Sistema de costos por órdenes de producción: cómo funciona y ejemplo

El sistema de costos por órdenes acumula los costos de cada pedido por separado, de modo que al terminarlo se sabe exactamente cuánto costó y cuánto dejó. Es el sistema de las imprentas, las metalmecánicas, las constructoras y los talleres de muebles a la medida: todo negocio donde cada trabajo es distinto del anterior. ¿Cómo se lleva y cómo se calcula el costo de una orden?

Qué es el sistema de costos por órdenes.

Es el sistema en el que los costos se acumulan por orden de producción, también llamada orden de trabajo, lote o pedido. Cada orden es una unidad de costeo independiente: tiene su propia hoja de costos, sus propios consumos y su propio resultado.

El costo unitario se obtiene dividiendo el costo total de la orden entre las unidades que produjo. Si la orden fue de 30 sillas, el costo de cada una es el costo de la orden entre 30.

También se conoce como sistema por órdenes específicas o por órdenes de trabajo. Son el mismo sistema, no variantes distintas.

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Cuándo conviene.

Este sistema funciona cuando se cumplen estas condiciones:

• La producción se hace por pedidos y cada uno tiene especificaciones propias.
• Los productos son identificables entre sí durante todo el proceso.
• El costo de cada trabajo puede rastrearse por separado.
• El precio depende en buena parte del costo de ese trabajo concreto.

Es el caso de imprentas, metalmecánicas, construcción, astilleros, muebles a la medida, confección por lotes y buena parte de las empresas de servicios, donde cada encargo es una orden. Cuando la producción es continua y los productos son iguales entre sí, el sistema adecuado es el de costos por procesos.

La hoja de costos por orden.

Es el documento central del sistema. Se abre al recibir el pedido y se cierra al terminarlo, y en ella se registran los tres elementos del costo a medida que se consumen:

Los dos primeros se asignan directamente, porque se pueden medir. El tercero no, y es donde se decide la calidad del sistema.

La tasa predeterminada de costos indirectos.

Los costos indirectos de fabricación no se conocen hasta el final del periodo, pero la orden termina antes. Por eso se aplican con una tasa calculada por anticipado:

Tasa = costos indirectos presupuestados del periodo ÷ base de aplicación presupuestada.

La base puede ser horas de mano de obra directa, horas máquina o unidades. Si los costos indirectos presupuestados del año son $120.000.000 y se esperan 10.000 horas de mano de obra directa, la tasa es de $12.000 por hora, y cada orden recibe esa cifra multiplicada por sus horas.

Al cierre, los costos indirectos aplicados se comparan con los reales, y la diferencia se ajusta. De acuerdo con nuestro criterio, esa comparación debe hacerse mensualmente y no solo al cierre del año, porque una tasa mal calculada distorsiona el costo de todas las órdenes del periodo.

Ejemplo de una orden de producción.

Supongamos que una fábrica de muebles recibe el pedido de una mesa de conferencias con diez sillas, por $12.000.000, y abre la orden 105.

Durante la fabricación se registran estos consumos:

Materiales como la pintura, el pegamento y los clavos no se cargan por su consumo real sino que entran en los costos indirectos, porque medir cuánto lleva cada mesa cuesta más de lo que aporta.

Ese es el valor del sistema: al cerrar la orden, la empresa sabe que ese trabajo dejó $4.960.000 antes de gastos, y puede comparar ese margen con el de otras órdenes para decidir qué tipo de pedidos le conviene tomar.

Contabilización.

El costo se acumula en la clase 7 del plan único de cuentas y se traslada al inventario de productos en proceso, identificado por orden. Al terminar la orden, el costo pasa a productos terminados y, al entregarla, al costo de ventas.

Cuando la producción se entrega directamente al cliente sin pasar por inventario, el costo va del proceso al costo de venta en el mismo periodo.

Ventajas y limitaciones.

Las ventajas explican por qué sigue siendo el sistema más usado en la producción a pedido:

• Permite conocer la utilidad o la pérdida de cada trabajo por separado.
• Facilita cotizar pedidos futuros con base en órdenes similares ya ejecutadas.
• Permite controlar los consumos de cada orden frente a lo presupuestado.

Sus limitaciones son el reverso de lo mismo: exige un control documental constante, requiere requisiciones y tarjetas de tiempo por orden, y su resultado depende por completo de la tasa con que se apliquen los costos indirectos.

Cuando esos costos indirectos pesan mucho y las órdenes son muy distintas entre sí, la tasa única distorsiona, y ahí es donde tiene sentido el costeo ABC.

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