Declaraciones que deben ser firmadas por contador público

No todas las declaraciones tributarias deben llevar la firma de un contador público: solo aquellas en que el contribuyente lleva contabilidad y supera los topes que fija la ley, que en términos generales son 100.000 UVT de ingresos brutos o de patrimonio bruto, según el artículo 596 del estatuto tributario y sus equivalentes para cada impuesto. La duda importa porque la omisión de esa firma, cuando era obligatoria, permite tener la declaración por no presentada. ¿Cuándo debe firmar entonces el contador y qué año se toma como referencia?

Cuándo debe firmar el contador público una declaración tributaria.

Para que una declaración deba llevar la firma de un contador público tienen que cumplirse dos condiciones al mismo tiempo. No basta con una sola.

1. Que el contribuyente esté obligado a llevar contabilidad.
2. Que el patrimonio bruto o los ingresos brutos superen el tope de 100.000 UVT.

A esas dos condiciones se suma una precisión: la firma del contador se exige cuando el contribuyente no está obligado a tener revisor fiscal, porque si lo está, quien debe firmar es el revisor fiscal.

De ahí se desprende la conclusión práctica más útil de este artículo: una persona natural que no lleva contabilidad nunca necesita firma de contador en su declaración de renta, por altos que sean sus ingresos o su patrimonio.

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El tope de 100.000 UVT.

El tope aparece de forma expresa en la norma que regula el contenido de cada declaración.

Para la declaración de renta lo señala el penúltimo inciso del artículo 596 del estatuto tributario:

«Los demás contribuyentes y entidades obligadas a llevar libros de contabilidad, deberán presentar la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, según sea el caso, firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa o entidad, cuando el patrimonio bruto en el último día del año o período gravable, o los ingresos brutos del respectivo año, sean superiores a 100.000 UVT.»

Obsérvese que basta con superar uno de los dos topes, no los dos: quien tiene mucho patrimonio y pocos ingresos queda igualmente obligado, y viceversa.

Obsérvese también que el contador no tiene que ser empleado de la empresa. La norma dice expresamente «vinculado o no laboralmente», de modo que puede ser un contador externo. Y el valor en pesos del tope cambia cada año con el valor de la UVT, por lo que siempre hay que verificar el del año que corresponda.

Qué año se toma como referencia.

Este es el punto donde más se equivocan quienes elaboran las declaraciones, porque el año de referencia no es el mismo en todos los impuestos.

En la declaración de renta se toman las cifras del propio año gravable que se declara. En la declaración de IVA y en la de retención en la fuente se toman las del año inmediatamente anterior.

La lógica de esa diferencia es sencilla. La declaración de renta se presenta cuando el año ya terminó y las cifras están consolidadas, de modo que se puede mirar el mismo periodo. Las declaraciones de IVA y retención se presentan durante el año en curso, cuando todavía no se sabe cómo va a cerrar, y por eso la ley obliga a mirar hacia atrás.

Declaraciones que deben ir firmadas por contador público.

La exigencia no está en una sola norma sino repartida en el artículo que regula el contenido de cada declaración, aunque el contenido de todas ellas es equivalente.

Estas son las declaraciones en las que puede exigirse la firma del contador público:

• La declaración de renta y complementarios, conforme al artículo 596.
• La declaración de ingresos y patrimonio, conforme al artículo 599.
• La declaración del impuesto sobre las ventas, conforme al artículo 602.
• La declaración de retención en la fuente, conforme al artículo 606.
• La declaración del impuesto nacional al consumo, conforme al artículo 512-6.

En la declaración anual de activos en el exterior la ley no exigió la firma del contador público. De todas formas, si el contribuyente está obligado a que sus demás declaraciones la lleven, lo razonable es que también firme esta.

La declaración de IVA con saldo a favor.

Es la única excepción real a la regla de los topes, y conviene tenerla muy presente porque se olvida con frecuencia.

