Firma electrónica de la Dian: cómo obtenerla, renovarla y recuperarla

La firma electrónica de la Dian es el mecanismo con el que las personas naturales firman declaraciones, actualizan el RUT y hacen otros trámites en línea, a nombre propio o de terceros. La creó la resolución 000070 de 2016 de la Dian, compilada en la resolución 00227 de 2025,  y hoy se obtiene y se renueva en línea, con una vigencia de tres años. ¿Quién debe tenerla, cómo se obtiene y qué hacer si se olvida la contraseña?

Qué es la firma electrónica.

Es un instrumento que identifica de manera segura a quien firma un documento en los servicios en línea de la Dian. Reemplaza la firma manuscrita en las declaraciones y trámites virtuales.

Funciona con dos elementos: la contraseña del usuario y un código que la Dian envía al correo electrónico o al celular registrado en el RUT cada vez que se va a firmar. Por eso no existe un archivo con «la firma»: firmar es ingresar la contraseña y el código de verificación.

La firma electrónica de la Dian es gratuita. No hay que pagar a intermediarios para obtenerla, renovarla ni recuperarla.

Quién debe tener firma electrónica.

No hay una norma que diga expresamente quién debe tenerla. La necesidad surge de las obligaciones que solo pueden cumplirse en línea. En la práctica, deben tenerla:

• Las personas naturales que deben presentar declaraciones tributarias o información exógena en línea.
• Los representantes legales que firman las declaraciones de una empresa, como explicamos en el artículo sobre el cambio de representante legal.
• Los contadores y revisores fiscales que firman declaraciones de terceros, según el artículo sobre cómo asociar el contador al RUT.
• Los representantes de sucesiones ilíquidas y los apoderados que actúan en línea.

Aunque una persona no esté obligada a nada de lo anterior, conviene tenerla: permite actualizar el RUT, consultar información y hacer trámites desde casa, sin citas.

Las empresas no tienen firma electrónica propia.

Las personas jurídicas no tienen firma electrónica de la Dian, porque siempre actúan por medio de personas naturales. Quien firma por la empresa es su representante legal, con su propia firma electrónica, y el contador o revisor fiscal cuando la declaración lo exige.

Para firmar, el representante debe tener en su propio RUT la responsabilidad 22, «Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros», y figurar en el RUT de la empresa. Luego ingresa al portal con la opción «a nombre de un tercero».

No debe confundirse la firma electrónica de la Dian con el certificado de firma digital que usan las empresas para firmar los documentos de la facturación electrónica, que expide una entidad de certificación digital y tiene otra función.

Cómo obtener la firma electrónica.

El trámite se hace en línea, desde el portal de la Dian, en estos pasos:

1. Estar inscrito en el RUT con un correo electrónico y un celular vigentes, porque allí se enviarán los códigos.
2. Habilitar la cuenta de usuario en el portal de la Dian, con el tipo y número de documento.
3. Ingresar con el usuario y generar la firma electrónica en la opción correspondiente, validando la identidad con el código enviado al correo o al celular.

Desde las modificaciones de la resolución 000139 de 2023, el proceso ya no exige asistir a una oficina de la Dian ni configurar preguntas de recordación. La atención presencial solo es necesaria cuando hay inconsistencias en los datos del RUT o cuando la persona no tiene acceso al correo registrado.

Vigencia y renovación.

La firma electrónica tiene una vigencia de tres años, contados desde que se emite o se renueva. Así lo establece el artículo 1.7.4.2 de la resolución 00227 de 2015:

«La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).»

La renovación también se hace en línea, por la misma ruta de generación o de recuperación de la contraseña, y puede hacerse antes o después del vencimiento. Aun así, conviene renovarla antes de que venza, en especial si se acerca el plazo de una declaración.

Qué hacer si se olvidó la contraseña.

No se recupera la contraseña anterior: se genera una nueva, que reemplaza a la anterior. El procedimiento es el siguiente:

1. Ingresar al portal de la Dian y seleccionar la opción de recuperar o cambiar la contraseña de la firma electrónica.
2. Digitar el tipo y número de documento.
3. Validar la identidad con el código que la Dian envía al correo o al celular registrado en el RUT.
4. Crear la nueva contraseña.

Si la persona ya no tiene acceso al correo registrado en el RUT, primero debe actualizarlo. Mientras tanto no podrá recibir los códigos, y el trámite deberá hacerse con atención presencial o virtual de la Dian.

Si la firma no funciona en el navegador.

Durante años, firmar en la plataforma de la Dian exigía instalar complementos de Java y usar navegadores específicos. Eso quedó superado: los servicios actuales funcionan en los navegadores modernos sin complementos.

Si el sistema presenta errores al firmar, lo más efectivo suele ser borrar la caché del navegador, permitir las ventanas emergentes para el sitio de la Dian o intentar con otro navegador. Si el problema persiste, puede deberse a una falla del servicio o a datos desactualizados en el RUT.

Recomendaciones de seguridad.

Todo lo que se firma con la firma electrónica se entiende firmado por su titular. Por eso conviene seguir estas precauciones:

• Registrar en el RUT un correo personal de alta disponibilidad, al que solo acceda el titular, y no uno corporativo que pueda cambiar o bloquearse.
• No compartir la contraseña ni los códigos de verificación, ni siquiera con el contador.
• Cambiar la contraseña si se sospecha que alguien la conoce.

El contador o el asesor no necesitan la contraseña del cliente: si deben firmar, lo hacen con su propia firma electrónica, a nombre del tercero.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.