Documentos públicos y privados: qué son, diferencias y ejemplos

Los documentos se clasifican en públicos y privados según quién los otorga: el documento público lo otorga un funcionario público en ejercicio de sus funciones, o con su intervención, y el privado lo elaboran los particulares sin esa intervención. La clasificación está en el artículo 243 del Código General del Proceso, e importa por dos razones: el valor que tiene el documento como prueba y la posibilidad de que cualquier persona acceda a él. ¿Qué es cada uno, en qué se diferencian y qué pasa cuando un documento privado se autentica en una notaría?

Qué es un documento.

Antes de distinguir las clases, conviene saber qué se entiende por documento. El mismo artículo 243 del Código General del Proceso adopta una noción amplia: son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.

Es decir, un documento no es solo un papel firmado. Un correo electrónico, un mensaje de WhatsApp o una fotografía también son documentos, y pueden ser públicos o privados según quién los otorgue.

Qué es un documento público.

El documento público es el que otorga un funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención, o un particular que ejerce funciones públicas. El inciso segundo del artículo 243 del Código General del Proceso lo define así:

«Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.»

De esta definición se desprenden tres especies de documento público:

• Documento público en general. Cualquier documento otorgado por un funcionario o con su intervención, como una fotografía tomada por la policía en una diligencia.
• Instrumento público. El documento escrito autorizado o suscrito por el funcionario, como una sentencia, un acto administrativo o un certificado.
• Escritura pública. El instrumento autorizado por un notario e incorporado en su protocolo, como la escritura de compraventa de un inmueble.

Así, toda escritura pública es un instrumento público, y todo instrumento público es un documento público, pero no al revés.

Ejemplos de documentos públicos.

Son documentos públicos, entre otros:

1. La escritura pública de compraventa de un inmueble.
2. El registro civil de nacimiento, de matrimonio o de defunción.
3. La cédula de ciudadanía y el pasaporte.
4. Las sentencias y los autos judiciales.
5. Los actos administrativos, como una resolución de la DIAN o de Colpensiones.
6. El certificado de libertad y tradición de un inmueble.
7. El certificado de existencia y representación legal que expide la cámara de comercio, que es un particular que ejerce funciones públicas.
8. Las actas de conciliación firmadas por el conciliador de un centro autorizado.

El notario es un particular que presta el servicio público notarial, y por eso los documentos que autoriza son públicos.

Qué es un documento privado.

El documento privado es el que no reúne los requisitos del documento público, según el inciso segundo del artículo 243 del Código General del Proceso. Es el que elaboran los particulares en sus actividades, sin la intervención de un funcionario público en ejercicio de sus funciones.

Ejemplos de documentos privados.

Son documentos privados, entre otros:

1. El contrato de trabajo.
2. El contrato de arrendamiento celebrado entre particulares.
3. El contrato de prestación de servicios.
4. La factura de venta, incluida la factura electrónica.
5. El pagaré, la letra de cambio y el cheque.
6. Las cartas, correos electrónicos y mensajes de datos entre particulares.
7. Los recibos de pago y las cuentas de cobro.
8. Los libros de contabilidad de un comerciante.
9. Las actas de asamblea o de junta directiva de una sociedad.
10. La promesa de compraventa firmada solo por las partes.

Sobre la factura electrónica, una lectora nos preguntó si es un documento privado. Sí: la expide un particular, aunque se valide ante la DIAN, y esa validación no la convierte en documento público.

Diferencias entre documento público y privado.

La diferencia esencial está en quién otorga el documento, pero de ella se derivan consecuencias en el valor probatorio y en el acceso. La siguiente tabla las resume:

Valor probatorio.

El artículo 257 del Código General del Proceso regula el alcance probatorio del documento público:

«Los documentos públicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza.»

Esto significa que el documento público prueba lo que el funcionario hizo o presenció. Por ejemplo, la escritura pública prueba que las partes comparecieron ante el notario y declararon vender y comprar, pero no prueba que esas declaraciones sean ciertas: si el precio que se declaró no es el real, eso puede discutirse.

