¿La factura electrónica es un documento público o privado?

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La factura electrónica, emitida por un contribuyente, es un documento privado y no público, ya que no cumple con los requisitos del artículo 243 del Código General del Proceso. Aunque requiere validación previa por parte de la Dian, esta acción no la convierte en un documento público, dado que la Dian no la otorga, sino que solo verifica su cumplimiento técnico y legal. La diferencia entre otorgar y validar es clave: el contribuyente expide la factura, mientras que la Dian solo valida su formato, lo que refuerza su naturaleza privada.

La factura electrónica emitida por un contribuyente es un documento privado. No es un documento público porque no cumple los requisitos o condiciones que establece el artículo 243 del Código General del Proceso para que lo sea.

La validación previa no convierte a la factura electrónica en documento público.

Una de las características de la factura electrónica es que, para su expedición, se requiere validación previa por parte de la Dian, pero ese hecho no la convierte en un documento público.

Un documento es público en los dos supuestos señalados en el artículo 243 del Código General del Proceso:

Es otorgado por un funcionario público o con su intervención.
Es otorgado por un particular que ejerce funciones públicas o con su intervención.

La factura electrónica no es otorgada por la Dian; es expedida por el contribuyente y la Dian tan solo la valida como mecanismo de control, no de otorgamiento.

De acuerdo a la RAE, otorgar significa dar, entregar, conceder algo que se pide, como cuando una persona va ante un notario y le pide que le otorgue una escritura pública. En tal caso, el notario es el que crea el documento y lo protocoliza luego de verificar contenido y requisitos legales.

El contribuyente no solicita a la Dian que otorgue una factura. El contribuyente la expide porque tiene la facultad legal para ello y la Dian simplemente valida.

Una cosa es otorgar y otra muy distinta es validar. El documento público requiere que sea otorgado por un funcionario público, y la factura electrónica lo que requiere es la validación por parte de la Dian, lo que descarta que esa validación convierta la factura en documento público.

Intervención de la Dian en la emisión de la factura pública.

Para que un documento sea público se requiere la intervención del funcionario público en la creación del documento, y ese no es el caso de la factura electrónica por lo siguiente:

¿Quién expide? El obligado a facturar es quien crea, genera y transmite el documento a la Dian.
¿Qué hace la DIAN? Realiza una verificación técnica y formal. La DIAN no da fe del contenido del negocio jurídico que da origen a la factura, sino que valida que el archivo XML transmitido cumpla con los estándares técnicos y legales.
¿Quién otorga? La factura no se otorga, se expide y lo hace el obligado a facturar.

La Dian ni otorga ni expide, y ya vimos que el otorgamiento es el presupuesto esencial del documento público.