Liquidación de las vacaciones: fórmula y ejemplo

Liquidar las vacaciones consiste en determinar cuánto dinero debe recibir el trabajador por el descanso que va a disfrutar o que se le va a compensar, operación que se hace con el salario ordinario que devengue el día en que inicia el disfrute, según el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo, y con los días que resulten del tiempo laborado. ¿Cuál es la fórmula y cómo se aplica sin equivocarse?

Lo que se necesita para liquidar las vacaciones.

Para liquidar las vacaciones de cualquier trabajador se requieren dos datos, y ambos deben estar bien determinados:

• El salario base. Es el salario ordinario que el trabajador devengue el día en que inicia las vacaciones. Se excluyen el auxilio de transporte, las horas extras y el trabajo en días de descanso obligatorio, como se explica en la base para liquidar las vacaciones.
• El tiempo laborado. Es el periodo transcurrido desde la última liquidación de vacaciones, o desde el ingreso si el trabajador es nuevo, hasta la fecha en que se liquidan.

Recordemos que para efectos laborales el mes tiene 30 días y el año 360, y sobre esa convención se construyen todas las fórmulas que siguen.

Fórmula para liquidar las vacaciones.

La fórmula tradicional para determinar el valor de las vacaciones es la siguiente:

(Salario base × Días trabajados) ÷ 720

Con un salario de $1.000.000 y un año completo de trabajo, la operación es (1.000.000 × 360) ÷ 720 = $500.000.

El resultado equivale a medio salario mensual, que es lo que representan los 15 días de vacaciones frente a los 30 días del mes laboral. La misma fórmula sirve para cualquier periodo: por medio año se toman 180 días, por dos años 720 y por tres años 1.080.

Cuando lo que se necesita no es el valor sino los días hábiles que corresponden, la fórmula es otra:

(Días trabajados × 15) ÷ 360

Con 240 días laborados corresponden (240 × 15) ÷ 360 = 10 días hábiles de vacaciones. El detalle de ese conteo está en el cálculo de las vacaciones.

Por qué la fórmula se divide entre 720.

La cifra desconcierta a mucha gente porque parece exigir dos años de trabajo, y no es así. El 720 es simplemente el doble de 360, y duplicar el divisor es la forma aritmética de obtener medio mes de salario en lugar de un mes completo.

El año laboral tiene 360 días. Si el derecho que se gana por trabajar el año completo fuera un mes de salario, la división se haría entre 360. Pero las vacaciones son medio mes, porque 15 días equivalen a la mitad de los 30 del mes laboral, y para reducir el resultado a la mitad hay dos caminos: dividir el salario entre dos o duplicar el divisor. La fórmula escogió el segundo.

Descompongamos la operación con un salario de $3.000.000 y 360 días trabajados:

• 360 ÷ 360 = 1, es decir, un mes de salario.
• 360 ÷ 720 = 0,5, es decir, medio mes de salario.
• 3.000.000 × 0,5 = $1.500.000.

En consecuencia, el 720 no representa tiempo trabajado sino un factor de conversión que nunca cambia. El tiempo trabajado va en el numerador, en la variable «días trabajados»: con medio año, (3.000.000 × 180) ÷ 720 = $750.000, exactamente la mitad del año completo.

La fórmula alterna de dividir el salario en dos.

Algunos lectores prefieren evitar el 720 y dividir el salario entre dos desde el comienzo:

(Medio salario × Días trabajados) ÷ 360

Con un salario de $3.000.000 y 270 días laborados, (1.500.000 × 270) ÷ 360 = $1.125.000, y con la fórmula tradicional (3.00.000 × 270) ÷ 720 = $1.125.000. El resultado es idéntico porque dividir entre dos y luego entre 360 es lo mismo que dividir una sola vez entre 720.

Ambas fórmulas son correctas. Lo importante es entender que ninguna de las dos entrega lo que realmente se paga cuando el trabajador disfruta el descanso, como se explica enseguida.

