La firma electrónica, anteriormente conocida como firma digital, es un mecanismo que permite firmar electrónicamente declaraciones tributarias y demás documentos dirigidos a la Dian que requieren la firma del contribuyente.
Entorno de la firma electrónica de la Dian.
Ante la evolución de los medios para el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales de los contribuyentes, que hoy en día en su mayoría se deben hacer virtualmente, es necesario introducir una firma que también sea electrónica o digital.
Por tanto, toda obligación con la Dian que deba ser cumplida virtualmente, requiere necesariamente la firma electrónica.
La firma electrónica aplica tanto para las personas naturales y las personas jurídicas, teniendo en cuenta que las obligaciones formales de las personas jurídicas deben ser cumplidas por sus representantes que son personas naturales, que también deben contar con el mecanismo de firma electrónica.
Personas obligadas a diligenciar la firma electrónica.
El cumplimiento de las obligaciones tributarias formales siempre es realizado por una persona natural, incluso si la obligación corresponde a una persona jurídica, pues en tal caso quien debe firmar es el representante legal, y en ocasiones, el contador público o el revisor fiscal.
En consecuencia, toda persona que de una y otra forma deba cumplir con obligaciones ante la Dian, y deba hacerlo virtualmente, debe diligenciar u obtener la firma electrónica.
Vigencia de la firma electrónica de la Dian.
Una vez se habilite la firma digital o se renueve, tendrá una vigencia de 3 años conforme al artículo 4 de la resolución 070 del 2016 expedida por la Dian:
«La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).»
La renovación se debe hacer antes de que se venza, y se puede hacer o solicitar en cualquier tiempo en caso en que la seguridad de la firma se haya comprometido.
Emisión y gestión de la firma digital.
Para obtener o emitir la firma digital por primera vez, es preciso hacerlo personalmente en un punto de atención física de la Dian, previo agendamiento de cita.
Pero antes de solicitar la cita en la Dian, primero debe crear y habilitar su cuenta en la página de la Dian con usuario y contraseña.
La habilitación de la cuenta de usuario puede iniciarla en este link.
Una vez habilitada su cuenta de usuario y actualizado el Rut, entonces sí solicita presencialmente la emisión de la firma digital.
Una vez surtido el primero paso, puede ingresar a la cuenta creada en el portal de la Dia, y continuar con el proceso de habilitación o activación que se hace en línea.
La renovación de la firma digital sí es completamente virtual, siempre que realice la renovación ates que se venza la firma digital. Si lo hace después tendrá que iniciar la renovación presencialmente.
Recomendaciones en la gestión de la firma digital.
La gestión de la firma digital, esto es, el proceso de firmado digital de documentos y declaraciones tributarias, se hace utilizando una contraseña de la firma digital y por medio del correo electrónico.
Cada vez que se requiere firmar un documento se genera un código único que se envía al correo electrónico informado por el contribuyente, y ese código junto con la contraseña de la firma digital, es el que permite firmar los documentos.
Por ello, el correo electrónico debe ser seguro, preferiblemente un correo de alta confiabilidad y disponibilidad como Gmail o Hotmail (Outlook), pues siempre están disponibles y nunca rebotan un correo como suele suceder en correos corporativos.
Igualmente debe asegurarse de que nadie pueda acceder a su correo y a la contraseña de la firma digital.
La contraseña de la firma digital es diferente a la contraseña para ingresar con el nombre de usuario a la cuenta que se tiene en la plataforma de la Dian.
Todos estos deben estar seguros para impedir que terceros utilicen indebidamente sus datos, pues son de su entera responsabilidad.
A.I.U
Origen de la obligación tributaria
