La firma en las declaraciones tributarias

Toda declaración tributaria debe estar firmada por quienes la ley señala, y la firma que nunca puede faltar es la de quien tiene el deber formal de declarar. No es un requisito de trámite: el literal d) del artículo 580 del estatuto tributario permite tener por no presentada la declaración a la que le falte una firma obligatoria, con lo que el contribuyente queda expuesto a la sanción por extemporaneidad y a la de no declarar. ¿Quién debe firmar entonces cada declaración y qué se puede hacer cuando el obligado no puede firmar?

Quién debe firmar las declaraciones tributarias.

Dependiendo de la declaración y del contribuyente, las firmas exigidas varían, pero en términos generales son dos.

1. La firma de quien debe cumplir el deber formal de declarar, que es el propio contribuyente, su representante legal o un apoderado.
2. La firma del contador público o del revisor fiscal, cuando la ley la exige.

La primera es indispensable siempre. La segunda solo se exige en los casos que la norma señala, que dependen de si el contribuyente lleva contabilidad, de si está obligado a tener revisor fiscal y del monto de sus ingresos o de su patrimonio.

En una persona natural corriente basta con su propia firma. En una sociedad se requiere la del representante legal y, según el caso, la del contador o la del revisor fiscal.

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Quién es el declarante.

El declarante es la persona a cuyo nombre se presenta la declaración, es decir, el titular de la obligación tributaria.

Conviene no confundirlo con quien materialmente firma. En una persona natural declarante y firmante suelen coincidir; en una sociedad el declarante es la sociedad, mientras que quien firma es su representante legal.

En el formulario de la Dian eso se refleja en dos secciones distintas: los datos de identificación corresponden al declarante, y el espacio de la firma corresponde a quien cumple el deber formal de declarar por él.

La distinción importa porque la responsabilidad sustancial, es decir, el pago del impuesto, las sanciones y los intereses, recae sobre el declarante, no sobre quien estampa la firma.

La firma del representante legal.

En las personas jurídicas la firma del representante legal no puede faltar, porque es él quien tiene el deber formal de declarar por la sociedad.

El artículo 572 del estatuto tributario señala quiénes deben cumplir ese deber formal en nombre de otros. Son los siguientes:

3. Los padres, por sus hijos menores, cuando el impuesto deba liquidarse directamente a los menores.
4. Los tutores y curadores, por los incapaces que representan.
5. Los gerentes, administradores y en general los representantes legales, por las personas jurídicas y sociedades de hecho, responsabilidad que puede delegarse en funcionarios de la empresa informando de ello a la administración de impuestos.
6. Los albaceas con administración de bienes, por las sucesiones; a falta de ellos, los herederos con administración de bienes, y a falta de unos y otros, el curador de la herencia yacente.
7. Los administradores privados o judiciales, por las comunidades que administran; a falta de ellos, los comuneros que hayan participado en la administración de los bienes comunes.
8. Los donatarios o asignatarios, por las respectivas donaciones o asignaciones modales.
9. Los liquidadores, por las sociedades en liquidación, y los síndicos, por las personas declaradas en quiebra o en concurso de acreedores.
10. Los mandatarios o apoderados generales, los apoderados especiales para fines del impuesto y los agentes exclusivos de negocios en Colombia de residentes en el exterior, respecto de sus representados.
11. Los representantes legales o apoderados de las sociedades o empresas receptoras de inversión extranjera, por las sociedades inversionistas.

Cualquiera de estas personas debe firmar la declaración que presente en cumplimiento de esa responsabilidad, y al hacerlo asume los deberes formales del contribuyente que representa.

El representante legal suplente sí puede firmar.

Es una duda muy frecuente, sobre todo cuando el representante principal está de viaje o incapacitado: el suplente puede firmar la declaración sin necesidad de acreditar la ausencia del principal.

