Documentos públicos y privados

Existen documentos públicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba.

Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados.

En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar disponible al público, sino en los casos en que una autoridad así lo decida.

¿Pero qué es un documento público?

El código de procedimiento civil, en su artículo 251 define el documento público de la siguiente forma:

(…)
Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.
(…)

Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario público, o que en su elaboración haya intervenido un funcionario público, se considera como un documento público.

¿Qué es un documento privado?

El documento privado, como lo define el mismo artículo 251 del código civil, es aquel documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario público, ni ha habido intervención de éste para su elaboración.
Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades.
No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante notario público.

Autenticidad de los documentos

Respecto a la autenticidad de los documentos, dice el artículo 252 del código de procedimiento civil:

Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

El documento privado es auténtico en los siguientes casos:

1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.

2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.

3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289.

Esta norma se aplicará también a las reproducciones mecánicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmándose que corresponde a ella.

4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276.

5. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo 274.

Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y títulos de inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos, cartas de crédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales de depósito, y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.

<Inciso modificado por el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.

Se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 488, cuando de ellos se pretenda derivar título ejecutivo.

Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirán auténticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposición del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que, en todo caso, requerirán de presentación personal o autenticación.


La autenticidad de los documentos públicos y privados es un aspecto de suprema importancia, puesto que el merito probatorio de cualquier documento está en función de su autenticidad, algo muy necesario en procesos laborales o tributarios, situaciones muy comunes en cualquier empresa.

Aquí vemos que el documento privado por su propia naturaleza no es autentico [contrario al documento público], y para que el documento privado sea considerado autentico y por consiguiente goce de algún valor probatorio, debe ser autentico, y para ello deberá observar los aspectos contemplados por el artículo 252 del código de procedimiento civil.

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20 Opiniones
  1. ana patricia dice:

    me sirvió de mucho , esta pagina es para hacer un informe , para después de semana santa

  2. maria gloria meza de zambrano dice:

    Buenas tardes. Por favor quiero que ustedes me digan si un documento disponibilidad presupuestal que carece de la firma del tesorero que lo expidió, tiene validez y carácter de autenticidad como prueba ante un proceso penal.

  3. aria o algo asi le dice:

    buenas nececito porfavor que valides tiene un cuaderno donde lo hacen firmar en el trabajo pero este no tiene sello de ningun otro lado como notaria o algo queblo legalize
    nececito saber si tiene valides ante un juez porfavor contesteme solo si tiene conocimiento

  4. aria o algo asi le dice:

    nececito saber r esulta de q he firmado un cuaderno porq documento no es donde firmamos cuando nos cancelan el dia peroi este cuaderno no tiene ninguna clase de sello de notaria o algo q lo aga legal si porfavor alguien q sepa si este cuaderno es valido ante un juez o denmanda muchas graciads pero porfavor q tenga conocimiento

  5. rubin dice:

    necesito un ejemplo de alcificacion material de un documento publico

  6. Cristian F dice:

    Cual es la diferencia entre copia auténtica y copia autenticada ante notario?

  7. dario dice:

    que son títulos elaborados y títulos retirados en un proceso con una entidad bancaria?
    gracias

  8. Hector dice:

    Hola, Queria saber que consecuencias traerian aparejadas la retencion de un instrumento publico (cedula) por parte de un oficial notificador? Gracias

  9. Albeiro dice:

    Quisiera saber que vigencia tiene un proceso de falsedad en documento publico y si una carta de propiedad de un automotor es un documento publico?

  10. Ale dice:

    Por favor si alguien me puede sacar de dudas, le agradecería mucho, ¿el certificado de primera comunión es un documento público o privado?

    • FERANDANTE dice:

      Ale

      En el entendido que ese documento es elaborado por la curia que no tiene la connotación de funcionario público, como todos los que expida la iglesia sea del culto que sea, es un documento privado

  11. alex parker dice:

    Si una persona X le presta un dinero a otra persona Y, y esta ultima elabora una especie de cartica donde se asienta dicho prestamo, y ademas ambos van ante notario para hacerlo mas legal....pero la persona Y fallece sin haber pagado lo prestado...la persona X puede cobrar ese dinero al esposo y los hijos d e la persona Y, teniendo en mano la cartica firmada ante notario? tengase en cuenta que la persona X es una persona con enfermedad emntal...y que la familia de la persona Y dice que no pagaran nada

  12. alex parker dice:

    Si una persona X le presta un dinero a otra persona Y, y esta ultima elabora una especie de cartica donde se asienta dicho prestamo, y ademas ambos van ante notario para hacerlo mas legal....pero la persona Y fallece sin haber pagado lo prestado...la persona X puede cobrar ese dinero al esposo y los hijos d e la persona Y, teniendo en mano la cartica firmada ante notario?

  13. Doris lucia Blanco dice:

    que se resuelve primero en un ejecutivo por obligación de suscribir, la reposición presentada conforme el art. 497 del C.P.C., o el incidente de tacha de falsedad, estoy confundida.

    • FERANDANTE dice:

      Doris

      En cualquier proceso ejecutivo se resuelve primero, el recurso de reposición contra el Auto de Mandamiento de Pago, o de suscribir documento, ya que de este depende la continuidad o no del proceso.

      La tacha de falsedad depende su tramite si se mantiene o no el Mandamiento de Pago o de suscribir documento, de revocarse, no se tramita la tacha por sustracción de materia

  14. Doris lucia Blanco dice:

    tengo que resolver un incidente de tacha de falsedad de un contrato de compraventa de inmueble y no se como resolverlo, además propusieron conforme lo establece el art. 47 del C.P.C., que debo resolver primero

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