Administración de los bienes de la sucesión o herencia

Mientras la herencia no se reparte, alguien tiene que cuidar la casa, cobrar los arriendos, pagar los impuestos y atender el negocio del fallecido, tarea que según el artículo 496 del Código General del Proceso corresponde al albacea con tenencia de bienes y, a falta de este, a los herederos que hayan aceptado la herencia, junto con el cónyuge en lo que toca a los bienes sociales. ¿Qué puede y qué no puede hacer quien administra, a quién le rinde cuentas y qué hacer si se aprovecha?

Quién administra los bienes antes de iniciar la sucesión.

Desde el momento de la muerte y hasta el reparto, la herencia pertenece a todos los herederos en común. Ninguno es dueño de un bien en particular, y por lo mismo ninguno puede disponer de ellos por su cuenta.

En consecuencia, por regla general la administración corresponde a todos los herederos conjuntamente. Como eso es poco práctico, lo usual es que de común acuerdo encarguen a uno de ellos, o incluso a un tercero, para que cobre, pague y conserve.

Ese encargo es un mandato: quien lo recibe actúa en nombre de todos, debe repartir lo que produzcan los bienes en proporción a la cuota de cada uno y debe rendir cuentas. No lo convierte en dueño ni le da más derecho que a los demás.

La regla sobre cómo van entrando los herederos a la administración está en el segundo inciso del artículo 1297 del Código Civil:

«Si hubiere dos o más herederos y aceptare uno de ellos, tendrá la administración de todos los bienes hereditarios pro indiviso, previo inventario solemne; y aceptando sucesivamente sus coherederos, y suscribiendo el inventario tomarán parte en la administración.»

Es decir que el heredero que acepta primero administra todo, pero a nombre de la comunidad («pro indiviso»), y los demás se suman a medida que aceptan. La norma agrega que, mientras no hayan aceptado todos, quien administra tiene las mismas facultades limitadas de un curador de herencia yacente.

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El albacea con tenencia de bienes.

El albacea es la persona que el testador designa en el testamento para que haga cumplir su voluntad. Solo existe cuando hay testamento, y solo administra cuando el testador le confirió además la tenencia de los bienes.

Nadie está obligado a ser albacea, y por eso el cargo debe aceptarse. Si el designado no aparece, cualquiera de los herederos puede pedir al juez que lo requiera, como lo permite el artículo 497 del Código General del Proceso, para los fines del artículo 1333 del Código Civil, que dice:

«El juez, a instancia de cualquiera de los interesados en la sucesión, señalará un plazo razonable, dentro del cual comparezca el albacea a ejercer su cargo, o a excusarse de servirlo, y podrá el juez, en caso necesario, ampliar por una sola vez el plazo. Si el albacea estuviere en mora de comparecer, caducará su nombramiento.»

Si acepta, el juez le entrega los bienes en una diligencia a la que debe asistir, porque de lo contrario el artículo 498 ordena declarar caducado su nombramiento, salvo que dentro de los tres días siguientes justifique su ausencia.

El artículo 499 le asigna, además de las funciones del Código Civil, los deberes propios de un secuestre, y permite a los herederos pedir su remoción por incidente cuando incumple.

Administración una vez abierto el proceso de sucesión.

Iniciado el proceso judicial, la administración deja de ser un asunto puramente familiar y queda sujeta a reglas que el juez hace cumplir. Rigen desde la apertura y hasta que quede en firme la sentencia que aprueba la partición, y están en el artículo 496 del Código General del Proceso.

La primera regla define quién administra:

«La tendrá el albacea con tenencia de bienes y a falta de este los herederos que hayan aceptado la herencia, con arreglo a lo prescrito por el artículo 1297 del Código Civil. Los bienes de la sociedad conyugal o patrimonial serán administrados conjuntamente por el cónyuge sobreviviente, compañero permanente y el albacea, o por aquel y los mencionados herederos, según el caso.»

De allí resulta el siguiente orden:

Nótese el papel del cónyuge o compañero sobreviviente: sobre los bienes sociales no es un invitado, sino un administrador por derecho propio, porque la mitad de esos bienes es suya.

Las otras dos reglas del artículo 496 resuelven los conflictos. Las diferencias con el albacea las decide el juez, de plano si no hay hechos que probar, o por incidente en caso contrario. Y el desacuerdo entre herederos, o entre estos y el cónyuge, tiene una consecuencia más drástica, que vemos a continuación.

Qué hacer si el heredero que administra no reparte o se aprovecha.

Es la queja más frecuente de nuestros lectores: todos autorizaron a un hermano para cobrar el arriendo, y este se queda con el dinero, lo reparte como quiere o incluso usa esa autorización para hacerse reconocer como administrador en el juzgado.