Así lo permite el artículo 556 del estatuto tributario, al regular la representación de las personas jurídicas:

«Para la actuación de un suplente no se requiere comprobar la ausencia temporal o definitiva del principal, sólo será necesaria la certificación de la Cámara de Comercio sobre su inscripción en el registro mercantil.»

Lo único que se exige, entonces, es que el suplente figure inscrito en el registro mercantil. No hay que probar que el principal no estaba, ni justificar por qué firmó el suplente.

En la práctica el suplente debe además tener el RUT actualizado y su propio instrumento de firma electrónica, porque sin ellos no podrá firmar en el portal de la Dian aunque legalmente esté facultado.

La firma en la declaración de renta de las personas naturales.

En la declaración de renta de una persona natural la firma indispensable es la suya, y sin ella la declaración se considerará como no presentada.

Cuando la declaración se presenta virtualmente, que es hoy la regla, la firma se estampa con el instrumento de firma electrónica desde la cuenta del contribuyente en el portal de la Dian.

Adicionalmente puede requerirse la firma de un contador público, pero solo en los casos que explicamos en el artículo sobre las declaraciones que deben ser firmadas por contador público. La declaración de renta de una persona natural nunca lleva firma de revisor fiscal, porque el revisor fiscal solo existe en las personas jurídicas.

Firma de la declaración mediante apoderado o representante.

El contribuyente que no puede o no quiere firmar directamente su declaración puede designar a alguien para que lo haga por él, pero ese nombramiento tiene que quedar registrado antes.

El procedimiento tiene dos pasos que suelen olvidarse hasta el último día:

12. El contribuyente debe actualizar su RUT y diligenciar en la hoja 3, de representación, los datos de quien firmará por él, con el código que corresponda: 06 para apoderado especial, 07 para apoderado general y 16 para mandatario.
13. El representante o apoderado, a su vez, debe actualizar su propio RUT con la responsabilidad 22, obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros.

Sin esos dos registros la plataforma no permite firmar, por más que el poder esté correctamente otorgado.

En cuanto al poder, la formalidad depende de su alcance. El artículo 572-1 del estatuto tributario, modificado por la ley 1819 de 2016, eliminó la vieja exigencia de escritura pública cuando el apoderado no era abogado, y hoy se limita a remitir a la ley general:

«Los poderes otorgados para actuar ante la administración tributaria deberán cumplir con las formalidades y requisitos previstos en la legislación colombiana.»

Esa legislación es el Código General del Proceso, cuyo artículo 74 exige escritura pública para el poder general y admite documento privado para el poder especial, distinción que desarrollamos en el artículo sobre el poder especial y el poder general.

En consecuencia, si la representación se otorga mediante poder general debe constar en escritura pública, sea o no abogado el apoderado; si es especial, basta el documento privado con los asuntos claramente determinados.

Cuando el contribuyente no puede firmar y no hay apoderado.

Es el escenario que en la práctica se resuelve mal con más frecuencia.

Cuando las declaraciones se presentaban en papel, lo habitual era que quien elaboraba la declaración firmara por el contribuyente, con su consentimiento verbal. Esa práctica es incorrecta, y si la Dian llegaba a establecer que la firma no era del contribuyente podía tener la declaración por no presentada.

Con la firma electrónica el problema cambió de naturaleza, pero no desapareció: lo usual es que el contribuyente le entregue a su contador el usuario, la contraseña y el mecanismo de firma para que declare por él.

De acuerdo con nuestro criterio, esa entrega no es inocua y conviene advertirlo con claridad: el instrumento de firma electrónica es personal, y el contribuyente es el único responsable de su uso. Cualquier operación realizada con él se le imputa a su titular, incluso las que no autorizó.

Lo correcto, cuando el contribuyente no va a firmar personalmente de forma habitual, es formalizar el apoderamiento en el RUT. Toma tiempo, pero deja a cada quien en su lugar.

La firma electrónica en las declaraciones tributarias.

