Documentos públicos y privados

Existen documentos públicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba.

Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados.

En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar disponible al público, sino en los casos en que una autoridad así lo decida.

¿Pero qué es un documento público?

El código de procedimiento civil, en su artículo 251 define el documento público de la siguiente forma:

(…)
Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.
(…)

Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario público, o que en su elaboración haya intervenido un funcionario público, se considera como un documento público.

¿Qué es un documento privado?

El documento privado, como lo define el mismo artículo 251 del código civil, es aquel documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario público, ni ha habido intervención de éste para su elaboración.
Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades.
No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante notario público.

Autenticidad de los documentos

Respecto a la autenticidad de los documentos, dice el artículo 252 del código de procedimiento civil:

Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

El documento privado es auténtico en los siguientes casos:

1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.

2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.

3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289.

Esta norma se aplicará también a las reproducciones mecánicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmándose que corresponde a ella.

4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276.

5. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo 274.

Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y títulos de inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos, cartas de crédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales de depósito, y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.

<Inciso modificado por el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.

Se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 488, cuando de ellos se pretenda derivar título ejecutivo.

Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirán auténticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposición del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que, en todo caso, requerirán de presentación personal o autenticación.


La autenticidad de los documentos públicos y privados es un aspecto de suprema importancia, puesto que el merito probatorio de cualquier documento está en función de su autenticidad, algo muy necesario en procesos laborales o tributarios, situaciones muy comunes en cualquier empresa.

Aquí vemos que el documento privado por su propia naturaleza no es autentico [contrario al documento público], y para que el documento privado sea considerado autentico y por consiguiente goce de algún valor probatorio, debe ser autentico, y para ello deberá observar los aspectos contemplados por el artículo 252 del código de procedimiento civil.

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6 Opiniones
  1. Wilson Alfonso Andrade dice:

    Buenos días. Mis inquietudes son las siguientes: Entre una empresa de transporte de pasajeros por carretera y mi persona teniamos un contrato de administración de un vehículo de mi propiedad y en la clausula tercera del contrato dice que éste tendrá una validez de dos años con prorrogas automaticas de otros dos años de no darse por terminado treinta días antes de su vencimiento en nota que se incertará en el mismo contrato.
    Resulta que entre la empresa y mi persona dimos por terminado el contrato de administración y vinculación de MUTUO ACUERDO a través de un documento CON MEMBRETE DE LA EMPRESA en el año 2005 pero NO INCERTAMOS NINGUNA NOTA SOBRE EL CONTRATO COMO LO EXIGE LA CLAUSULA DEL MISMO.
    Mis inquietudes son las siguientes: Si al no haber sido el contrato dado por terminado en debida y legal forma, éste sigue vigente ya que seguiria renovandose cada dos años. Mi idea es darle vida al contrato para demandar a la empresa y como ya ha prescrito la acción ordinaria, pienso que dandole vida a éste puedo tener buena oportunidad. La otra cosa es, que yo estoy pensando interponer una tutela por violación a mi derecho fundamentel del debido proceso pero pienso que me la pueden rechazar por la no inmediatez. yo estoy pensando ienterponer la demanda civil directamente aluciendo la vigencia del contrato por la no terminación en debida forma sin tener que recurrir a tutela alguna ya que creo que no necesito de veredicto alguno al respecto y de esta manera reclamar algunos derechos establecidos en el contrato los cuales me han sido negados por la empresa aluciendo que ya todo prescribió.

    Para desvincular el vehículo de la empresa cuando es de mutuo acuerdo, hay que elevar una solicitud ante el Ministerio de Transporter también de mutuo acuerdo entre las partes, o sea que en este caso habría que presentar dos documentos pero yo no hice solicitud alguna en compañia con la empresa y el vehículo de todas maneras fue desvinculado por el Ministerio a lo que yo considero un delito de fraude procesal con participación consciente y directa del Ministerio de Transporte.

    En cuanto al documento con membrete deque le firme a la dando por terminado el contrato de administración del vehículo, éste debía haber sido UN DOCUMENTO PRIVADO y consider que el que firme NO LO ES ya que es un documento de la empresa y por ende NO ES UN DOCUMENTO PRIVADO y con mayor razón cuando esta empresa por prestar un servicio público sus documentos de archivos también son públicos.

    Les recuerdo que mi idea principal es dejar sin validez juridica el documento que firmé dando por terminado el contrato de administración y vinculación del vehículo y poder demandar.

    Les agradecería sus recomendaciones al respecto. Wilson andrade. 316-6233447. Cali, Colombia.

  2. Camilo Rincon dice:

    Tengo un proceso en mi contra por deuda de administración, donde la co-propiedad esta reportando mal las cuotas de administración (el valor difiere) adicional no reconocen todos los pagos hechos. esa liquidación puede considerarse un documento privado?.

    Muchas gracias

  3. ana patricia dice:

    me sirvió de mucho , esta pagina es para hacer un informe , para después de semana santa

  4. maria gloria meza de zambrano dice:

    Buenas tardes. Por favor quiero que ustedes me digan si un documento disponibilidad presupuestal que carece de la firma del tesorero que lo expidió, tiene validez y carácter de autenticidad como prueba ante un proceso penal.

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