Documentos públicos y privados
Existen documentos públicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba.
Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados.
En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar disponible al público, sino en los casos en que una autoridad así lo decida.
¿Pero qué es un documento público?
El código de procedimiento civil, en su artículo 251 define el documento público de la siguiente forma:
(…)
Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.
(…)
Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario público, o que en su elaboración haya intervenido un funcionario público, se considera como un documento público.
¿Qué es un documento privado?
El documento privado, como lo define el mismo artículo 251 del código civil, es aquel documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario público, ni ha habido intervención de éste para su elaboración.
Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades.
No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante notario público.
Autenticidad de los documentos
Respecto a la autenticidad de los documentos, dice el artículo 252 del código de procedimiento civil:
Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.
El documento privado es auténtico en los siguientes casos:
1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.
2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.
3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289.
Esta norma se aplicará también a las reproducciones mecánicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmándose que corresponde a ella.
4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276.
5. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo 274.
Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y títulos de inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos, cartas de crédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales de depósito, y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.
<Inciso modificado por el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.
Se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 488, cuando de ellos se pretenda derivar título ejecutivo.
Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirán auténticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposición del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que, en todo caso, requerirán de presentación personal o autenticación.
La autenticidad de los documentos públicos y privados es un aspecto de suprema importancia, puesto que el merito probatorio de cualquier documento está en función de su autenticidad, algo muy necesario en procesos laborales o tributarios, situaciones muy comunes en cualquier empresa.
Aquí vemos que el documento privado por su propia naturaleza no es autentico [contrario al documento público], y para que el documento privado sea considerado autentico y por consiguiente goce de algún valor probatorio, debe ser autentico, y para ello deberá observar los aspectos contemplados por el artículo 252 del código de procedimiento civil.
Para complementar
- Fecha en que se configura el delito de falsedad en documento privado
- ¿Cuándo un documento presta merito ejecutivo?
- Nulidad y cuando se puede decir que un contrato es nulo
- ¿Se puede adquirir la propiedad de bienes públicos por realizar construcciones en ellos?
- Diferencia entre proceso ordinario y proceso ejecutivo
una copia simple de un documento publico goza de presuncion de legalidad?, puede el juez no dar por valido como prueba un document publico aportado a un proceso en copia simple, ademas si la contraparte no lo tacha de falsedad?
quisiera saber si un estado de cuenta es un documento público?
Hola quiesiera saber como verifican las instituciones publicas llamese reniec pronabec etc, los documentos entregados por beneficiarios de trabajo o becas, el numero de registro en algunos documentos ayudan en eso??, por ejemplo si uno hace un curso de actualizacion o postgrado como verifican si fue real la realizacion de dicho postgrado¨¨
hola buenas tardes, mi nombre es sara, mi duda es la siguiente
mi esposo quiere que firmemos un documento ante la notaria para separación de bienes mas no de cuerpos, quisiera saber si al yo hacer eso estoy haciendo bien, quisiera saber que pasaría si ya firmado alguno de l os dos fallece? quien heredaría todo si el y yo no tenemos hijoS, pero yo tengo una niña’, sera una buena decicion?
Soy docente de colegio privado. En un aula de clase estaban realizando unas medidas para las chaquetas prom. Yo tenía clase en ese momento y la persona que tomaba la medida para las chaquetas me dijo que si le firmaba un documento como testigo de lo que allí estaban realizando. yo, obrando de “buena fe” simplemente confié en las palabras de la persona y firmé.
Meses después, las chaquetas son entregadas a los estudiantes y resulta que algunos están en desacuerdo con sus chaquetas, así, que hablan con la persona encargada de las chaquetas, pero no ha respuesta clara. Los padres de los estudiantes se manifiestan y utilizan el documento que firmé. En ese documento se dice que soy “representante del grado de decimo del colegio xxxxxxxxxxxx”. A partir de este documento se inicia un conflicto en el que los padres quieren que el colegio apoye la queja a la empresa que realiza las chaquetas para que las “arregle”. Yo estoy confundido, y lo único que se me ocurre es proponer la invalidación del documento al: 1. Nunca he sido representante del grado en cuestión.
2. Yo entendí que mi rol en la situación mencionada era la de un simple testigo.
Ahora, los padres dicen que quieren llevar el asunto a la Fiscalía. y Yo me preocupo, pues mi nombre y cédula están allí.
hola tengo unas dudas, 1-¿ al momento de suscribir un contrato, bien sea de arrendamiento o de compraventa, el notario esta obligado a leer el contenido del documento para proceder a su autenticacion ?.
