Cómo asociar o cambiar el contador o revisor fiscal en el RUT

Cuando las declaraciones de una empresa deben ir firmadas por contador público o revisor fiscal, ese profesional debe figurar en el RUT de la empresa, y él mismo debe tener en su propio RUT la responsabilidad 22. Sin esas dos condiciones, el sistema de la Dian no le permite firmar. La obligación de la firma está en normas como el numeral 6 del artículo 596 del Estatuto Tributario. ¿Cómo se asocia el contador y cómo se cambia cuando la empresa contrata a otro?

Cuándo la declaración debe firmarla un contador o revisor fiscal.

No todas las declaraciones requieren la firma de un contador. En la declaración de renta, el numeral 6 del artículo 596 del Estatuto Tributario la exige en estos casos:

• La firma del revisor fiscal, cuando el contribuyente está obligado a llevar contabilidad y a tener revisor fiscal según el Código de Comercio y demás normas.
• La firma de un contador público, cuando el contribuyente está obligado a llevar contabilidad, no tiene revisor fiscal y su patrimonio bruto al final del año o sus ingresos brutos del año superan 000 UVT.

Reglas similares aplican a las declaraciones de IVA y de retención en la fuente. Las desarrollamos en el artículo sobre las declaraciones que deben ser firmadas por contador público.

Si la declaración debía llevar esa firma y no la lleva, se tiene por no presentada según el literal d) del artículo 580 del Estatuto Tributario. Por eso conviene tener el contador asociado al RUT antes del vencimiento.

Cómo asociar el contador o revisor fiscal.

El proceso tiene dos partes: una la hace el contador en su propio RUT y otra la empresa en el suyo.

Lo que debe hacer el contador.

1. Estar inscrito en el RUT como persona natural.
2. Actualizar su RUT para agregar la responsabilidad 22, «Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros».
3. Tener habilitada la firma electrónica de la Dian.

El contador no debe agregar a la empresa en su propio RUT. Es la empresa la que lo incluye a él en el suyo.

Lo que debe hacer la empresa.

1. Ingresar al servicio de actualización del RUT con la firma electrónica de su representante legal.
2. En la sección de revisor fiscal y contador, registrar los datos del profesional: tipo y número de identificación, número de tarjeta profesional y fecha de nombramiento.
3. Firmar y formalizar la actualización.

Una vez formalizada la actualización, el contador queda habilitado para firmar las declaraciones de la empresa.

Cómo firma el contador las declaraciones de la empresa.

Para firmar, el contador ingresa al portal de la Dian con la opción «A nombre de un tercero». Allí digita el NIT de la empresa, su propio tipo y número de documento y su propia contraseña.

No se usa la contraseña de la empresa ni la del representante legal: cada persona firma con sus propias credenciales. Por eso la declaración queda firmada, por separado, por el representante legal y por el contador o revisor fiscal.

La firma del contador tiene un efecto legal propio: según el artículo 581 del Estatuto Tributario, certifica que los libros se llevan conforme a la ley y que la declaración refleja fielmente la contabilidad, entre otros hechos. De ahí la importancia de que sea el contador realmente vinculado quien firme.

Cómo cambiar el contador en el RUT.

Cuando la empresa cambia de contador o de revisor fiscal, debe actualizar la misma sección del RUT para retirar al anterior e incluir al nuevo. El nuevo profesional debe cumplir previamente los requisitos de la responsabilidad 22 y la firma electrónica.

La actualización debe hacerse dentro del mes siguiente al cambio. De lo contrario, se expone a la multa del numeral 3 del artículo 658-3 del Estatuto Tributario, de 1 UVT por cada día de retraso, y el nuevo contador no podrá firmar mientras tanto. En el caso del revisor fiscal, además, el nombramiento debe inscribirse primero en la cámara de comercio.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.