El documento privado, por su parte, tiene el mismo valor que el público, según el artículo 260 del Código General del Proceso, tanto entre quienes lo suscribieron y sus causahabientes como respecto de terceros. Esa igualdad se explica porque, desde el Código General del Proceso, los documentos privados se presumen auténticos.

Acceso al documento.

El artículo 74 de la Constitución Política establece que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley. La ley 1712 de 2014, de transparencia y acceso a la información pública, desarrolla ese derecho y fija las excepciones, como la información clasificada o reservada.

El documento privado, en cambio, solo puede ser conocido por las partes, porque está protegido por el derecho a la intimidad y por la inviolabilidad de la correspondencia y demás formas de comunicación privada (artículo 15 de la Constitución). Solo una autoridad competente puede ordenar su exhibición o interceptación, con las formalidades legales.

La autenticidad de los documentos.

Un documento es auténtico cuando hay certeza sobre quién lo elaboró, firmó o manuscribió. La autenticidad importa porque un documento solo prueba algo si se sabe a quién se atribuye. El artículo 244 del Código General del Proceso establece una presunción general:

«Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.

Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.

La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.

Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.»

En otras palabras, todos los documentos, públicos o privados, se presumen auténticos. Quien sostenga que un documento es falso debe tacharlo de falso, según el artículo 269 del Código General del Proceso, o desconocerlo si es un documento no firmado ni manuscrito por él, según el artículo 272, y la carga de probarlo recae sobre él.

Quien falsifica un documento privado y lo usa incurre en el delito de falsedad en documento privado, que explicamos en el artículo sobre la falsedad en documento privado como delito del Código Penal.

¿Un documento privado autenticado en notaría se vuelve público?

No. Este es uno de los errores más comunes. Cuando un particular lleva un contrato a la notaría para que el notario reconozca las firmas o autentique el documento, el notario solo da fe de que las personas firmaron ante él o de que la copia coincide con el original. El contrato sigue siendo un documento privado.

Lo que sí es público es la diligencia de reconocimiento o de autenticación que el notario estampa en el documento, porque la otorga un particular en ejercicio de funciones públicas. Pero esa diligencia no cambia la naturaleza del contrato: un arrendamiento con firmas reconocidas en notaría sigue siendo un arrendamiento entre particulares.

Para que un acto sea un documento público notarial debe otorgarse por escritura pública, es decir, ser autorizado por el notario e incorporado en su protocolo. No hay que confundir un contrato privado con firmas reconocidas con una escritura pública.

¿Sirve de algo autenticar un contrato privado?

Sí, aunque en la mayoría de los casos no es obligatorio. Como desde el Código General del Proceso los documentos privados se presumen auténticos, la autenticación no es necesaria para que el contrato valga o sirva como prueba. Lo que aporta es mayor seguridad: quien reconoció su firma ante notario difícilmente podrá negar después que la firmó.

Por eso, cuando una lectora nos contó que lleva sus contratos de arrendamiento de locales a la notaría «para darles valor y autenticidad», la respuesta es que el contrato ya vale sin ese trámite, pero el reconocimiento de firmas ayuda a evitar discusiones futuras sobre quién lo firmó.

Cuándo la ley exige escritura pública.

Aunque la regla general es la libertad de forma, algunos actos solo existen o son válidos si se otorgan por escritura pública, que es un documento público. Por ejemplo:

• La compraventa de bienes raíces, según el artículo 1857 del Código Civil.
• La constitución de hipoteca, según el artículo 2434 del Código Civil.
• Las capitulaciones matrimoniales que se otorgan antes del matrimonio, según el artículo 1772 del Código Civil.
• La donación de bienes raíces, según el artículo 1457 del Código Civil.

En esos casos, un documento privado no basta. Si dos personas firman un contrato privado de compraventa de una casa, la venta no se perfecciona, aunque el documento pueda servir como prueba de una promesa o de un pago.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores sobre los documentos públicos y privados.