El ejemplo que aclara la regla.

Conviene un caso concreto, porque la regla abstracta rara vez basta.

Supongamos un contador público con especialización en revisoría fiscal, contratado para llamar a los clientes morosos de la empresa durante ocho horas diarias.

Pese a su formación, el concepto es de servicios: cobrar cartera por teléfono no requiere desplegar conocimiento especializado. Lo que se contrató fue tiempo y gestión, no criterio profesional.

Ahora supongamos al mismo contador contratado para analizar la estructura de costos de la empresa y proyectar sus estados financieros a cinco años. Ahí el concepto es de honorarios, porque lo contratado fue precisamente su criterio.

El servicio técnico especializado.

Es la franja gris de la que hablábamos y donde se concentran casi todas las consultas, porque aparenta ser un servicio manual.

Un mecánico que diagnostica una falla de motor, lo desarma y lo vuelve a armar despliega una actividad que parece puramente manual. Pero no puede realizarla quien no tenga un conocimiento específico, y ese diagnóstico es un ejercicio intelectual.

En ese caso el concepto es de honorarios, aunque no haya título profesional de por medio y aunque el trabajo se haga con las manos.

Distinto es si al mismo mecánico se le contrata solo para cambiar las llantas del vehículo. Ahí no hay diagnóstico ni criterio técnico: hay ejecución.

De acuerdo con nuestro criterio, la pregunta útil en esta franja es si la actividad podría encargarse a cualquier persona con instrucciones. Si la respuesta es sí, hay servicio; si exige criterio propio de quien la ejecuta, hay honorario.

Casos frecuentes.

Estos son los pagos que con más regularidad generan la duda, con el criterio que en nuestra opinión corresponde.

La publicidad merece una precisión: pese a llamarse servicio, la Dian sostiene de forma reiterada que corresponde al concepto de honorarios, materia que desarrollamos en el artículo sobre la retención en el servicio de publicidad.

Capacitaciones y conferencias.

Conviene desarrollarlo porque tiene volumen propio de consultas y la respuesta es más clara de lo que parece.

Quien dicta una capacitación lo hace porque domina la materia, y su labor consiste precisamente en compartir e impartir ese conocimiento.

Es entonces una actividad en la que prima el factor intelectual y el concepto aplicable es el de honorarios, sin que importe la duración del curso ni el título de quien lo dicta.

Distinto es el pago por la logística del evento, el alquiler del salón o el suministro de refrigerios, que son conceptos independientes y se retienen por separado si están discriminados.

Servicios con concepto propio.

Antes de decidir entre honorarios y servicios conviene verificar si el pago tiene un concepto reglamentario específico, porque en ese caso la discusión no se plantea.

Varios servicios tienen tarifa propia que desplaza tanto al concepto de servicios como al de honorarios. Es el caso de los hoteles y restaurantes, las IPS, el transporte, la construcción, el licenciamiento de software y la consultoría.

La consultoría es especialmente relevante aquí, porque intuitivamente se clasificaría como honorario y en realidad tiene cuatro conceptos reglamentarios propios con tarifas distintas, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente por consultoría.

El listado completo de servicios con tarifa propia está en el artículo sobre la retención en la fuente por servicios.

Qué pasa si se clasifica mal.

Las consecuencias son distintas según el sentido del error, y conviene conocerlas antes de decidir en un caso dudoso.

Si se aplicó servicios cuando correspondía honorarios, se retuvo de menos. El agente responde por la diferencia y tendrá que corregir la declaración del periodo, con sanción por corrección e intereses.

Si se aplicó honorarios cuando correspondía servicios, se retuvo de más. El beneficiario puede solicitar el reintegro, según el procedimiento del artículo sobre las retenciones practicadas en exceso.

Cuando la clasificación es genuinamente dudosa cabe invocar la diferencia de criterio del artículo 647 del Estatuto Tributario, que exige una discrepancia razonable sobre el derecho aplicable y no un simple descuido.

De acuerdo con nuestro criterio, en la franja gris conviene aplicar el concepto de honorarios y advertirlo al prestador, por la asimetría del riesgo: retener de más lo recupera el beneficiario en su declaración, mientras que retener de menos lo asume el agente con su propio patrimonio.

Cuando el prestador pide la tabla de rentas de trabajo.

Hay una salida que cambia por completo el problema y que conviene ofrecer cuando el prestador es una persona natural.

Tanto los honorarios como la compensación por servicios personales son rentas de trabajo, de modo que el prestador puede pedir que se le aplique la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario en lugar de cualquiera de los dos conceptos.

Si se acoge a esa tabla, la discusión entre honorarios y servicios deja de importar, porque el concepto aplicable ya no es ninguno de los dos.

Los requisitos y el efecto los desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente a trabajadores independientes.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.