2-Si mi intencion solamente es la de autenticar mi firma, ¿el notario debe poner sellos en todas las hojas del contrato y dar su firma ?, ¿no será eso un pretexto para cobrar más dinero por la autenticacion?.
mil gracias a quien despeje mis dudas.
Andrey
1. NO
Al momento de autenticar las firmas de cualquier documento, llamese contrato, o escritura, el Notario NO LEE EL TEXTO DEL MISMO-salvo que uno de los intervinientes o ambos, sea ciego o manifieste no saber leer-, la función del Notario se limita a dar fe en cuanto quienes concurren a firmar se identifican como quienes dicen ser y nada más.
2. SI
Si el documento a autenticar en firmas contiene más de un folio, es obligación del notario sellar todas las hojas que hacen parte del mismo para garantizar asi a lo comparecientes, que el texto contenido en ellas es sobre el que firmaron y más adelante no se presente controversia en cuanto a que ” se cambiaron hojas del contrato”. > Por esto, es igual nuestra recomendación que al menos uno de los interesados rubrique con sus iniciales o firma abreviada todas y cada una de las hojas del contrato.
doctores
tengo una duda gigante, si pudieren colaborarme x fa.
yo estudio derecho y tengo la licencia temporal ya, me salio un caso de lesiones donde tengo competencia, pero me ha salido muy caro xq todo lo tengo q pagar yo, los buses a fiscalia, el tramit ante el soat y seguro de resp. civil extra etc….yo quiero renunciar pero la duda es q no se si paso la renuncia al fiscal q apenas va a poner audiencia de imputacion- ya el cti le llevo el dictamen y la fiscal me dijo q en este mes pedira audiencia de imput…ella dice q el dictamen es claro y contundente y si hay merito para seguir-, la renuncia se la debo pasar al juez de garantias, a la fiscal ?….otra cosa segun leo el acuerdo de agencias en derecho no regula los casos penales, estos solo aparecen en conalbos q es quien fija honorarios pero no dice nada en cuanto a si hay renuncia ¿ cual se aplica x fa?
sebas. si el proceso no fue asignado por la universidad usted puede renunciar en cualquier momento, ya que afortunadamente no estamos obligados a llevar un proceso y mucho menos gratis (claro esta que cuando es de oficio si lo debemos llevar pero tambien se puede renunciar). recuerde que su trabajo es su profesion que le ha costado dinero y nadie trabaja gratis, si su cliente no le paga los honorarios simplemente radique la renuncia (sin justificación alguna) ante el fiscal, o ante el juez de conocimiento. gracias
a.mi.me.da.fastidio.estudiar
Un señor por medio de documento privado reconocido ante notario publico, manifestó su deseo de desheredar a su hijo X aduciendo que lo hace por porque su hijo no es “católico devoto ” y por que cometió injuria grave de forma reiterada. Mi pregunta ¿ existe desheredamiento tomando en cuenta que se hizo con documento privado?
hay que esperar que fallezca el señor con el fin de que el hijo promueva la nulidad de tal desheredamiento, recuerde que las herencias se pueden reclamar solo cuando la persona muera. gracias
Un documento publico expedido por un contador, como lo es un certificado de ingresos, cuanto tiempo tiene de vigencia frente a determinada entidad? antes de tener que actualizar dicho documento por tiempo transcurrido??
Hugo
Depende de las políticas de cada entidad, por lo general y sin que exista norma al respecto más que la prudencia, 30 días calendario
si un agente elabora un comparendo en la copia y no en el original anexa a la inspeccion fotocopia de la copia elaborada y el original lo elabora despues con los mismos datos pero sin firma de conductor y testigo la copia simple que entrega a la inspeccion puede hacer sus veces de original?
Jhoana
Si la copia está firmada en original por el Agente de Transito, el Infractor, o en su defecto el testigo, tiene el mismo valor que el original, independientemente que luego presente a la Inspección un original sin firma pero acompañado de la copia firmada en original
Es legal que ante una falta de transito, como circular sin V.T.V. se le “secuestre” el registro de conducir? Muchas gracias.
sera posible solicitar a una entidad bancaria las copias de vouchers que extienden por concepto de deposito,hecho una cuenta corriente?
Fausto.
