¿Las copias autenticadas de un documento tienen fecha de vencimiento?

Es común que una entidad devuelva una copia autenticada diciendo que «está vencida» o que «no puede tener más de treinta días de expedida». Ninguna norma colombiana le fija término de caducidad a la autenticación: el decreto 960 de 1970 —estatuto del notariado— regula cómo se autentica, pero no dice hasta cuándo sirve, y el Código General del Proceso le reconoce a las copias el mismo valor probatorio del original. Entonces, ¿de dónde sale ese supuesto vencimiento y qué se puede hacer cuando se lo exigen?

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Qué es una copia autenticada.

Una copia autenticada es la reproducción de un documento sobre la cual un notario deja constancia de que corresponde exactamente al original que tuvo a la vista. No es una copia «mejor»: es una copia con un testimonio adicional.

Así lo define el artículo 74 del decreto 960 de 1970:

«Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que esta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad.»

El artículo 75 agrega que la autenticación se anota en todas las hojas del documento, con expresión de la correspondencia del contenido con el del original, y el artículo 35 del decreto 2148 de 1983 precisa que el notario extiende la diligencia directamente o con un sello, dejando constancia de que el contenido corresponde exactamente al que tuvo a la vista.

La clave está ahí: el notario certifica un hecho ocurrido en una fecha determinada. Ese hecho —que la copia coincidía con el original— no se deshace con el paso del tiempo.

Lo que la autenticación no hace.

La autenticación no valida el documento, no lo convierte en público y no le agrega fuerza jurídica. El artículo 77 del decreto 960 de 1970 es explícito:

«La autenticación solo procede respecto de documentos de que no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por si tenga.»

En consecuencia, si el documento original no sirve para algo, la copia autenticada tampoco servirá. Y si el original sí sirve, la copia autenticada no lo hace más fuerte. Cosa distinta es el reconocimiento de firmas, que sí tiene efectos propios y que explicamos en el artículo sobre por qué autenticar contratos, documentos y títulos valores.

Las copias autenticadas no tienen fecha de vencimiento.

Revisado el estatuto del notariado, el Código Civil y el Código General del Proceso, no existe una sola disposición que le fije vigencia a una autenticación. Y no la hay porque sería contradictorio: el notario no certifica un estado de cosas que pueda cambiar, sino la identidad entre dos textos.

A eso se suma que hoy la regla general es la presunción de autenticidad. Dice el artículo 244 del Código General del Proceso —ley 1564 de 2012—:

«Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.»

Y el artículo 246 remata:

«Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.»

De modo que, por regla general, ni siquiera se necesita autenticar. Si la copia simple ya tiene el mismo valor probatorio del original, mal podría sostenerse que una copia autenticada pierde valor por ser antigua.

Ejemplo.

Supongamos que en 2019 se saca una fotocopia de un diploma expedido en 2015 y esa copia se autentica en 2020. En 2026 esa copia sigue siendo auténtica, porque el diploma de 2015 no cambió: el contenido que el notario cotejó es el mismo que hoy tiene el original. La autenticación de 2020 no «expira» en 2021 ni en 2025.

Lo que se desactualiza no es la autenticación sino la información.

Aquí está el origen del malentendido. Hay que separar dos cosas: el documento y lo que el documento dice.

Documentos de contenido estático.

Un registro civil de nacimiento, un diploma, una cédula, una escritura pública o un contrato ya firmado no cambian. Una copia autenticada de cualquiera de ellos sirve indefinidamente, salvo que el original se modifique.

Certificaciones de contenido cambiante.

Un certificado de tradición y libertad, uno de existencia y representación legal, uno de antecedentes o una certificación laboral reflejan una situación que puede variar de un día para otro. Cuando una entidad pide que estos documentos sean «recientes», no está cuestionando la autenticación: está pidiendo información actual.

De acuerdo con nuestro criterio, esa distinción es la que debe guiar la exigencia. Pedir un certificado de tradición expedido dentro del último mes es razonable, porque el estado jurídico del inmueble cambia. Pedir que la copia autenticada de un registro civil de nacimiento «no tenga más de treinta días» no lo es, porque el hecho del nacimiento no cambia.

Las entidades públicas no pueden exigir copias autenticadas.

Este es el punto que suele ignorarse. Desde el decreto ley 019 de 2012 —conocido como ley antitrámites—, exigir copias autenticadas dejó de ser simplemente innecesario para pasar a estar prohibido. Dice el artículo 25:

«Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.»

La misma norma dispone que los actos de funcionario público competente y los documentos privados se presumen auténticos mientras no se demuestre lo contrario mediante tacha de falsedad.

