Exámenes médicos de ingreso: cuáles se pueden exigir y quién los paga

Los exámenes médicos de ingreso están regulados por la resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social, que impone tres reglas que casi nunca se cumplen juntas: deben practicarse en función del perfil del cargo, debe realizarlos un médico especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional con licencia vigente, y su costo corre por cuenta del empleador, sin que pueda cobrarse ni solicitarse al aspirante. ¿Qué exámenes se pueden exigir y cuáles están prohibidos?

Qué son los exámenes médicos de ingreso.

Los exámenes médicos de ingreso, llamados con más propiedad preocupacionales o de preingreso, son las evaluaciones que el empleador practica para determinar las condiciones de salud física y mental del aspirante antes de contratarlo.

Su finalidad no es descartar candidatos enfermos, sino establecer si la persona puede desempeñar el cargo sin perjuicio de su salud ni de la de terceros. Así lo define el artículo 4 de la resolución 2346 de 2007:

«EVALUACIONES MÉDICAS PRE-OCUPACIONALES O DE PREINGRESO. Son aquellas que se realizan para determinar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo.»

De esa definición se desprenden las dos obligaciones que gobiernan toda la figura. La primera es del empleador, que debe informar al médico el perfil del cargo, describiendo las tareas y el medio en que se desarrollará la labor. La segunda también es suya: si contrata, debe adaptar las condiciones de trabajo a las recomendaciones del certificado médico.

De acuerdo con nuestro criterio, esa segunda obligación es la más desatendida. Muchas empresas piden el examen, archivan el certificado y nunca aplican las recomendaciones, lo que las deja en una posición difícil el día que el trabajador desarrolla precisamente la condición que el médico advirtió.

El perfil del cargo es lo que define qué se puede examinar.

El empleador no puede pedir exámenes de forma caprichosa. Cada examen debe justificarse en el perfil del cargo, y es ese perfil el que convierte una evaluación legítima en una práctica discriminatoria o al revés.

El médico debe ceñirse al perfil que le comunicaron. Si el aspirante tiene una condición que no interfiere con ese perfil, no puede recomendar la no contratación.

Supongamos que se evalúa a una aspirante para el cargo de secretaria y el médico detecta una lesión en la espalda que le impide levantar objetos pesados. Como el cargo no exige levantar peso, esa lesión no puede fundamentar un concepto de no aptitud: hacerlo sería discriminatorio.

Por eso remitir el perfil del cargo no es un trámite: es la prueba con la que el empleador demuestra que sus exámenes obedecen a la labor y no a la persona.

Quién puede realizar los exámenes de ingreso.

No cualquier médico. El artículo 9 de la resolución 2346 de 2007 es expreso:

«PERSONAL RESPONSABLE DE REALIZAR LAS EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES. Las evaluaciones médicas ocupacionales deben ser realizadas por médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional, siguiendo los criterios definidos en el programa de salud ocupacional, los sistemas de vigilancia epidemiológica o los sistemas de gestión, así como los parámetros que se determinan en la presente resolución.»

La norma prevé una excepción territorial para los departamentos donde no haya disponibilidad de esos especialistas, certificada por la respectiva secretaría de salud, caso en el cual pueden realizarlas médicos con mínimo dos años de experiencia en salud ocupacional, previa inscripción ante la secretaría y mientras subsista esa situación.

El parágrafo del mismo artículo impone una obligación que se incumple con frecuencia: el médico evaluador debe entregar al trabajador copia de cada evaluación practicada, dejando constancia de su recibo. El trabajador tiene derecho a conocer su propio resultado.

El empleador paga los exámenes y no puede cobrarlos.

Es la regla más clara de toda la resolución y la que más se incumple. Señala el artículo 11:

«CONTRATACIÓN Y COSTO DE LAS EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES Y DE LAS VALORACIONES COMPLEMENTARIAS. El costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las pruebas o valoraciones complementarias que se requieran, estará a cargo del empleador en su totalidad. En ningún caso, pueden ser cobrados ni solicitados al aspirante o al trabajador.»

La prohibición tiene dos alcances que conviene separar: no se pueden cobrar y tampoco se pueden solicitar. Es decir, el empleador no puede pedirle al candidato que llegue con los exámenes ya hechos, aunque él no cobre nada. Si requiere una resonancia o un examen de laboratorio, debe contratarlo y pagarlo.

El empleador puede contratarlos con instituciones prestadoras de servicios de salud ocupacional, con EPS que cuenten con los especialistas exigidos, o directamente con un médico especialista con licencia vigente.

En la práctica la regla se incumple con frecuencia, porque el aspirante que se niega simplemente no es contratado y no tiene cómo probar la exigencia. La queja ante el Ministerio del Trabajo es la única vía, y conviene conservar el correo o el mensaje en que se le pidieron los exámenes, que es la prueba que normalmente falta.

Exámenes que no se pueden exigir.

Hay exámenes que, por regla general, están prohibidos porque no guardan relación con la capacidad laboral y se prestan para discriminar. Los dos casos típicos son la prueba de embarazo y la prueba de VIH.

