Balance general: qué es, estructura y ejemplo

El balance general, llamado estado de situación financiera en las normas internacionales, es el estado financiero que muestra lo que la empresa tiene (activos), lo que debe (pasivos) y lo que pertenece a sus socios (patrimonio) en una fecha determinada. El artículo 445 del código de comercio ordena cortar cuentas y elaborarlo por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre. ¿Cómo se estructura y cómo se clasifica cada una de sus partes?

Qué es el balance general.

En contabilidad, el balance general es el estado financiero que presenta la situación financiera de la empresa en una fecha de corte: cuántos son sus activos, cuántos sus pasivos y cómo está conformado su patrimonio.

Del balance general, el empresario y los terceros interesados, como acreedores y proveedores, obtienen información valiosa sobre el negocio: el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.

El balance es una fotografía de la empresa a una fecha. En eso se diferencia del estado de resultados, que muestra lo que ocurrió durante un periodo, y por eso el balance se construye con las cuentas reales, cuyos saldos se acumulan en el tiempo.

Su fundamento es la ecuación patrimonial que explicamos en el artículo sobre la ecuación patrimonial: los activos son iguales a los pasivos más el patrimonio, de modo que el balance siempre debe cuadrar.

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Partes que conforman el balance general.

El balance general está conformado por tres grandes partes:

Veamos en detalle cada una de esas partes y la forma en que se clasifican, que es lo que se conoce como balance general clasificado.

Los activos y su clasificación.

El activo es todo lo que la empresa posee y de lo que espera obtener un beneficio: el dinero en caja y bancos, las cuentas por cobrar a clientes, los inventarios, la maquinaria, los vehículos, los muebles, las construcciones y terrenos, y también los intangibles, como marcas y patentes.

En el balance clasificado, los activos se ordenan según su liquidez, es decir, según la facilidad para convertirse en efectivo:

• Activos corrientes. Los que se espera convertir en efectivo en un término no superior a un año, como el disponible, la cartera, los inventarios y algunas inversiones.
• Activos no corrientes. Los que solo se convertirán en efectivo a largo plazo, como la propiedad, planta y equipo, los intangibles y las inversiones permanentes.

Dentro de los corrientes, los más comunes son estos:

Caja. El dinero disponible en efectivo y los cheques al día no consignados.

Bancos. El dinero depositado en cuentas corrientes y de ahorro.

Cuentas por cobrar. El saldo pendiente de recaudar por ventas a crédito, más los préstamos concedidos a empleados o a terceros.

Inventarios. Las materias primas, los productos en proceso y los productos terminados. En empresas comerciales solo existe el inventario de mercancías disponibles para la venta, valoradas al costo.

Los activos fijos o propiedad, planta y equipo son los bienes muebles e inmuebles que la empresa posee para desarrollar su actividad, no para venderlos: maquinaria, vehículos, muebles, construcciones y terrenos. Estos activos se registran por su costo y sufren desgaste con el uso, desgaste que se reconoce mediante la depreciación, de modo que en el balance figuran por su costo menos la depreciación acumulada.

Los pasivos y su clasificación.

El pasivo es todo lo que la empresa debe a terceros: obligaciones financieras, deudas con proveedores, impuestos por pagar, obligaciones laborales y cualquier otra deuda con una persona ajena a la empresa.

Los pasivos se clasifican según su exigibilidad, esto es, según el plazo en que deben pagarse:

• Pasivos corrientes. Los que deben pagarse en un plazo menor a un año: sobregiros, obligaciones bancarias de corto plazo, proveedores, anticipos recibidos de clientes, impuestos por pagar y las prestaciones sociales consolidadas a favor de los trabajadores.
• Pasivos a largo plazo o no corrientes. Los que se pagan en un plazo mayor a un año, como los créditos hipotecarios o las obligaciones financieras de largo plazo.

Esta clasificación tiene una utilidad concreta: de ella depende saber si la empresa necesitará recursos prontamente para cubrir sus deudas, lo que permite planificar el capital de trabajo y la disponibilidad de efectivo.

El patrimonio y su clasificación.

El patrimonio es el valor que pertenece a los socios o al dueño de la empresa, y resulta de restar los pasivos a los activos. Se clasifica así:

• Capital social. Los aportes hechos por los socios para poner en funcionamiento la empresa.
• Las utilidades que por ley o por estatutos deben retenerse, como la reserva legal.
• Las utilidades retenidas de ejercicios anteriores y el resultado del ejercicio en curso.
• Superávit y valorizaciones. Las valorizaciones de activos y el superávit de capital, como las primas en colocación de acciones.

A diferencia de los activos y pasivos, el patrimonio no se clasifica entre corriente y no corriente, porque pertenece a los dueños y no es exigible a un plazo determinado. Cosa distinta es que se decreten utilidades: desde ese momento dejan de ser patrimonio y se convierten en un pasivo a favor de los socios.

Ejemplo de balance general.

Supongamos una empresa manufacturera con las siguientes cifras a 31 de diciembre. El balance, ya clasificado, se presenta así:

Obsérvese que el total del activo ($2.176.979.500) es igual a la suma del pasivo y el patrimonio, que es la comprobación básica de que el balance está cuadrado.

El balance general en el código de comercio.

La obligación de elaborar el balance tiene fundamento legal. Señala el artículo 445 del código de comercio:

«Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios. El balance se hará conforme a las prescripciones legales y a las normas de contabilidad establecidas.»

Aunque la norma se refiere a las sociedades anónimas, la obligación de elaborar estados financieros de fin de ejercicio cobija a todos los obligados a llevar contabilidad, conforme a la ley 222 de 1995 y a los marcos técnicos normativos vigentes.

Por su parte, el artículo 446 del código de comercio ordena presentar el balance a la asamblea acompañado, entre otros, de estos documentos:

1. El detalle completo del estado de pérdidas y ganancias.
2. El proyecto de distribución de utilidades repartibles.
3. El informe de gestión del representante legal, ajustado a los artículos 46 y 47 de la ley 222 de 1995.
4. El informe del revisor fiscal, cuando la sociedad está obligada a tenerlo.

El balance se elabora con base en la información registrada en la contabilidad, llevada conforme a las normas vigentes, que hoy son las NIIF incorporadas al decreto 2420 de 2015. Bajo esos marcos, el nombre técnico del balance general es estado de situación financiera, y sus elementos se definen como explicamos en el artículo sobre los elementos de los estados financieros.

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