Modelo de acta de descargos laborales

El acta de descargos es el documento en que se consigna lo que ocurrió en la diligencia: los cargos que el empleador imputa, las respuestas del trabajador y las pruebas que se aportaron. Es la prueba de que se garantizó el derecho de defensa que exige el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, y sin ella el empleador queda sin cómo acreditar que cumplió el procedimiento. A continuación dejamos un modelo y las advertencias para adaptarlo.

Para qué sirve el acta de descargos.

El acta documenta la diligencia. Recoge el desarrollo de la reunión, los hechos imputados, las explicaciones y aceptaciones del trabajador y las pruebas que cada parte aportó.

Su importancia es probatoria: es el documento con el que el empleador acredita que oyó al trabajador antes de sancionarlo. Si el proceso termina en suspensión, en multa o en despido, el acta será la primera prueba que se pida en juicio. Lo que ocurre en la diligencia y las garantías que hoy exige la ley las desarrollamos en descargos laborales: qué son y cómo funciona la diligencia.

La reforma laboral agregó una exigencia que afecta directamente al acta: si los descargos se rinden verbalmente, debe levantarse un acta que transcriba lo que el trabajador dijo. Ya no basta con un resumen de quien dirige la diligencia.

Qué debe contener.

Un acta útil, en términos probatorios, debe recoger por lo menos estos elementos:

Lugar, fecha y hora de inicio, y quiénes intervienen con su calidad.

1. La advertencia al trabajador sobre su derecho a no declarar contra sí mismo y a responder o no responder.
2. La indicación de que puede estar acompañado, y de quién lo acompaña si es el caso.
3. Los cargos imputados, con los hechos concretos que los sustentan.
4. Las pruebas trasladadas al trabajador y las que él aporte.
5. Las preguntas formuladas y las respuestas, transcritas y no resumidas.
6. El espacio para aclaraciones, ampliaciones u observaciones finales del trabajador.
7. La hora de terminación y las firmas, o la constancia de la negativa a firmar.

De acuerdo con nuestro criterio, el punto 5 es el que más conviene cuidar hoy: dejar constancia expresa de qué pruebas se le trasladaron al trabajador es lo que acredita el cumplimiento de la exigencia más novedosa del artículo 115.

Modelo de acta de descargos.

A continuación dejamos un modelo que debe adaptarse a cada caso. El texto base fue suministrado por el abogado Fernando Calderón Olaya.

Puede descargar el modelo en Word para adaptarlo.

Advertencias para adaptar el modelo.

Cuatro puntos que conviene revisar antes de usarlo:

• Los hechos deben ser concretos. Fecha, lugar y circunstancias. Un cargo redactado en términos generales impide la defensa y compromete el proceso.
• Relacione las pruebas trasladadas. La ley exige entregarle al trabajador todas las que sustentan los hechos, y el acta debe dejar constancia de cuáles fueron.
• Transcriba, no resuma. La norma exige que el acta recoja lo que el trabajador dijo, de modo que las respuestas deben quedar en sus propias palabras.
• La citación es un documento distinto. El acta documenta la diligencia; la citación la convoca, debe ser previa y conceder un término no inferior a cinco días.

Qué hacer si el trabajador no firma.

La negativa a firmar no invalida la diligencia ni impide continuar el proceso. Lo que debe hacerse es dejar constancia en el acta, con la firma de dos testigos que den fe de la negativa.

Y conviene precisar algo que el trabajador suele ignorar: firmar el acta no equivale a aceptar los cargos. Acredita que la diligencia ocurrió y que estuvo presente. Si no está de acuerdo con lo consignado, puede firmar dejando por escrito su desacuerdo, que es preferible a no firmar.

Qué sigue después del acta.

El acta es el insumo con el que el empleador decide. Con base en ella debe proferir un pronunciamiento motivado que identifique las causas de la decisión, y contra esa decisión el trabajador puede impugnar, conforme al procedimiento para imponer sanciones disciplinarias.

Si el empleador sancionó sin haber surtido la diligencia, la sanción no produce efecto alguno, y el trabajador puede reclamar ante el empleador, ante el inspector del trabajo o mediante demanda laboral.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.