La factura electrónica es un documento privado, porque no la otorga un funcionario público ni un particular en ejercicio de funciones públicas, que son los dos supuestos del Código General del Proceso. La validación previa de la Dian no cambia eso, porque validar no es otorgar: la Dian verifica que el archivo cumpla los estándares técnicos, pero no crea el documento ni da fe del negocio que lo origina. Ser privado no le resta valor probatorio ni le impide prestar mérito ejecutivo como título valor, y su trazabilidad técnica la hace difícil de desvirtuar.
La factura electrónica es un documento privado, y lo sigue siendo pese a que la Dian la valida antes de su expedición, porque no reúne ninguno de los dos supuestos que el artículo 243 del Código General del Proceso exige para que un documento sea público. La distinción no es teórica: de ella depende su valor probatorio en un proceso judicial.
Qué hace público a un documento.
El artículo 243 del Código General del Proceso fija dos supuestos, y basta con no encajar en ninguno para que el documento sea privado:
- Que sea otorgado por un funcionario público o con su intervención.
- Que sea otorgado por un particular que ejerce funciones públicas o con su intervención.
La palabra que decide todo es «otorgado». Y otorgar, según el uso corriente del término, es conceder o expedir algo que se pide, como cuando una persona acude a un notario y le pide que le otorgue una escritura pública: allí el notario crea el documento y lo protocoliza tras verificar su contenido y sus requisitos legales.
La validación previa no es otorgamiento.
Aquí está el núcleo del asunto. Una de las características de la factura electrónica es que requiere validación previa de la Dian para entenderse expedida, conforme al artículo 616-1 del estatuto tributario. ¿Convierte eso a la Dian en otorgante?
No, y la razón es que validar y otorgar son actos distintos.
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Quién crea el documento? | El obligado a facturar, que lo genera y lo transmite a la Dian. |
| ¿Qué hace la Dian? | Una verificación técnica y formal: comprueba que el archivo cumpla los estándares técnicos y legales. No da fe del negocio jurídico que origina la factura. |
| ¿Quién otorga? | Nadie. La factura no se otorga: se expide, y la expide el obligado a facturar. |
El contribuyente no le pide a la Dian que le otorgue una factura. La expide porque tiene la facultad legal de hacerlo, y la Dian se limita a validar como mecanismo de control.
Dicho de otro modo: la Dian ni otorga ni expide, y el otorgamiento es el presupuesto esencial del documento público. Por eso la validación previa, por rigurosa que sea, no muta la naturaleza del documento.
Qué implica que sea un documento privado.
Esta es la parte que importa cuando hay que cobrar o defenderse, y que la clasificación por sí sola no responde.
El documento privado tiene plena eficacia probatoria en el proceso, solo que su régimen es distinto al del público. Los documentos privados se presumen auténticos, y quien los aporta no tiene que probar que lo son; lo que ocurre es que la parte contra la cual se aducen puede tacharlos de falsos o desconocerlos, y entonces se abre un debate probatorio que no existe frente al documento público.
Aplicado a la factura electrónica, ese debate tiene un desenlace previsible, porque los elementos técnicos del documento son difíciles de desvirtuar: la firma digital del emisor, el código único de factura electrónica que la identifica de manera inequívoca y el registro de la validación en los sistemas de la Dian.
De acuerdo con nuestro criterio, esa trazabilidad hace que en la práctica la factura electrónica tenga una fuerza probatoria muy superior a la de la antigua factura de papel, sin necesidad de ser un documento público.
La factura electrónica como título valor.
Hay una segunda razón por la que la naturaleza del documento importa, y es la vía ejecutiva.
La factura de venta a crédito es un título valor negociable en los términos del artículo 772 del código de comercio, y esa condición no depende de que sea pública o privada: el pagaré, la letra de cambio y el cheque también son documentos privados y prestan mérito ejecutivo.
Lo que sí exige la factura electrónica para circular como título valor es su inscripción en la Radian, el registro de facturas electrónicas de venta como título valor que administra la Dian. Y para que sirva como soporte fiscal en las operaciones a crédito se requiere además el acuse de recibo de la factura electrónica.
Cómo se prueba una factura electrónica.
Siendo un documento privado que existe solo en formato electrónico, conviene saber cómo se lleva a un proceso.
Lo que se aporta es el archivo estructurado junto con el documento electrónico de validación de la Dian, no la impresión en PDF, que es apenas la representación gráfica. La forma de obtener y verificar esos archivos la explicamos en el artículo sobre cómo consultar una factura electrónica y verificar su validez.
Y como respaldo adicional, la propia Dian conserva el registro de la validación, de modo que la existencia del documento se puede corroborar en fuente oficial, algo que jamás fue posible con la factura de papel.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿La factura electrónica es un documento público?
No. Es un documento privado, porque no es otorgada por un funcionario público ni por un particular en ejercicio de funciones públicas, que son los dos supuestos del artículo 243 del Código General del Proceso.
¿La validación de la Dian la convierte en documento público?
No. Validar y otorgar son actos distintos. La Dian verifica que el archivo cumpla los estándares técnicos y legales, pero no crea el documento ni da fe del negocio jurídico que lo origina.
¿Un documento privado sirve como prueba?
Sí. Los documentos privados se presumen auténticos y tienen plena eficacia probatoria. La diferencia es que la parte contra la cual se aducen puede tacharlos de falsos o desconocerlos, lo que abre un debate probatorio.
¿La factura electrónica presta mérito ejecutivo?
Sí, cuando reúne los requisitos del título valor. Ser documento privado no lo impide: el pagaré, la letra de cambio y el cheque también son privados y prestan mérito ejecutivo.
¿Qué se aporta a un proceso, el PDF o el XML?
El archivo estructurado junto con el documento electrónico de validación de la Dian. El PDF es solo la representación gráfica del documento, no el documento mismo.
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