SI, mediante un Derecho de Petición indicando el porqué de la solicitud y en el entendido que Usted siendo el titular de la Cuenta Corriente estaría solicitando, copia de los volantes de consignación que acrediten los depositos en su cuenta.-
Es legal que un medio de comunicación publique una escritura pública de compra venta o publicar las observaciones que los registros públicos hacen en el trámite de inscripción de la misma. Gracias
Felix
Los documentos públicos, son públicos, y en tal razón, son de acceso o conocimiento de cualquier persona, en consecuencia, cualquier persona, medio de comunicación o nó, puede hacer públicas las observaciones que considere, pero… con el compromiso de responder públicamente por el contenido de las mismas.
doctores
tengo una duda gigante, si pudieren colaborarme x fa.
yo estudio derecho y tengo la licencia temporal ya, me salio un caso de lesiones donde tengo competencia, pero me ha salido muy caro xq todo lo tengo q pagar yo, los buses a fiscalia, el tramit ante el soat y seguro de resp. civil extra etc….yo quiero renunciar pero la duda es q no se si paso la renuncia al fiscal q apenas va a poner audiencia de imputacion- ya el cti le llevo el dictamen y la fiscal me dijo q en este mes pedira audiencia de imput…ella dice q el dictamen es claro y contundente y si hay merito para seguir-, la renuncia se la debo pasar al juez de garantias, a la fiscal ?….otra cosa segun leo el acuerdo de agencias en derecho no regula los casos penales, estos solo aparecen en conalbos q es quien fija honorarios pero no dice nada en cuanto a si hay renuncia ¿ cual se aplica x fa?
disculpen tengo una pregunta un compañero de trabajo queiere que le haga valido un documento que elaboraron ciertas personas que estaban como representantes pero que ahora ya no estan por corruptos,ahora esta como responsable su servidor, es valido ese documento?
Raul.
Con la precaria información que suministra, sería irresponsable de nuestra parte darle una orientación.
la tarjeta del SOAT y la tarjeta de emision de gases y revisión tecnicomecánica son documentos públicos o privados?
Jesus.
Asi sean documentos expedidos por particulares, son documentos públicos en cuanto cumplen con la acreditación de requisitos dispuestos por el Estado dentro de su facultad interventora y regulatoria.
Hola, tengo una pregunta en la universidad donde laboro, nos entregan documentos como icfes, actas de grado originales o autenticadas en notaria y certificados y contenidos programaticos derivados de procesos de otras universidades, si en algun momento alguien solicita esos docuementos debemos entregarselos por ley los originales o ellos deben sacar copia y llevarse la copia y dejarnos los originales en el archivo.
Muchas gracias.
Hector.
Desde que se abolió el Control de Registro de Diplomas y Actas de Grado como función de las Secretarías de Educación, las Universidades para algunos efectos, pasaron a ser cuasititulares de dicha función en consecuencia, asi no esté reglado legalmente, si son cosideradas algo asi como “guardas de la fe publica” y cumplen una funcion eminentemente “certificadora”, de tal forma que esos documentos originales y demás autenticados que reposan en sus Archivos al ser soporte de documentos propios, NO DEBEN NI PUEDEN SER ENTREGADOS, salvo requerimiento de Autoridad Judicial y unicamente a esta.
En consecuencia, nuestra opinión, es que al solicitante se le entregue una copia autenticada notarialmente y certificada por la Universidad en cuanto que el original o la copia autentica se encuentra en sus archivos.
Valga la aclaración, en cuanto “… ellos deben sacar copia…”, no funciona de esa manera, la Universidad es la que saca las copias, las hace autenticar notarialmente y las certifica.
yo entre aca xqe en el colegio me pidieron jiji. bueno buen dato gracias
Listo Carlos.
Consultanos a menudo, aprenderas muchas cosas practicas para la vida diaria
se elaboró un acta de cesion de derechos de acciones en una sas, pero no se endoso el titulo por parte del vendedor, quisiera saber, si con el acta que firmo el vendedor es prueba suficiente para que se expida el nuevo titulo de propiedad al comprador. y que tan valida es la acta como prueba de la nueva propiedad.
Adolfo.
Los unicos documentos que se transmiten por endoso, son los titulos valores; en el caso de las actas de cesión de derechos, es suficiente si se elaboran con las debidas formalidades, su inscripción en el registro mercantil de la SAS en la Cámara de Comercio de la Municipalidad donde se encuentre registrada. Solamente la inscripción aceptada por la Cámara de Comercio, es la prueba “valida” de la mutación de la cesión en comento-