En este artículo 20 secciones
- Qué es el canon de arrendamiento.
- Se aplica lo que dice el contrato.
- La administración y los servicios no son remuneración del arrendador.
- Diferencia entre vivienda urbana y local comercial.
- Quién paga la cuota de administración: ¿el arrendador o el arrendatario?
- Incremento del canon cuando la administración está incluida o separada.
- Retención en la fuente sobre el canon y la administración.
- Preguntas frecuentes.
- ¿La cuota de administración hace parte del canon de arrendamiento?
- ¿Quién debe pagar la cuota de administración, el arrendador o el arrendatario?
- ¿Se puede incrementar el canon antes de cumplir un año?
- ¿Si la administración está incluida en el canon puedo subirla en lo que subió la administración?
- ¿El tope del 1% y el límite del IPC aplican a los locales comerciales?
- ¿El incremento de la administración se calcula sobre la cuota plena o con descuento por pronto pago?
- ¿En qué cuenta del PUC se registra el gasto por arrendamiento?
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En el contrato de arrendamiento las partes pueden pactar que el canon incluya la cuota de administración, o que esta se pague por separado, e incluso pueden hacer lo mismo con los servicios públicos. Esa libertad existe porque ninguna ley regula de forma expresa el asunto, de modo que corresponde a las partes definirlo en el contrato de arrendamiento. La pregunta que resolveremos es si esa cuota de administración se suma al canon o va aparte, y qué efectos tiene en cada caso.
Qué es el canon de arrendamiento.
El canon de arrendamiento es el precio que el arrendatario paga al arrendador como remuneración por el uso y goce del inmueble. Es, en otras palabras, lo que el propietario recibe por ceder el uso de su inmueble. El artículo 2 de la ley 820 de 2003 define el contrato de arrendamiento de vivienda urbana como aquel por el cual una parte concede el goce del inmueble y la otra paga por ese goce un precio determinado; ese precio es el canon.
El canon lo fijan libremente las partes, pero tratándose de vivienda urbana la ley pone un tope. El artículo 18 de la ley 820 de 2003 señala:
«El precio mensual del arrendamiento será fijado por las partes en moneda legal pero no podrá exceder el uno por ciento (1%) del valor comercial del inmueble o de la parte de él que se dé en arriendo. La estimación comercial para efectos del presente artículo no podrá exceder el equivalente a dos (2) veces el avalúo catastral vigente.»
Así, el canon mensual de una vivienda urbana no puede superar el 1% del valor comercial del inmueble, valor comercial que a su vez no puede exceder el doble del avalúo catastral. Ampliamos este punto en nuestro artículo sobre el canon de arrendamiento.
Se aplica lo que dice el contrato.
Como la ley no regula si la administración hace parte del canon, prima lo que las partes hayan pactado, y de ese pacto dependen las consecuencias.
Si se pactó que la administración está incluida en el canon, entonces se toma en cuenta para el tope máximo del arrendamiento, que en vivienda urbana no puede superar el 1% del valor comercial del inmueble.
Si se pactó que la administración va aparte, asumida por el arrendatario al igual que los servicios públicos, entonces, de acuerdo con nuestro criterio, la cuota de administración no se tiene en cuenta para determinar el valor máximo del canon.
Por eso, es perfectamente legal, por ejemplo, cobrar $2.000.000 de arriendo más la cuota de administración y más los servicios públicos, cuando así se pactó, sin que la administración cuente para el tope del canon.
La administración y los servicios no son remuneración del arrendador.
Hemos insistido en el tema de los servicios públicos porque la cuota de administración, igual que ellos, cubre unos gastos necesarios para que el tenedor del inmueble pueda disfrutarlo a plenitud.
En el arrendamiento, ese tenedor es el arrendatario, quien, si así lo dice el contrato, debe hacerse cargo de tales gastos, que de ningún modo son una remuneración para el arrendador.
Recordemos que la cuota de administración ordinaria tiene como finalidad cubrir las expensas necesarias, definidas por el artículo 3 de la ley 675 de 2001:
«Erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos.»
Es un gasto que, por acuerdo contractual, puede quedar a cargo del arrendatario, separándolo del canon. Lo que la ley limita es el valor del arrendamiento, que corresponde a la remuneración que el arrendador recibe por ceder el uso del inmueble; la administración, al ser un gasto, técnicamente no forma parte de esa remuneración.
Por lo anterior, es relevante que el contrato precise el tratamiento de la cuota de administración, algo que las partes deben tener en cuenta al negociar el canon, sobre todo porque el incremento de la administración suele ser superior al que por ley puede hacerse al canon, lo que genera conflictos que analizamos más adelante.