Hoy prácticamente todas las declaraciones se firman con el instrumento de firma electrónica que expide la Dian, y que el contribuyente genera y renueva desde su propia cuenta.

Tiene tres características que conviene tener presentes.

• Es personal e intransferible, y su uso compromete exclusivamente a su titular.
• Caduca y debe renovarse, trámite que exige tener acceso al correo electrónico registrado en el RUT.
• Se genera en línea, pero si el correo del RUT está desactualizado la renovación puede requerir un trámite adicional que no se resuelve el mismo día.

Por eso conviene revisar la vigencia de la firma con varios días de anticipación al vencimiento del plazo, y no la víspera, cuando ya no hay margen de maniobra ni frente a una eventual caída de la plataforma.

¿Qué es la firma litográfica?

Es una expresión que llega con frecuencia a este artículo y que conviene aclarar, porque no corresponde a ninguna figura del régimen tributario colombiano.

Se llama firma litográfica a la firma reproducida por medios de impresión, es decir, preimpresa en un documento en lugar de estampada de puño y letra. Se usa en talonarios, formatos comerciales y documentos masivos.

Para efectos tributarios no sirve. Las declaraciones tributarias se firman de forma autógrafa cuando se presentan en papel, hipótesis hoy casi inexistente, o con el instrumento de firma electrónica cuando se presentan virtualmente, que es la regla general.

Una firma impresa no satisface el requisito del artículo 580 del estatuto tributario y, en consecuencia, equivale a la ausencia de firma.

La firma del contador público o del revisor fiscal.

Además de la firma de quien declara, algunas declaraciones requieren la de un profesional de la contaduría, y la regla general puede resumirse en una línea.

Si el contribuyente está obligado por ley a tener revisor fiscal, firma el revisor fiscal. Si no lo está, firma el contador público, pero únicamente cuando lleva contabilidad y supera los topes de ingresos o de patrimonio que señala la norma de cada impuesto.

Un punto que conviene subrayar, porque genera errores costosos: cuando existe la obligación de tener revisor fiscal, la declaración debe llevar la firma del revisor y no la del contador. Si la firma el contador, la declaración queda sin la firma exigida.

Los topes, las declaraciones afectadas y el año que se toma como referencia se desarrollan en el artículo sobre las declaraciones que deben ser firmadas por contador público, y las particularidades de la revisoría en el artículo sobre la firma del revisor fiscal.

Qué pasa si falta una firma obligatoria.

La consecuencia es severa y está expresamente prevista: la declaración se puede tener por no presentada, como si nunca hubiera existido.

El literal d) del artículo 580 del estatuto tributario contempla esa causal cuando la declaración no se presenta firmada por quien debe cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omite la firma del contador público o del revisor fiscal existiendo la obligación legal de tenerla.

Ahora bien, eso no opera de forma automática. Se requiere que la Dian profiera un auto declarativo, y mientras no lo haga la declaración conserva su validez, tal como explicamos en el artículo sobre las declaraciones que se tienen por no presentadas.

Ese margen es valioso, porque permite subsanar el error de forma barata. El parágrafo 2 del artículo 588 del estatuto tributario permite corregir la omisión de la firma liquidando una sanción equivalente al 2% de la sanción por extemporaneidad, sin exceder de 1.300 UVT:

«Las inconsistencias a que se refieren los literales a), b) y d) del artículo 580, 650-1 y 650-2 del Estatuto Tributario siempre y cuando no se haya notificado sanción por no declarar, podrán corregirse mediante el procedimiento previsto en el presente artículo, liquidando una sanción equivalente al 2% de la sanción de que trata el artículo 641 del Estatuto Tributario, sin que exceda de 1.300 UVT.»

La sanción resultante no puede ser inferior a la sanción mínima, pero sigue siendo mucho menos onerosa que volver a presentar la declaración con la sanción por extemporaneidad completa. Por eso conviene actuar antes de que la Dian lo haga.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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