El artículo 602 del estatuto tributario exige la firma del contador público cuando la declaración de IVA arroja saldo a favor, sin importar el monto de los ingresos o del patrimonio. Dice la norma, al referirse a los casos en que se requiere la firma:

«o cuando la declaración del impuesto sobre las ventas presente un saldo a favor del responsable.»

Es decir que una empresa pequeña, muy por debajo del tope de 100.000 UVT, queda obligada a hacer firmar su declaración de IVA por contador público apenas esta arroje saldo a favor.

La Dian, sin embargo, ha matizado el alcance de esa exigencia. En el concepto 41677 del 8 de julio de 2004 interpretó que la firma solo es obligatoria cuando el responsable está obligado a llevar contabilidad, porque el inciso donde aparece la exigencia se refiere a «los demás responsables y agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad».

De acuerdo con nuestro criterio esa lectura es razonable y se ajusta a la estructura de la norma, pero conviene advertir que se trata de un concepto de la Dian y no de una sentencia, de modo que el responsable que no lleva contabilidad y presenta IVA con saldo a favor asume un riesgo si prescinde de la firma.

Conviene subrayar, además, que esta exigencia no existe en la declaración de renta: una declaración de renta con saldo a favor no requiere firma de contador por ese solo hecho.

La declaración de retención en la fuente.

La declaración de retención sigue la regla general, sin la excepción del saldo a favor que existe en el IVA.

El artículo 606 del estatuto tributario exige la firma del contador público cuando el agente de retención está obligado a llevar contabilidad y su patrimonio bruto o sus ingresos brutos del año anterior superan las 100.000 UVT.

Por fuera de ese supuesto basta con la firma del representante legal o del agente de retención, aun cuando las retenciones del periodo sean elevadas. El monto de lo retenido es irrelevante para efectos de la firma.

La declaración del régimen simple.

El formulario 260 tiene una regulación propia que conviene revisar, porque no repite exactamente el esquema del régimen ordinario.

El artículo 1.5.8.3.14 del decreto 1625 de 2016, al señalar el contenido de la declaración del régimen simple de tributación, exige la firma de quien cumple el deber formal de declarar y la del revisor fiscal cuando el contribuyente está obligado a tenerlo.

En consecuencia, un contribuyente del SIMPLE que no esté obligado a tener revisor fiscal presenta su declaración anual con la sola firma del representante legal, incluso si supera los topes de ingresos que en el régimen ordinario obligarían la firma del contador.

¿La declaración de industria y comercio debe ir firmada por contador?

Es la consulta que con más frecuencia llega a este artículo, y la respuesta corta es que depende del municipio, aunque en la práctica casi todos aplican los mismos topes del estatuto tributario nacional.

Conviene explicar por qué, porque de ahí se desprende qué hacer cuando el acuerdo municipal no dice nada.

La regla general en los impuestos territoriales.

El artículo 59 de la ley 788 de 2002 obliga a los departamentos y municipios a aplicar los procedimientos del estatuto tributario nacional en la administración de sus tributos.

Como el requisito de la firma hace parte del contenido de la declaración, y el contenido es materia de procedimiento, los municipios terminan replicando la regla nacional: contabilidad obligatoria más 100.000 UVT de ingresos o patrimonio del año anterior.

Por eso, ante el silencio del acuerdo municipal, el criterio aplicable es el del estatuto tributario nacional.

La firma del contador en la declaración de ICA en Bogotá.

Bogotá tiene norma propia y expresa, que es la que suele buscarse: el artículo 13 del decreto 807 de 1993, al regular el contenido de las declaraciones tributarias distritales.

Su numeral 7 exige la firma del revisor fiscal cuando el contribuyente está obligado a tenerlo por disposición del Código de Comercio y demás normas vigentes, y la del contador público cuando, estando obligado a llevar contabilidad, supera los topes de patrimonio bruto o ingresos brutos que la norma señala, en los mismos términos del régimen nacional.

En la práctica, entonces, un contribuyente de ICA en Bogotá aplica el mismo análisis que haría para su declaración de IVA: mira si lleva contabilidad, mira las cifras del año anterior y mira si está obligado a tener revisor fiscal.