Diferencia entre vivienda urbana y local comercial.
El tope del 1% y el límite al incremento anual que veremos enseguida solo rigen para la vivienda urbana, que es la materia de la ley 820 de 2003.
El arrendamiento de locales comerciales y, en general, de inmuebles no destinados a vivienda urbana, no se rige por la ley 820, sino por el Código de Comercio y el Código Civil, donde impera la libertad contractual.
En consecuencia, en el arrendamiento de un local comercial las partes pueden pactar libremente el canon, la forma de reajustarlo y el tratamiento de la administración, sin sujetarse al tope del 1% ni al límite del IPC. Lo que se haya pactado es lo que gobierna la relación.
Quién paga la cuota de administración: ¿el arrendador o el arrendatario?
Frente a la propiedad horizontal, la respuesta la da el artículo 29 de la ley 675 de 2001: el propietario y el tenedor del inmueble, como el arrendatario, responden solidariamente por las expensas comunes ordinarias. Es decir, la copropiedad puede cobrarle la administración a cualquiera de los dos.
Entre arrendador y arrendatario, en cambio, quien asume el pago es lo que digan ellos en el contrato. Si el contrato dispone que el arrendatario paga la administración, esa es su obligación, y puede cumplirla pagando directamente a la administración de la copropiedad o al arrendador, según lo que se haya pactado.
Puede ocurrir que el contrato tenga una cláusula que obligue al arrendatario a pagar la administración y otra que ordene consignarla, junto con el canon, en la cuenta del arrendador. Ambas cláusulas son compatibles: el arrendatario es quien debe asumir el gasto, pero lo paga a través del arrendador porque así se pactó, de modo que se impone esa forma de pago.
El riesgo en ese esquema es que, si el arrendatario consigna la administración al arrendador y este no la traslada a la copropiedad, la deuda con la propiedad horizontal persiste y, por la solidaridad, la copropiedad podría cobrársela al arrendatario. Ese incumplimiento del arrendador puede además dar lugar a la terminación del contrato por parte del arrendatario en los términos del artículo 24 de la ley 820 de 2003, como explicamos en el artículo sobre la terminación del contrato de arrendamiento de vivienda urbana.
Incremento del canon cuando la administración está incluida o separada.
El canon de vivienda urbana solo puede incrementarse una vez cumplidos 12 meses de ejecución del contrato bajo un mismo precio, y el incremento no puede superar el IPC del año anterior. Así lo dispone el artículo 20 de la ley 820 de 2003:
«Cada doce (12) meses de ejecución del contrato bajo un mismo precio, el arrendador podrá incrementar el canon hasta en una proporción que no sea superior al ciento por ciento (100%) del incremento que haya tenido el índice de precios al consumidor en el año calendario inmediatamente anterior a aquél en que deba efectuarse el reajuste del canon, siempre y cuando el nuevo canon no exceda lo previsto en el artículo 18 de la presente ley.»
De aquí se derivan varias reglas prácticas según cómo se haya tratado la administración en el contrato.
El canon no se puede incrementar antes de los 12 meses.
Antes de cumplir el primer año de ejecución del contrato, el arrendador no puede incrementar el canon, y el arrendatario no está obligado a pagar ese incremento. Solo cumplidos los 12 meses procede el reajuste, y limitado al IPC.
Cuando la administración está incluida en el canon.
Si en el contrato se pactó que la cuota de administración está incluida en el canon, todo el valor es canon, de modo que solo puede incrementarse en el porcentaje legal, esto es, hasta el IPC, así la cuota de administración haya subido en una proporción mayor.
El contrato se aplica en todos sus apartes, aunque una de las partes se sienta perjudicada. Por eso, cuando se incluye la administración dentro del canon, el arrendador asume el riesgo de que el alza de la administración supere el incremento permitido al canon.
En el arrendamiento de local comercial, en cambio, como no aplica el límite del IPC, las partes pueden haber pactado una fórmula distinta; pero si pactaron que el canon —con la administración incluida— se incrementa según el IPC, ese es el porcentaje que se aplica, y no es posible sumarle por fuera el mayor valor de la administración.
Cuando la administración se paga por separado.
Si la administración va aparte, el canon se incrementa hasta el IPC, mientras que la cuota de administración sigue su propio comportamiento: el arrendatario debe reembolsar lo que efectivamente cueste la administración, que puede subir por encima del IPC sin que ello viole el límite del canon, porque no es canon.