Provisión y liquidación definitiva no son lo mismo.

Aquí está el origen de casi todos los errores y de casi todas las discusiones, así que conviene despejarlo antes de hacer cualquier cuenta.

La provisión es el valor que la empresa reconoce mes a mes en su contabilidad para tener el dinero disponible cuando el trabajador salga a vacaciones. Equivale a medio salario por cada año trabajado y es justamente lo que calcula la fórmula del 720.

La liquidación definitiva es lo que realmente se le paga al trabajador, y casi siempre resulta mayor. Los 15 días del artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo son hábiles, y en el calendario ocupan 17, 18, 19 o más días, todos los cuales deben pagarse porque las vacaciones no suspenden el contrato de trabajo. La regla de conteo está en el artículo sobre si las vacaciones son días hábiles o calendario.

De modo que la fórmula del 720 sirve para contabilizar, pero no para pagar. Quien liquida al trabajador con la sola fórmula de la provisión le está pagando de menos.

Cómo se liquidan las vacaciones paso a paso.

El procedimiento completo es el mismo para un año o para una fracción, y consta de cinco pasos que desarrollamos a continuación.

Paso 1. Determinar el tiempo laborado.

Se cuentan los días transcurridos entre la fecha de la última liquidación de vacaciones, o la de ingreso, y la fecha en que el trabajador iniciará el descanso, tomando meses de 30 días.

Si el contrato estuvo suspendido, esos días se descuentan por autorización expresa del artículo 53 del Código Sustantivo del Trabajo. Las incapacidades y las licencias remuneradas no se descuentan.

Paso 2. Determinar los días hábiles de vacaciones.

Se aplica la regla de tres ya vista: (Días trabajados × 15) ÷ 360. Con 240 días laborados corresponden 10 días hábiles.

Paso 3. Contar los días calendario que abarcará el descanso.

Fijada la fecha de inicio, se cuentan los días hábiles hacia adelante saltando domingos y festivos, y se identifica el día en que el trabajador debe regresar. La diferencia entre ambas fechas son los días calendario que se van a pagar.

Si la jornada de la empresa es de lunes a viernes, también se saltan los sábados, como explicamos al tratar si el sábado es día hábil.

Paso 4. Determinar el salario diario.

El salario diario resulta de dividir el salario base entre 30, sin importar cuántos días tenga el mes calendario:

Salario diario = Salario base ÷ 30

Paso 5. Liquidar.

El valor de las vacaciones es el salario diario multiplicado por los días calendario determinados en el paso 3:

Valor de las vacaciones = Salario diario × Días calendario de vacaciones

Ejemplo completo de liquidación de vacaciones.

Supongamos un trabajador con un salario de $6.000.000, jornada de lunes a sábado, que ha laborado 360 días y sale a disfrutar sus vacaciones un lunes. Dentro de su periodo de descanso cae un festivo; los domingos los cuenta el propio cálculo.

Nótese la diferencia frente a la provisión, que habría arrojado apenas medio salario:

La liquidación real es mayor porque incluye los días no hábiles que el trabajador también deja de trabajar y que en todo caso se le deben remunerar. Para determinar con exactitud cuántos domingos y festivos caen en cada caso, lo práctico es usar nuestro liquidador de vacaciones en línea.

Cuando las vacaciones abarcan dos meses.

Es el caso más frecuente, y la clave está en que el salario es mensual: cada mes se paga sobre 30 días, tenga el calendario los días que tenga.

Supongamos un trabajador con salario de $6.000.000 cuyo primer día de vacaciones es el 20 de febrero de 2026 y que se reintegra el 10 de marzo. La liquidación del mes queda así:

En febrero, que en 2026 tiene 28 días, las vacaciones completan los 30 días del mes laboral; en marzo, el día 31 no genera pago adicional. Por eso la comprobación más sencilla es sumar salario y vacaciones de cada mes: si el total coincide con el salario mensual, la liquidación es correcta. El tratamiento del día 31 lo explicamos en ¿el día 31 se cuenta en las vacaciones?