Cuando el acuerdo municipal exige algo distinto.

Algunos municipios conservan en sus estatutos exigencias propias, más amplias o más estrictas que las nacionales, y ahí el contribuyente queda en una posición incómoda.

Los funcionarios de hacienda del municipio aplicarán lo que diga su estatuto, aunque esté en contravía de la ley. Discutirlo implica agotar la vía administrativa y llegar a la jurisdicción contenciosa, que es un camino largo y costoso para el valor en discusión.

De acuerdo con nuestro criterio, cuando la exigencia municipal es más estricta y su cumplimiento es barato, lo sensato es cumplirla y no litigarla: hacer firmar una declaración por contador cuesta mucho menos que un proceso.

Cuándo firma el revisor fiscal y no el contador.

Es una precisión que evita errores costosos, porque poner la firma equivocada equivale a no poner ninguna.

Si el contribuyente está obligado por ley a tener revisor fiscal, la declaración debe llevar la firma del revisor fiscal, y no la del contador público. Si la firma el contador, la declaración queda sin la firma exigida y se expone a que la Dian la tenga por no presentada.

La obligación de tener revisor fiscal no nace del estatuto tributario sino de la ley comercial y contable, y se explica en el artículo sobre los obligados a tener revisor fiscal. Las particularidades de esa firma, incluido el caso del revisor saliente y el del revisor no inscrito en el registro mercantil, las tratamos en el artículo sobre la firma del revisor fiscal en las declaraciones tributarias.

Distinto es el caso del revisor fiscal nombrado por disposición estatutaria y no por mandato legal. Allí su firma no es legalmente obligatoria, aunque si la sociedad ya lo tiene, lo razonable es que firme.

El contador debe estar inscrito en la Junta Central de Contadores.

La firma solo vale si quien la estampa tiene efectivamente la calidad de contador público, y esa calidad no la da el diploma sino el registro profesional.

El artículo 1 de la ley 43 de 1990 define al contador público como la persona natural que acredita su competencia profesional mediante la inscripción, y el artículo 3 de la misma ley precisa que esa inscripción se acredita con la tarjeta profesional que expide la Junta Central de Contadores.

En consecuencia, quien no está inscrito no es contador público, y su firma no satisface el requisito legal. La declaración quedaría en la misma situación que si no hubiera sido firmada.

Por eso conviene verificar el registro del contador antes de contratarlo, consulta que se puede hacer en línea y que toma un minuto, sobre todo cuando se trata de un profesional externo del que no se tienen referencias.

Qué pasa si falta la firma del contador público.

La consecuencia es la misma que para cualquier otra firma obligatoria: la declaración se puede tener por no presentada.

El literal d) del artículo 580 del estatuto tributario contempla esa causal cuando se omite la firma del contador público o del revisor fiscal existiendo la obligación legal de tenerla. Pero eso no ocurre de forma automática: se requiere un auto declarativo de la Dian, como explicamos en el artículo sobre las declaraciones que se tienen por no presentadas.

Mientras ese auto no se profiera, el contribuyente puede subsanar el error corrigiendo la declaración con una sanción muy reducida, en aplicación del parágrafo 2 del artículo 588 del estatuto tributario:

«Las inconsistencias a que se refieren los literales a), b) y d) del artículo 580, 650-1 y 650-2 del Estatuto Tributario siempre y cuando no se haya notificado sanción por no declarar, podrán corregirse mediante el procedimiento previsto en el presente artículo, liquidando una sanción equivalente al 2% de la sanción de que trata el artículo 641 del Estatuto Tributario, sin que exceda de 1.300 UVT.»

La sanción es entonces del 2% de la sanción por extemporaneidad, sin superar 1.300 UVT y sin bajar de la sanción mínima. Es un alivio considerable frente a presentar la declaración de nuevo, y se pierde apenas la Dian notifique sanción por no declarar, de modo que quien advierte el error debe actuar de inmediato.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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