Cuando una factura incluye varios conceptos sujetos a tarifas de retención en la fuente distintas, se aplica a cada uno la tarifa y la base que le corresponden, siempre que estén debidamente discriminados. Si la factura es global y no permite identificarlos, hay que determinar el concepto que prima y aplicar una sola tarifa. ¿Cómo se decide cuál prima?
Cada concepto de retención es independiente.
Es parte del trabajo diario encontrarse con facturas que relacionan más de un concepto de retención y no saber cuál aplicar, como cuando en un mismo documento aparecen una compra y un servicio.
Cuando cada concepto se puede identificar sin problema, se aplica a cada uno la tarifa que por norma le corresponde. No hay que escoger entre ellos ni buscar un concepto único.
Y hoy eso es lo habitual: la factura electrónica exige detallar cada ítem con su descripción específica, de modo que los conceptos suelen quedar separados y el problema no llega a plantearse.
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La base mínima también se verifica por concepto.
Esta es la consecuencia práctica que más se pasa por alto y conviene subrayarla.
La base mínima sujeta a retención se evalúa respecto de cada concepto por separado, no sobre el total de la factura. Puede ocurrir entonces que un concepto supere su base y otro no, caso en el cual se retiene sobre el primero y no sobre el segundo, aunque el valor total de la factura sea alto.
Cosa distinta es que el agente pueda retener aunque no se supere la base, facultad que la norma le reconoce en servicios y en otros ingresos y que explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente a pagos que no superan la base. Una cosa es poder retener y otra estar obligado a hacerlo.
Ejemplo con conceptos discriminados.
Supongamos una factura por la compra de elementos de ferretería por $5.000.000 más el servicio de instalación por $500.000.
Hay dos conceptos claramente definidos, compras y servicios, cada uno con su valor. En consecuencia, se aplica a cada uno su propia tarifa, verificando por separado si cada valor alcanza la base mínima de su concepto.
Cuando los conceptos no se pueden identificar.
El problema surge cuando la factura es global y no discrimina ni los conceptos ni sus valores.
Siguiendo el ejemplo anterior, si la factura se expide por $5.500.000 «por compra de materiales de ferretería y su instalación», no es posible aplicar dos conceptos, porque no se sabe cuánto corresponde a cada uno.
En ese caso hay que identificar el concepto que predomina en la operación y aplicar una sola base y una sola tarifa, la del concepto predominante, criterio que la Dian sostiene desde hace décadas.
Cómo se determina el concepto que prima.
El punto de referencia es el objeto o la finalidad de lo contratado, no el valor de cada componente ni la denominación que se le haya dado.
En el ejemplo de la ferretería no es difícil concluir que prima la compra, porque lo contratado fue la adquisición de un material que incluía la instalación como accesorio.
En cambio, si lo facturado es el mantenimiento de un vehículo y para ello fue necesario cambiar un repuesto de menor valor, lo que prima es el servicio, porque lo pactado fue un mantenimiento y no la compra del repuesto.
La comparación lo aclara:
| Lo contratado | Concepto que prima |
|---|---|
| Compra de un computador con instalación incluida | Compras. |
| Mantenimiento y reparación de un computador, aunque implique cambiar la mitad de las partes | Servicios. |
| Compra de materiales de ferretería con instalación | Compras. |
| Mantenimiento de un vehículo con cambio de un repuesto menor | Servicios. |
Como se puede observar, una misma mezcla de bienes y servicios se resuelve de forma distinta según lo que las partes hayan querido contratar.
Lo sano es discriminar siempre.
De acuerdo con nuestro criterio, la solución del concepto predominante debe ser el último recurso y no la vía ordinaria.
Procurar que cada factura discrimine sus conceptos no solo resuelve la retención: también permite manejar correctamente los costos de venta de los distintos productos y servicios de la empresa.
Si al facturar no se discriminan, no habrá cómo identificar el costo asignable a cada producto y a cada actividad, y la información contable pierde utilidad para tomar decisiones sobre márgenes y precios.
Por lo demás, la facturación electrónica y los documentos equivalentes electrónicos exigen detallar cada ítem de forma que permita individualizar el producto o servicio, de modo que la factura global es hoy la excepción y no la regla.
Y conviene no confundir la discriminación de conceptos con el fraccionamiento de facturas: discriminar es detallar dentro de una misma factura lo que efectivamente se vendió; fraccionar es partir una sola operación en varias facturas para eludir la retención.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué hago si una factura tiene dos conceptos de retención?
Aplicar a cada concepto su propia tarifa y verificar por separado si cada valor alcanza la base mínima que le corresponde, siempre que los conceptos estén discriminados en la factura.
¿La base mínima se mira sobre el total de la factura?
No, se verifica por cada concepto. Puede darse el caso de que un concepto supere su base y otro no, y entonces se retiene solo sobre el primero, aunque el total de la factura sea alto.
¿Y si la factura no discrimina los conceptos?
Se debe identificar el concepto que predomina según el objeto de lo contratado, y aplicar una sola base y una sola tarifa, la de ese concepto.
¿Cómo sé cuál concepto prima?
Mirando qué fue lo contratado. Si se compró un bien que incluía un servicio accesorio, prima la compra. Si se contrató un servicio que requirió cambiar partes, prima el servicio.
¿Si ningún concepto supera la base debo retener?
No está obligado. Otra cosa es que opte por hacerlo, lo cual la norma le permite en servicios y en otros ingresos por razones de manejo administrativo.
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