En la misma línea, el artículo 5 del decreto ordena a las autoridades no exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, «ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales», y el artículo 9 les prohíbe pedir constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la propia entidad.

Si ni siquiera pueden exigir la autenticación, con mayor razón no pueden rechazar una copia autenticada por considerarla antigua.

Las excepciones que sí existen.

• El propio artículo 25 exceptúa el reconocimiento o pago de pensiones, de modo que las administradoras sí pueden exigir documentos autenticados.
• Poderes especiales. El artículo 5 del decreto 019 de 2012 los deja por fuera de la prohibición.
• Cuando la ley lo ordene expresamente. Si una norma con fuerza de ley exige el original o una copia determinada, hay que atenerse a ella.
• La prohibición cobija a las autoridades administrativas y a los particulares que cumplan funciones administrativas, no a las empresas privadas en general.

Qué hacer si una entidad pública le exige una copia autenticada o «reciente».

Lo primero es dejar la exigencia por escrito. Lo segundo, presentar un derecho de petición invocando las normas aplicables. Este modelo puede adaptarse:

Si la respuesta no llega o la exigencia se mantiene sin sustento legal, puede acudirse a la oficina de control interno de la entidad, a la Procuraduría General de la Nación o al Departamento Administrativo de la Función Pública, que administra el Sistema Único de Información de Trámites y verifica que los requisitos exigidos estén efectivamente autorizados.

Los particulares sí pueden fijar sus propias reglas.

Un banco, una universidad privada, una aseguradora o un empleador pueden exigir copias autenticadas y pueden pedir que sean recientes. No están sometidos al decreto 019 de 2012 —cuyo ámbito de aplicación son las entidades públicas y los particulares que cumplen funciones administrativas, según su artículo 2— sino a la autonomía de la voluntad.

Eso no convierte la copia antigua en inválida: simplemente el particular puede negarse a contratar o a tramitar con ella. Es una regla de negocio, no una regla de derecho probatorio.

El registro civil no tiene fecha de vencimiento.

Tampoco lo tiene. El decreto 1260 de 1970 —estatuto del registro del estado civil— tampoco fija vigencia alguna. Su artículo 105 señala que los hechos y actos relacionados con el estado civil «se probarán con copia de la correspondiente partida o folio, o con certificados expedidos con base en los mismos», sin condicionar esa prueba a la fecha de expedición de la copia.

Sin embargo, hay una razón técnica —no de vencimiento— por la cual muchas entidades piden copias recientes del registro civil: las notas marginales. El folio del registro civil se alimenta con anotaciones posteriores: matrimonio, divorcio, cambio de nombre, corrección de datos, reconocimiento de paternidad, defunción. Una copia expedida hace quince años no muestra las notas registradas después.

De acuerdo con nuestro criterio, la exigencia de una copia reciente del registro civil es legítima cuando el trámite depende precisamente de que existan o no notas marginales —una sucesión, una pensión de sobrevivientes, un matrimonio—, y es injustificada cuando lo único que se acredita es la fecha de nacimiento o la filiación.

Conviene tener presente, además, que las copias del registro civil expedidas por la Registraduría, las notarías o los consulados no requieren autenticación: son copias que expide directamente el funcionario encargado del registro, en los términos del artículo 110 del decreto 1260 de 1970.

Las copias autenticadas en procesos judiciales.

En sede judicial la discusión está prácticamente cerrada. Con el Código General del Proceso basta con aportar el documento en original o en copia, y ambos se presumen auténticos. La autenticación notarial no es requisito de admisibilidad ni tiene término de vigencia.

Existen, eso sí, dos salvedades que conviene no perder de vista:

1. Cuando la ley exige el original o una copia determinada. Es la excepción del artículo 246 del Código General del Proceso. El caso típico es la primera copia de la escritura pública que presta mérito ejecutivo, y el de los títulos valores, que se ejecutan con el original.
2. Cuando del documento emanan directamente obligaciones. El artículo 77 del decreto 960 de 1970 excluye esos documentos de la autenticación, de modo que llevar una fotocopia autenticada de un pagaré no habilita para cobrarlo.

Fuera de esos casos, la antigüedad de la autenticación es irrelevante para el juez: lo que se discute es la autenticidad del documento, no la vejez del sello.

No confunda la autenticación con otras diligencias notariales.

Buena parte de las devoluciones se producen porque se pide una cosa y se lleva otra. Estas son las diferencias:

Recordemos, además, que la copia de una copia también puede autenticarse: el artículo 36 del decreto 2148 de 1983 permite hacerlo, siempre que en la diligencia se indique que se trata de copia de copia y, si es del caso, de copia autenticada.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.