Liquidación de las vacaciones proporcionales.

Cuando el trabajador no ha completado el año, las vacaciones se liquidan en proporción al tiempo laborado, tal como lo ordena el artículo 1 de la Ley 995 de 2005 para el caso de la terminación del contrato. Esta tabla resume los días que corresponden:

Los decimales no se redondean cuando lo que se va a pagar es dinero, porque el trabajador tiene derecho a la fracción exacta; el redondeo solo tiene sentido cuando el descanso se disfruta y hay que fijar una fecha de regreso. Los casos particulares están en vacaciones proporcionales.

Liquidación de las vacaciones al terminar el contrato de trabajo.

Cuando el contrato termina, las vacaciones no disfrutadas se incluyen en la liquidación final y se pagan en dinero, cualquiera que sea el tiempo laborado. La base es el último salario devengado, por disposición del numeral 3 del artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo:

«Para la compensación de dinero de estas vacaciones, en el caso de los numerales anteriores, se tomará como base el último salario devengado por el trabajador.»

Aquí conviven dos maneras de liquidar: la mayoría de los empleadores paga solo los días hábiles causados, mientras que, de acuerdo con nuestro criterio, deben sumarse los domingos y festivos que habrían quedado dentro del descanso. Las autoridades han sostenido la primera posición, y el debate lo exponemos en compensación de las vacaciones en dinero.

Conviene no confundir el pago de las vacaciones con el de las prestaciones sociales. Aunque se paguen en el mismo documento, las vacaciones no son prestación social, y por eso el auxilio de transporte no entra en su base mientras que sí entra en la de la prima y las cesantías.

Liquidación de vacaciones acumuladas.

Cuando el trabajador tiene varios periodos pendientes, todos se liquidan con el salario que esté devengando en el momento del disfrute o de la compensación, no con el que tenía cuando cada periodo se causó.

Supongamos dos periodos acumulados y un salario actual de $2.400.000. Se suman los días de ambos periodos, 30 días hábiles, se cuentan los días calendario que abarcarán y se multiplican por el salario diario de $80.000. Si un periodo se causó con un salario menor, no importa: la regla es la del día de inicio, como explicamos en ¿las vacaciones se pagan con el salario actual o con el anterior?

De acuerdo con nuestro criterio, esta regla puede resultar injusta cuando el salario disminuyó, pero es la que ordena el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo, y nada impide que el empleador, por equidad, liquide con el salario más favorable al trabajador.

Fórmula para liquidar las vacaciones en Excel.

Llevar el cálculo a una hoja de cálculo permite automatizar lo tedioso, que es contar domingos y festivos. Supongamos esta distribución de celdas, con los festivos del año en el rango F1:F30:

El argumento 11 de la función DIA.LAB.INTL le indica a Excel que el único día no laborable de la semana es el domingo. Si la jornada es de lunes a viernes, la fecha de reintegro se obtiene con =DIA.LAB(B2-1;B5+1;$F$1:$F$30).

Dos advertencias prácticas. Excel descarta los decimales de B5, de modo que si los días hábiles tienen fracción conviene definir antes cómo se redondean. Y la lista de festivos debe actualizarse cada año, porque de lo contrario el conteo saldrá mal.

Resumen de las fórmulas de las vacaciones.

Para no perderse, estas son las cuatro fórmulas y el uso de cada una:

La regla práctica es simple: la primera fila se usa para contabilizar y las tres últimas se usan para pagar.

Modelo de liquidación de vacaciones.

Este formato puede usarse tal cual para dejar constancia de la liquidación y adjuntarla al registro especial de vacaciones que exige el numeral 3 del artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo.

Los descuentos de salud y pensión se aplican sobre lo devengado en el mes, de modo que pueden hacerse en este pago o en la nómina ordinaria, siempre que no se descuenten dos veces.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.