Sobre qué valor se verifica la base mínima de retención

La base mínima sujeta a retención se verifica por cada concepto y por cada operación, nunca sobre el total de la factura ni sobre la suma de varias facturas, aunque sean del mismo proveedor y del mismo día. Sobre esa regla se montan tres dudas que suelen mezclarse: qué hacer cuando una factura trae varios conceptos, si se pueden acumular operaciones para alcanzar la base y si el agente puede retener aunque no se supere. ¿Cómo se resuelven?

Cada concepto de retención es independiente.

Es frecuente encontrarse con facturas que relacionan más de un concepto de retención, como cuando en un mismo documento aparecen una compra y un servicio.

Cuando cada concepto se puede identificar sin problema, se aplica a cada uno la tarifa que por norma le corresponde. No hay que escoger entre ellos ni buscar un concepto único.

Y hoy eso es lo habitual: la factura electrónica exige detallar cada ítem con su descripción específica, de modo que los conceptos suelen quedar separados y el problema no llega a plantearse.

• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Guía Laboral 2026

La base mínima también se verifica por concepto.

Esta es la consecuencia práctica que más se pasa por alto y conviene subrayarla.

La base mínima se evalúa respecto de cada concepto por separado, no sobre el total de la factura. Puede ocurrir entonces que un concepto supere su base y otro no, caso en el cual se retiene sobre el primero y no sobre el segundo, aunque el valor total de la factura sea alto.

Supongamos una factura por compra de elementos de ferretería por $5.000.000 más el servicio de instalación por $400.000. Hay dos conceptos definidos, cada uno con su valor, y a cada uno se le verifica su propia base y se le aplica su propia tarifa.

Si el servicio de instalación no alcanzara su base mínima, no se retendría sobre él, pese a que la factura suma $5.400.000.

Cuando los conceptos no se pueden identificar.

El problema surge cuando la factura es global y no discrimina ni los conceptos ni sus valores.

Siguiendo el ejemplo anterior, si la factura se expide por $5.400.000 «por compra de materiales de ferretería y su instalación», no es posible aplicar dos conceptos, porque no se sabe cuánto corresponde a cada uno.

En ese caso hay que identificar el concepto que predomina en la operación y aplicar una sola base y una sola tarifa, la del concepto predominante, criterio que la Dian sostiene desde hace décadas.

Cómo se determina el concepto que prima.

El punto de referencia es el objeto o la finalidad de lo contratado, no el valor de cada componente ni la denominación que se le haya dado.

En el ejemplo de la ferretería no es difícil concluir que prima la compra, porque lo contratado fue la adquisición de un material que incluía la instalación como accesoria.

En cambio, si lo facturado es el mantenimiento de un vehículo y para ello fue necesario cambiar un repuesto de menor valor, lo que prima es el servicio, porque lo pactado fue un mantenimiento y no la compra del repuesto.

Como se puede observar, una misma mezcla de bienes y servicios se resuelve de forma distinta según lo que las partes hayan querido contratar.

Las operaciones no se acumulan para alcanzar la base.

Es una de las creencias más extendidas de la práctica contable y no tiene respaldo normativo. Conviene desmontarla con cuidado, porque el propio origen de la confusión es doctrinal.

El concepto de la Dian 66945 del 26 de agosto de 1998 estableció que cuando se efectúan varias operaciones entre un mismo vendedor y un mismo comprador se toma el valor de todas las de una misma fecha y, si alcanzan el mínimo, se practica retención sobre el total.

Ese criterio quedó expresamente desvirtuado en materia de IVA y carece de sustento en renta, como se explica a continuación.

En la retención de IVA la norma lo prohíbe.

El artículo 1.3.2.1.13 del decreto 1625 de 2016 es expreso:

«Para efectos de determinar la procedencia de la retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas a que se refiere el artículo 1.3.2.1.12 del presente Decreto, respecto del monto mínimo de los pagos o abonos en cuenta por concepto de prestación de servicios o compra de bienes gravados, se tendrán en cuenta las operaciones individualmente consideradas, sin que proceda la acumulación de operaciones, aún en el evento en que un mismo comprador realice varias compras a un mismo vendedor en una misma fecha.»

La norma no admite lectura distinta: en reteiva las operaciones se consideran una a una, aunque sean del mismo comprador, del mismo vendedor y del mismo día.

En la retención de renta no existe norma que lo exija.

Tras la modificación del decreto 782 de 1996 no quedó ninguna disposición que obligue a sumar operaciones con un mismo proveedor para determinar la base mínima.

Y hay una razón de fondo que hace inviable la acumulación: la retención se practica con el pago o con el abono en cuenta, lo que ocurra primero.

Cuando se causa la primera factura y no alcanza la base, no hay obligación de retener en ese momento. Esa operación queda causada y perfeccionada, y no puede afectarse después con una factura posterior que tendrá su propio tratamiento.

Esperar a fin de día o a fin de mes para acumular supondría dejar operaciones ya causadas sin retención a la espera de un resultado futuro, lo que contradice la regla del pago o abono en cuenta.

Existe además un argumento práctico decisivo: el agente de retención no puede saber si ese proveedor volverá a facturarle. Si el cliente compra una vez y no regresa, la retención tendría que haberse practicado al causar esa operación.

La única excepción: el café pergamino.