La Corte Constitucional fijó la regla y su excepción en la sentencia T-305 de 2020:

«En conclusión, la Corte resalta que los empleadores no pueden solicitar la realización de pruebas de embarazo y/o exámenes de serología a sus trabajadores o aspirantes, salvo que demuestren de manera objetiva que el ejercicio de la labor que se va a encargar resulta claramente incompatible con una determinada enfermedad o representa un riesgo para la madre gestante o su hijo.»

La excepción es estrecha y exige demostración objetiva. No basta con alegar conveniencia: hay que acreditar la incompatibilidad.

La prueba de VIH.

El artículo 35 del decreto 1543 de 1997 prohíbe exigir la prueba de VIH para acceder a un empleo o para permanecer en él, y el trabajador o aspirante tampoco está obligado a informar su condición de seropositivo.

La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia precisó el alcance de esa prohibición, y de los exámenes médicos en general, en la sentencia SL3505-2024:

• Las preguntas irrelevantes para el cargo, en la fase precontractual o durante el contrato, pueden considerarse discriminatorias, y el trabajador no está obligado a responderlas.
• No es obligatorio realizarse ni presentar exámenes médicos que no estén directamente relacionados con el trabajo.
• No informar al empleador sobre una enfermedad no es justa causa de despido, salvo que se demuestre que es incompatible con el trabajo.

Solo cuando el cargo compromete la salud de terceros, como ocurre en ciertas actividades del sector salud, la prueba puede justificarse, y aun entonces debe acreditarse esa incompatibilidad.

La prueba de embarazo.

La resolución 3941 de 1994 del Ministerio del Trabajo prohíbe exigir la prueba de embarazo como requisito para acceder a un empleo, salvo en actividades de alto riesgo para la gestación. Desarrollamos el punto en si se puede contratar a una mujer embarazada.

El ejemplo que sí justifica la excepción es el trabajo en alturas o con exposición a radiaciones o sustancias peligrosas, donde la labor pone en riesgo a la gestante y a su hijo.

El empleador no puede exigir la historia clínica del trabajador.

Es la otra cara del mismo principio, y conviene tenerla clara porque muchas empresas la piden como si fuera un documento más del proceso de selección.

La historia clínica es un documento privado sometido a reserva. Así la define el artículo 34 de la ley 23 de 1981:

«La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la Ley.»

La Corte Constitucional ha fundado esa reserva en el derecho a la intimidad, entre otras en la sentencia T-158A de 2008:

«El carácter reservado de la historia clínica, entonces, se funda en la necesidad de proteger el derecho a la intimidad del individuo sobre una información que, en principio, únicamente le concierne a él y que, por tanto, debe ser excluida del ámbito de conocimiento público.»

El artículo 14 de la resolución 1995 de 1999 enumera quiénes pueden acceder a ella: el usuario, el equipo de salud, las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la ley, y las demás personas que determine la ley. El empleador no está en esa lista.

De modo que el empleador no puede exigirla por tres razones concurrentes: no está autorizado por la ley, viola la intimidad del trabajador y abre la puerta a prácticas discriminatorias.

Lo que sí puede hacer es lo que la norma prevé: remitir al trabajador al equipo de salud ocupacional, que sí tiene acceso a la historia clínica pero debe mantener la reserva, y recibir de vuelta un concepto de aptitud con recomendaciones, sin la historia clínica ni un resumen de ella.

La historia clínica ocupacional y su custodia.

La historia clínica ocupacional recoge el informe médico del trabajador y los factores de riesgo a los que estuvo expuesto en cada uno de sus trabajos. En ella se anexan el examen de ingreso, los periódicos y el de retiro.

Muchas empresas la archivan en la hoja de vida del trabajador, y eso es un error: le son aplicables las mismas reglas de reserva de cualquier historia clínica, conforme a la resolución 1995 de 1999.

Su custodia corresponde al médico especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional contratado por la empresa, que es el responsable de garantizar su confidencialidad, según el artículo 17 de la resolución 1918 de 2009.

En consecuencia, el empleador no puede conservar la historia clínica ocupacional de sus trabajadores: solo puede tener el certificado en que conste que la valoración se realizó y las recomendaciones derivadas de ella. El trabajador es el único facultado para solicitar copia, y en caso de fallecimiento pueden hacerlo su cónyuge o compañero permanente, sus hijos y las personas autorizadas por la ley.

Para qué sirven realmente los exámenes de ingreso.

Hay dos razones que justifican la práctica, y la segunda suele pesar más de lo que se admite.

La primera es establecer la compatibilidad entre el estado de salud y el cargo, y permitir que el empleador adapte el puesto de trabajo a las condiciones de quien lo ocupará.

La segunda es dejar constancia del estado de salud al momento del ingreso. Si se contrata a una persona con una lesión preexistente y no se documenta, el día que esa lesión se agrave, ni el empleador ni la administradora de riesgos laborales tendrán cómo demostrar que no se originó en el trabajo. El examen de ingreso es, en ese sentido, la línea de base de todo el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.