Lo que hace no es legal. Los arriendos y demás frutos de los bienes hereditarios pertenecen a todos los herederos, a prorrata de sus cuotas, como lo dispone la regla 3 del artículo 1395 del Código Civil. Quien los cobra es un simple mandatario de los demás.

Los herederos afectados tienen tres herramientas:

• Revocar la autorización. El encargo lo dieron todos y todos pueden retirarlo. Conviene hacerlo por escrito y, si hay proceso, informarlo al juzgado y a los arrendatarios.
• Pedir el secuestro de los bienes. El numeral 2 del artículo 496 del Código General del Proceso ordena al juez decretarlo «a solicitud de cualquiera de ellos» cuando hay desacuerdo sobre la administración. El secuestre cobrará los arriendos y los consignará a órdenes del juzgado hasta la partición.
• Exigir rendición de cuentas. Quien administra bienes ajenos está obligado a rendirlas. Si se niega, procede el proceso de rendición provocada de cuentas del artículo 379 del Código General del Proceso, en el que el juez fija lo que debe devolver.

El secuestro es la medida más eficaz cuando la sucesión ya está en el juzgado, porque no exige demostrar mala fe: basta el desacuerdo. Sus reglas las explicamos en el artículo sobre el embargo y secuestro en las sucesiones.

Hay además una razón de fondo para no dejar pasar estas situaciones. El heredero que maneja solo los bienes durante años, sin reconocer a los demás, puede terminar alegando que los poseyó como único dueño. Pedir cuentas y dejar constancia de que administra a nombre de todos es la mejor forma de impedirlo.

Qué puede y qué no puede hacer el administrador.

Administrar es conservar y hacer producir, no disponer. Las facultades se resumen así.

• Puede: cobrar arriendos y créditos, pagar impuestos, servicios, cuotas de administración y gastos de conservación, hacer reparaciones necesarias, arrendar los bienes, continuar el giro ordinario de un negocio y representar a la sucesión en esos actos.
• No puede: vender, hipotecar ni donar los bienes, ni adjudicárselos, ni usarlos en provecho propio sin compensar a los demás, ni repartir el dinero de forma distinta a las cuotas de cada heredero.

La prohibición de vender tiene una razón sencilla: los bienes siguen a nombre del fallecido y pertenecen a todos, de modo que nadie puede firmar por ellos hasta que se liquide la sucesión. Lo que un heredero sí puede vender es su derecho hereditario, es decir, su cuota en la herencia, con los efectos que explicamos en el artículo sobre los impuestos en la cesión de derechos herenciales.

Las excepciones pasan por el juez. El artículo 503 del Código General del Proceso permite pedir el remate de determinados bienes cuando no hay dinero para pagar las deudas de la herencia, y el artículo 480 autoriza al secuestre a vender los bienes consumibles.

Ante la Dian, quien administra es también quien firma las declaraciones de la sucesión, según el literal d) del artículo 572 del Estatuto Tributario, tema que tratamos en el artículo sobre la sucesión ilíquida.

Rendición de cuentas y honorarios.

Para el albacea, el artículo 500 del Código General del Proceso fija un trámite dentro del mismo proceso de sucesión, que la norma extiende a los secuestres:

• Si no rinde cuentas por su iniciativa al terminar el cargo, el juez se lo ordena a solicitud de cualquier heredero, en un plazo que no pase de 20 días.
• De las cuentas se da traslado a los herederos por 10 días. Si las aceptan o callan, el juez las aprueba y ordena pagar el saldo, con un auto que presta mérito ejecutivo.
• Si alguien las objeta, se tramita un incidente, y el juez impone multa de 10 salarios mínimos al albacea cuyas cuentas difieran en más del 30% de lo que resulte probado, o al heredero que objetó de manera temeraria.

En cuanto al pago, el albacea recibe los honorarios que fijó el testador y, si no lo hizo, los que regule el juez al aprobar las cuentas. El heredero que administra no tiene un honorario legal, pero sí derecho a que se le reembolsen los gastos que pagó de su bolsillo, con los soportes del caso.

Cuando nadie se hace cargo: la herencia yacente.

Puede ocurrir que no haya albacea y que ningún heredero acepte la herencia, porque no los hay, no aparecen o no les interesa. Los bienes no pueden quedar a la deriva.

Para ese caso el primer inciso del artículo 1297 del Código Civil ordena que, pasados quince días desde que se abre la sucesión sin que nadie haya aceptado, el juez declare yacente la herencia, a petición del cónyuge, de un pariente, de cualquier interesado o de oficio, y nombre un curador que la administre. El trámite está en los artículos 482 y siguientes del Código General del Proceso.

La sucesión se abre el día de la muerte, de modo que los quince días se cuentan desde el fallecimiento y no desde que se presenta la demanda. Si después aparece un heredero y acepta, la curaduría termina y él asume la administración.

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