El parágrafo del artículo 1.2.4.6.8 del decreto 1625 de 2016 sí permite totalizar, pero solo para un producto:

«Para efectos de establecer la cuantía del pago o abono en cuenta no sujeto a retención en la fuente de conformidad con lo dispuesto en el presente artículo, se tomará la sumatoria de todos los valores correspondientes a operaciones realizadas en una misma fecha entre un mismo vendedor y un mismo comprador por concepto de compras de café pergamino o cereza.»

Es una excepción taxativa que no se puede extender por analogía a ningún otro concepto. Que la norma haya tenido que decirlo expresamente para el café confirma que la regla general es la contraria.

Qué se entiende por «una misma fecha».

Conviene precisarlo para quienes insisten en acumular, porque el error más común no es acumular sino acumular mal.

Una fecha es un día determinado, con su mes y su año. No es un periodo. El 11 de octubre de 2026 es una fecha; octubre de 2026 es un mes.

Muchos contribuyentes suman las operaciones de todo un mes con un mismo proveedor y retienen sobre ese total. Eso no tiene respaldo ni siquiera en la doctrina que permitía la acumulación, que se refería a operaciones de un mismo día.

El pago de pasivos no está sujeto a retención.

De lo anterior se desprende una consecuencia que resuelve el caso más frecuente: varias facturas causadas sin retención que se pagan juntas después.

Si al causar cada factura no había obligación de retener, lo que quedó fue un pasivo. Y el pago de pasivos está exceptuado de retención por el literal b) del artículo 5 del decreto 1512 de 1985, junto con el otorgamiento de préstamos y el reembolso de capital.

La lógica es coherente: si al momento del abono en cuenta no existía la obligación de retener, no puede surgir después, al pagar lo que ya se había causado.

El agente puede retener aunque no se supere la base.

Es la otra cara del asunto y conviene no confundirla con lo anterior: una cosa es que el agente pueda retener y otra que deba hacerlo.

La facultad está expresamente reconocida en el artículo 1.2.4.6 del decreto 1625 de 2016, que recoge el artículo 2 del decreto 2509 de 1985:

«Manejo administrativo de las retenciones. Con el fin de facilitar el manejo administrativo de las retenciones, los retenedores podrán optar por efectuar retenciones sobre pagos o abonos cuyas cuantías sean inferiores a las cuantías mínimas establecidas en los artículos 1.2.4.4.1 y 1.2.4.9.1 de este decreto.»

La finalidad de la norma es práctica: evitarle al agente el trabajo de verificar en cada pago si se supera la base, permitiéndole retener siempre y aplicar un procedimiento uniforme.

Sobre cuáles conceptos procede esa facultad.

La facultad no es general: la norma remite a dos artículos concretos, y solo respecto de los conceptos que ellos regulan opera la posibilidad de retener por debajo de la base.

Esos dos artículos corresponden a la retención por servicios y a la retención por otros ingresos tributarios, que es el concepto bajo el cual se practica la retención en las compras.

En los demás conceptos no cabe retener sobre bases que no superen el tope respectivo, porque la autorización está circunscrita a los dos artículos que la norma cita.

El retenido no puede reclamar la devolución.

Esta es la consecuencia que más consultas genera y la respuesta es clara.

Como el agente está legalmente facultado para retener sobre pagos inferiores a la base, esas retenciones no son indebidas. Y si no son indebidas, no hay lugar a reclamar su devolución, tema que se rige por reglas distintas y que desarrollamos en el artículo sobre la devolución de retenciones practicadas en exceso o indebidas.

Además, el perjuicio para el retenido es menor de lo que suele creerse: la retención no es un impuesto sino su recaudo anticipado, de modo que quien declara renta la descuenta del impuesto a cargo y, si le resulta un exceso, lo recupera como saldo a favor.

Distinto es el caso de quien no declara renta, para quien la retención sí es definitiva. Pero eso no convierte en indebida una retención que la norma autoriza.

Conviene informarlo al proveedor.

De acuerdo con nuestro criterio, cuando el agente adopte la política de retener siempre, lo prudente es advertirlo a sus proveedores, sobre todo a los pequeños.

No porque la norma lo exija, sino porque evita reclamaciones y discusiones que consumen tiempo de ambas partes, y porque el proveedor necesita saberlo para proyectar su flujo de caja.

No confundir con el fraccionamiento de facturas.

Conviene cerrar distinguiendo tres figuras que se parecen y que tienen consecuencias muy distintas.

• Discriminar es detallar dentro de una misma factura los distintos conceptos que efectivamente se vendieron. Es lo correcto y lo que la facturación electrónica exige.
• Acumular es sumar varias facturas para alcanzar la base. No procede, salvo en café pergamino.
• Fraccionar es partir una sola operación en varias facturas para que ninguna alcance la base y así eludir la retención. Es una maniobra irregular, con consecuencias severas para el comprador, que desarrollamos en el artículo sobre fraccionar facturas para no practicar retención en la fuente.

La diferencia entre acumular y fraccionar es importante: la primera es un error de procedimiento que suele perjudicar al proveedor, y la segunda es una conducta dirigida a eludir una obligación legal que expone al comprador al rechazo de sus costos.

De acuerdo con nuestro criterio, la regla práctica es sencilla: si hubo una sola negociación, una sola factura, con sus conceptos discriminados, y sobre cada concepto su propia base y su propia tarifa.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Liquidador de intereses propiedad horizontal
• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales