Qué pasa si no se afilia al trabajador a la seguridad social

El empleador que no afilia a su trabajador al sistema de seguridad social termina pagando de su propio bolsillo todo lo que debían cubrir la EPS, la ARL y el fondo de pensiones, y además queda expuesto a las multas del Ministerio del Trabajo y a las sanciones de la UGPP, porque el artículo 22 de la ley 100 de 1993 pone esa obligación en cabeza suya y solo en cabeza suya. ¿Hasta dónde llega esa responsabilidad, y qué puede hacer el trabajador que nunca fue afiliado?

Obligación de afiliar al trabajador a la seguridad social.

El empleador tiene la obligación de afiliar al trabajador al sistema de seguridad social, pues es un derecho del trabajador que debe ser garantizado por quien lo contrata.

La afiliación a seguridad social es uno de los derechos irrenunciables del trabajador, de manera que ningún acuerdo entre las partes puede eliminarla, ni siquiera si el propio trabajador pide que no lo afilien para recibir más dinero en efectivo.

Quien contrate a un trabajador asume la obligación de afiliarlo desde el primer día y, por supuesto, de pagar las cotizaciones respectivas, así lo señala el artículo 22 de la ley 100 de 1993:

«El empleador será responsable del pago de su aporte y del aporte de los trabajadores a su servicio.»

Esa obligación no depende del tipo de contrato ni de su duración. Aplica en el contrato a término indefinido, a término fijo, por obra o labor, verbal, por días y en el servicio doméstico, y aplica aunque el trabajador ya esté afiliado al Sisbén o figure como beneficiario de un familiar.

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Desde cuándo se debe afiliar al trabajador.

No existe un plazo de gracia. La afiliación debe estar hecha antes de que el trabajador empiece a laborar, y no días o semanas después, como equivocadamente se cree.

En riesgos laborales la regla es todavía más estricta, porque el literal k) del artículo 4 del decreto ley 1295 de 1994 dispone que la cobertura del sistema se inicia desde el día calendario siguiente al de la afiliación; en consecuencia, hay que afiliar a más tardar el día anterior al inicio de labores.

En salud y pensiones el empleador debe afiliar y además reportar la novedad de ingreso en la PILA, y mientras esa novedad no se registre, es él quien responde por lo que ocurra.

Como se puede observar, el margen es nulo: el día en que el trabajador entra a laborar ya debe estar cubierto, y por eso lo recomendable es no asignarle funciones hasta tanto la afiliación esté en firme.

Qué pasa si el empleador no afilia al trabajador a la seguridad social.

El sistema de seguridad social opera como un sistema de aseguramiento, donde se aseguran los riesgos de enfermedad, accidentes, vejez e invalidez del trabajador.

De manera que, cuando el empleador afilia a sus trabajadores y paga las cotizaciones debidas, está asegurando ese riesgo en el que incurre al contratar, y si ese riesgo se materializa, el sistema asume todos los costos.

Pero si el empleador no afilia al trabajador, no está asegurando ese riesgo, y en caso de cualquier eventualidad le corresponde asumir todos los gastos derivados del accidente, la enfermedad, la invalidez o la muerte.

Y recuérdese que el sistema no solo asegura al trabajador, sino a su núcleo familiar. Si el empleador no afilia a su empleado, debe responder también por la salud de la familia de este en caso de que alguno se enferme.

Una enfermedad o un accidente pueden costar mucho dinero, dinero que tendrá que pagar el empleador que no afilió. En resumen, todo lo que hubiera pagado la EPS, la ARL o el fondo de pensiones lo debe pagar el empleador incumplido.

Prestaciones económicas a cargo del empleador que no afilia.

Cuando una persona está afiliada, las entidades del sistema pagan una serie de prestaciones económicas que debe asumir directamente el empleador si no hizo la afiliación.

Entre esas prestaciones tenemos:

• Incapacidades laborales.
• Licencia de maternidad.
• Licencia de paternidad.
• Pensión de invalidez.

Así lo deja claro el último inciso del artículo 2.1.6.2 del decreto 780 de 2016:

«Serán de cargo del empleador las prestaciones económicas y los servicios de salud a que tenga derecho el trabajador dependiente y su núcleo familiar durante el tiempo que transcurra entre la vinculación laboral y el registro de la novedad.»

Una vez vinculado el trabajador, el empleador responde por todo hasta tanto no se registre en el sistema la novedad de ingreso, y eso solo se puede hacer si previamente se afilió al trabajador.

Responsabilidad del empleador frente a los riesgos laborales.

Cuando el trabajador no fue afiliado a la ARL y sufre un accidente de trabajo o una enfermedad laboral, la administradora no responde, sencillamente porque el riesgo nunca se le trasladó.

El literal e) del artículo 4 del decreto ley 1295 de 1994 lo dice sin rodeos:

«El empleador que no afilie a sus trabajadores al Sistema General de Riesgos Profesionales, además de las sanciones legales, será responsable de las prestaciones que se otorgan en este decreto.»

Eso significa que el empleador debe asumir en su totalidad las prestaciones asistenciales (atención médica y quirúrgica, medicamentos, rehabilitación, prótesis, traslados) y las prestaciones económicas (subsidio por incapacidad temporal, indemnización por incapacidad permanente parcial, pensión de invalidez, pensión de sobrevivientes y auxilio funerario) previstas en ese decreto y en la ley 776 de 2002.

Por lo anterior, la respuesta a la pregunta de qué ocurre si el empleador no afilió al trabajador a riesgos laborales es una sola: paga él, no la ARL.

Consecuencias pensionales de la falta de afiliación.

En salud el problema se resuelve pagando la atención del momento, pero en pensiones la omisión persigue al empleador durante toda la vida laboral del trabajador, e incluso después.

El cálculo actuarial por el tiempo no afiliado.

El trabajador no pierde las semanas que no le cotizaron, porque la ley permite computarlas. Así lo señala el literal d) del parágrafo 1 del artículo 33 de la ley 100 de 1993, modificado por el artículo 9 de la ley 797 de 2003:

«d) El tiempo de servicios como trabajadores vinculados con aquellos empleadores que por omisión no hubieren afiliado al trabajador.»

Ahora bien, ese cómputo no es gratis: la misma norma exige que el empleador traslade a la administradora, con base en el cálculo actuarial, la suma correspondiente, representada en un bono o título pensional, figura reglamentada por el decreto 1887 de 1994 y compilada en el decreto 1833 de 2016.

En la práctica es como una afiliación y un pago de aportes retroactivos, que puede resultar en extremo costoso, porque el valor se calcula a precios de hoy y no a los del año en que se dejó de cotizar.

En este artículo ampliamos el tema: Cálculo actuarial y Qué pasa con los aportes a pensión que el empleador no paga.

La pensión sanción.

Cuando la omisión se prolonga en el tiempo y el trabajador es despedido sin justa causa, el empleador puede terminar pagando directamente la pensión, figura que el artículo 133 de la ley 100 de 1993 denomina pensión sanción.

Los requisitos, en lo esencial, son tres: que el trabajador no haya sido afiliado al sistema de pensiones por omisión del empleador, que haya laborado diez años o más para ese mismo empleador y que haya sido despedido sin justa causa.

La pensión se paga desde la edad que señala esa norma, que varía según el tiempo laborado y que fue incrementada en dos años a partir del 1° de enero de 2014. Los detalles del cálculo y de la edad los desarrollamos en Pensión sanción – Requisitos y causación.

Los aportes a pensión no prescriben.

Muchos empleadores creen que después de tres años la deuda desaparece, y no es así. Las acreencias laborales prescriben en tres años, pero las cotizaciones a pensión no prescriben, de modo que el trabajador puede reclamar el cálculo actuarial por periodos muy antiguos.

De hecho, la obligación de afiliar y cotizar es anterior a la ley 100 de 1993, pues venía por lo menos desde la ley 90 de 1946, y la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha concluido que las obligaciones pensionales subsisten aun cuando en su momento no hubiera cobertura del entonces Instituto de Seguros Sociales en el municipio.

La empleada del servicio doméstico no afiliada a la seguridad social.

El servicio doméstico nunca ha estado exceptuado de la seguridad social, aunque durante años se haya manejado como si lo estuviera. Quien contrata a una empleada doméstica, a un mayordomo, a un jardinero, a una niñera o a un conductor del hogar es un empleador para todos los efectos.

El decreto 0993 de 2026 del Ministerio del Trabajo, que adicionó un capítulo al decreto 1072 de 2015 para desarrollar el artículo 33 de la ley 2466 de 2025, reiteró la afiliación obligatoria a salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación familiar, incluso para quienes trabajan por días o a tiempo parcial, caso en el cual procede la cotización por semanas.

Sobre cómo se liquidan y pagan esos aportes puede consultar Seguridad social en el servicio doméstico y Seguridad social en trabajadores contratados por días.

Pensión sanción a la empleada del servicio doméstico.

Una de las posibles consecuencias de no afiliar a la seguridad social a la empleada del servicio doméstico es tener que pagarle la pensión, en este caso, la pensión sanción.

Los requisitos son los mismos que ya vimos: que la empleada haya laborado más de diez años, que haya sido despedida sin justa causa y que no haya sido afiliada a un fondo de pensiones. La pensión se pagará cuando cumpla la edad indicada por el artículo 133 de la ley 100 de 1993, que depende de los años que llevaba trabajando.

Cálculo actuarial cuando no procede la pensión sanción.

Si la pensión sanción no es posible porque no se cumplen sus requisitos, como el tiempo laborado, o porque la empleada fue despedida por justa causa, el empleador será condenado a pagar el respectivo cálculo actuarial por el tiempo que no estuvo afiliada.

Así lo dispuso la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, en decisión de instancia dentro de la sentencia SL1247-2020:

«Se retoma lo expuesto en sede extraordinaria para concluir que el a quo se equivocó al imponer condena al pago de la pensión sanción en cabeza de los demandados, por cuanto no se reúnen los supuestos previstos en el artículo 133 de la Ley 100 de 1993, respecto de los servicios ejecutados a órdenes de cada empleador, por lo que se revocará la condena en ese sentido. En su lugar, amén de la demostración de los contratos de trabajo y de sus extremos temporales, sin afiliación al sistema de seguridad social en pensiones, se impondrá a los demandados el pago del cálculo actuarial con destino al fondo de pensiones que indique la demandante (…).»

Esto equivale a que el empleador deba afiliar a la empleada del servicio doméstico y pagar el cálculo actuarial por todo el tiempo que no estuvo afiliada, con la particularidad de que, si hubo varios empleadores, cada uno responde por el periodo que le corresponde.

Sanciones y multas para el empleador que no afilia.

Además de tener que asumir las prestaciones, el empleador queda expuesto a sanciones de dos entidades distintas, que actúan de forma independiente.

Sanciones de la UGPP.

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales fiscaliza los aportes y sanciona tanto la omisión en la afiliación como la mora en el pago. El numeral 1 del artículo 179 de la ley 1607 de 2012, modificado por el artículo 314 de la ley 1819 de 2016, señala:

«Al aportante a quien la UGPP le haya notificado requerimiento para declarar y/o corregir, por conductas de omisión o mora se le propondrá una sanción por no declarar equivalente al 5% del valor dejado de liquidar y pagar por cada mes o fracción de mes de retardo, sin que exceda el 100% del valor del aporte a cargo, y sin perjuicio de los intereses moratorios a que haya lugar.»

Conviene subrayar un punto que le sirve al empleador que quiere ponerse al día: si corrige y paga antes de que la UGPP le notifique el requerimiento de información, no hay sanción, y solo se pagan los aportes y los intereses de mora. El detalle de todas las sanciones lo encuentra en Sanciones que impone la UGPP.

Multas del Ministerio del Trabajo.

El Ministerio del Trabajo, por medio de sus inspectores, sanciona el incumplimiento de las normas laborales, y la falta de afiliación a la seguridad social lo es. El numeral 2 del artículo 486 del código sustantivo del trabajo, modificado por el artículo 7 de la ley 1610 de 2013, faculta a esos funcionarios para imponer multas de 1 a 5.000 salarios mínimos mensuales, según la gravedad de la infracción y mientras esta subsista.

Tratándose puntualmente de riesgos laborales, el numeral 1 del literal a) del artículo 91 del decreto ley 1295 de 1994 prevé multas sucesivas mensuales de hasta 500 salarios mínimos por la no afiliación y el no pago de dos o más periodos de cotizaciones.

Y si el accidente causa la muerte del trabajador, el artículo 13 de la ley 1562 de 2012 dispone que la multa no será inferior a 20 ni superior a 1.000 salarios mínimos mensuales, sin contar la posible suspensión de actividades o el cierre del establecimiento.

Qué puede hacer el trabajador que no fue afiliado.

Es claro que el empleador debe afiliar al trabajador y responder por todo lo que ocurra mientras no lo haga. El punto es cómo lograr que efectivamente responda, y ese es el verdadero desafío.

Estos son los pasos que recomendamos seguir, en ese orden:

1. Verifique su afiliación. Consulte en la ADRES y en su historia laboral si aparece afiliado y con qué empleador. Le explicamos cómo hacerlo en Cómo saber si pagaron mi seguridad social.
2. Pida la afiliación por escrito. Una carta radicada, con copia firmada, es la prueba de que usted lo solicitó y de que el empleador lo sabía.
3. Denuncie ante el Ministerio del Trabajo y ante la UGPP. La denuncia es gratuita y puede presentarse incluso estando vigente el contrato.
4. Demande ante el juez laboral. Es el único camino para obtener una condena que obligue al empleador a pagar.

Sobre las gestiones frente al empleador puede consultar además Qué hacer si el empleador no paga la seguridad social.

Demanda laboral por la no afiliación a la seguridad social.

La demanda se presenta ante el juez laboral del circuito, o ante el juez municipal de pequeñas causas laborales cuando la cuantía es menor, mediante un proceso ordinario laboral.

En esa demanda se suele pedir, según el caso:

• Que se declare la existencia del contrato de trabajo y sus fechas de inicio y terminación.
• Que se condene al empleador a pagar el cálculo actuarial al fondo de pensiones que indique el trabajador.
• Que se condene al pago de la pensión sanción, cuando se cumplan sus requisitos.
• Que se condene al pago de las prestaciones económicas y los gastos médicos asumidos por el trabajador.

Téngase presente que las acreencias laborales prescriben en tres años, contados desde que la obligación se hizo exigible, pero, como ya señalamos, los aportes a pensión no corren esa suerte.

Cuando se trata de empleadores informales la tarea es difícil, pues muchos no tienen bienes a su nombre para responder y el trabajador termina con una sentencia imposible de ejecutar. Aun así, de acuerdo con nuestro criterio el proceso se debe iniciar, y sobre todo la denuncia, porque si nadie denuncia ni demanda el empleador seguirá afectando a más trabajadores.

Modelo de carta para solicitar la afiliación a la seguridad social.

Este es un modelo sencillo que el trabajador puede radicar ante su empleador, en dos copias, para dejar constancia de la solicitud:

Si el empleador se niega a recibirla, puede enviarla por correo certificado o por correo electrónico, conservando siempre la prueba del envío.

Qué pasa cuando hay mora en el pago de aportes a seguridad social.

Una cosa es que el empleador no afilie al trabajador y otra muy distinta es que lo afilie y luego no pague las cotizaciones correspondientes.

En este segundo caso el trabajador resulta menos afectado, porque la responsabilidad por la mora la comparten el empleador y las entidades de seguridad social, lo que significa que ni uno ni otras pueden trasladarle a él las consecuencias.

El empleador tiene la obligación de pagar y la EPS o el fondo tienen la obligación de cobrar, y si ninguno hace su trabajo, el perjudicado no puede ser el trabajador ni su núcleo familiar.

Es algo que la Corte Suprema de Justicia dejó claro en la sentencia del 25 de enero de 2011, radicación 37846, con ponencia del magistrado Jorge Mauricio Burgos Ruiz:

«Las administradoras de pensiones y no el afiliado, tienen por ley la capacidad de promover acción judicial para el cobro de las cotizaciones, por lo tanto, no se puede trasladar exclusivamente la responsabilidad de la mora en el pago de las cotizaciones a los empleadores, sino que previamente se debe acreditar que las administradoras hayan adelantado el proceso de gestión de cobro, y si no lo han hecho la consecuencia debe ser el que se les imponga el pago de la prestación.»

Este criterio aplica tanto para las EPS como para las ARL y los fondos de pensiones, de manera que estas entidades le deben responder al trabajador con el pago de las prestaciones de ley, así el empleador no haya pagado las cotizaciones, pues era su obligación cobrarlas, incluso por la vía ejecutiva.

Esto es especialmente relevante en los casos de invalidez o de muerte, donde de la validez de unas pocas semanas depende el reconocimiento de la pensión. En cuanto a incapacidades y licencias, en todo caso le corresponde al empleador pagarlas y luego repetir contra la EPS.

A continuación damos respuesta a las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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