Balance general

El balance general es uno de los estados financieros básicos que debe preparar toda empresa o negocio para dar a conocer su estructura financiera.

¿Qué es el Balance General?

En contabilidad, el balance general es el estado financiero que muestra lo que una empresa tiene, lo que debe y lo que los socios han aportado.

Del balance general, el empresario y los terceros interesados, como acreedores y proveedores, obtienen la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.

El balance general indica claramente cuántos son los activos de la empresa, cuántos son sus pasivos y cómo está conformado su patrimonio.

Partes que conforman el balance general

1. Activos.
2. Pasivos.
3. Patrimonio.

Veamos en detalle cada una de esas partes que componen el balance general:

Activos.

El activo es todo lo que la empresa posee, como propiedades, inversiones, derechos y efectivo:

1. El dinero en caja y en bancos.
2. Las cuentas por cobrar a los clientes.
3. Las materias primas en existencia o almacén.
4. Las máquinas y equipos.
5. Los vehículos.
6. Los muebles y enseres.
7. Las construcciones y terrenos.

Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categorías:

• Activos corrientes.
• Activos fijos.
• Otros activos.

Activos corrientes.

Son aquellos activos que son más fáciles de convertir en dinero en efectivo durante el período normal de operaciones del negocio.

Estos activos son:

Caja. Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques al día no consignados.

Bancos. Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.

Cuentas por Cobrar. Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de cambio, los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar, ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.

Inventarios. Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa.

En empresas comerciales y de distribución, tales como tiendas, graneros, ferreterías, droguerías, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso. Solo se maneja el inventario de mercancías disponibles para la venta, valoradas al costo.

Activos fijos.

Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades.

1. Maquinaria y equipo.
2. Vehículos.
3. Muebles y enseres.
4. Construcciones.
5. Terrenos.

Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición, se utiliza el valor de compra.

Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de “depreciación”.

Otros activos.

Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.

Pasivos.

Es todo lo que la empresa debe a terceros. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categorías:

• Pasivos corrientes.
• Pasivos a largo plazo.
• Otros pasivos.

Pasivos corrientes.

Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año.

• Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance.
• Obligaciones Bancarias: Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades financieras.
• Cuentas por pagar a proveedores: Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores.
• Anticipos: Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
• Cuentas por pagar: Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de proveedores, tales como los préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
• Prestaciones y cesantías consolidadas: Representa el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento.
• Impuestos por pagar: Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance.

Pasivo a largo plazo.

Son aquellos pasivos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año, tales como obligaciones bancarias, etc.

Otros pasivos.

Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categorías de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado.

Patrimonio

Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance. Este se clasifica en:

• Capital: Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.
• Utilidades retenidas: Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa.
• Utilidades del período anterior: Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias.
• Reserva legal: Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse.

Ejemplo de balance general.

Balance general en el código de comercio.

El código de comercio establece que, al final de cada ejercicio, las sociedades anónimas deberán hacer un inventario y un balance general de sus negocios.

Se denomina balance general a un informe detallado de activos y pasivos con los que cuenta la sociedad; el artículo 445 del código de comercio señala que el balance general de una sociedad anónima se debe efectuar por lo menos una vez al año. Dicho artículo establece lo siguiente:

• Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios.
• El balance se hará conforme a las prescripciones legales y a las normas de contabilidad establecidas.

El balance general debe estar acompañado de los siguientes documentos, de conformidad con lo contemplado en el artículo 446 del código de comercio:

1. Informe detallado de pérdidas y ganancias.
2. Proyecto de distribución de utilidades.
3. Informe sobre la situación económica y financiera de la sociedad, el cual debe comprender: egresos, egresos a favor de asesores o gestores, transferencias de dinero y bienes, los gastos de publicidad, el dinero o los bienes que posea la sociedad en el exterior y, por último, las inversiones hechas en otras sociedades.
4. Informe del representante legal sobre su gestión y las medidas que recomienda; dicho informe deberá estar ajustado a lo preceptuado por los artículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995.
5. Informe del revisor fiscal.

El balance general se debe elaborar con base en la información registrada en la contabilidad, llevada de acuerdo a las normas vigentes, como en el caso de las NIIF.