Ahora bien, si en el contrato se dejó un valor fijo de administración, ese valor fijo es el que rige, y no habría soporte contractual para cobrar el incremento de la administración, salvo que el contrato haya previsto expresamente que el arrendatario asumiría los aumentos. Cuando se pacta un valor fijo, se entiende que las partes contemplaron ese escenario; si no fue así, el arrendatario podría objetar el mayor valor.
¿El incremento se calcula sobre la cuota plena o sobre la cuota con descuento por pronto pago?
Cuando el arrendatario reembolsa la administración, surge la duda de si el reajuste anual se toma sobre la cuota plena o sobre la cuota con descuento por pronto pago que a veces otorga la copropiedad.
De acuerdo con nuestro criterio, hay que estar a lo que diga la cláusula del contrato. Si el contrato no lo especifica, se entiende que la referencia es la cuota de administración plena, porque el descuento por pronto pago es condicionado —depende de pagar dentro de cierto plazo— y no hay certeza de que se otorgue en todos los periodos.
Retención en la fuente sobre el canon y la administración.
Cuando el arrendatario es agente de retención, debe practicar retención en la fuente sobre el canon de arrendamiento del bien inmueble. La duda habitual es si esa retención recae también sobre la cuota de administración. Ese tema lo abordamos de forma específica en nuestro artículo sobre la retención en la fuente por arrendamiento y la cuota de administración, al que remitimos para el detalle de la base y la tarifa aplicables.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes que nos plantean nuestros lectores.
¿La cuota de administración hace parte del canon de arrendamiento?
Depende de lo pactado. Si el contrato dice que la administración está incluida en el canon, hace parte de él y cuenta para el tope del 1%. Si se pactó por separado, no hace parte del canon y no cuenta para ese tope.
¿Quién debe pagar la cuota de administración, el arrendador o el arrendatario?
Lo define el contrato. Frente a la copropiedad, el artículo 29 de la ley 675 de 2001 hace solidariamente responsables al propietario y al arrendatario, de modo que la propiedad horizontal puede cobrarle a cualquiera de los dos.
¿Se puede incrementar el canon antes de cumplir un año?
No. El artículo 20 de la ley 820 de 2003 solo permite incrementar el canon de vivienda urbana cada 12 meses de ejecución del contrato bajo un mismo precio, y el arrendatario no está obligado a pagar un incremento anterior a ese plazo.
¿Si la administración está incluida en el canon puedo subirla en lo que subió la administración?
No, si se trata de vivienda urbana. Al estar incluida en el canon, todo el valor es canon y solo puede incrementarse hasta el IPC, aunque la cuota de administración haya subido más. El contrato se aplica en todos sus apartes.
¿El tope del 1% y el límite del IPC aplican a los locales comerciales?
No. Esos límites son de la ley 820 de 2003, que regula la vivienda urbana. El arrendamiento de locales comerciales se rige por el Código de Comercio, con libertad para pactar el canon, su reajuste y el tratamiento de la administración.
¿El incremento de la administración se calcula sobre la cuota plena o con descuento por pronto pago?
Hay que estar a la cláusula del contrato. Si no lo especifica, se entiende que se toma la cuota plena, porque el descuento por pronto pago es condicionado y no hay certeza de que se otorgue en cada periodo.
¿En qué cuenta del PUC se registra el gasto por arrendamiento?
En el Plan Único de Cuentas del decreto 2650 de 1993, el arriendo que paga el arrendatario se registra en la cuenta 5120 (arrendamientos, gastos operacionales de administración) o en la 5220 (gastos operacionales de ventas), según su destino, y la cuota de administración se contabiliza por separado.
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Tengo el contrato de arrendamiento de vivienda, al cual se dejó el valor del canon más el valor de la administración, es decir, $700.000 canon y administración $100.000 total a pagar $800.000 mensual que recibe directamente el propietario. El contrato se hizo a través de aseguradora, sin embargo, me surge la duda si ese valor de administración se toma en cuenta con la cuota ordinaria o con el descuento por pronto pago, ya que el propietario la paga de manera puntual, pero dice que mi incremento anual es en base a la cuota plena. Así se ha manejado durante dos años, pero dice que se equivocó.
Deberá consultar lo que dice exactamente la cláusula del contrato; si esta no lo especifica, entendemos que se toma como referencia la cuota de administración plena, debido a que el descuento es condicionado, por lo que no hay certeza de si se otorga o no.
Buen día.
Una consulta, si yo soy la arrendadora de un local comercial que no ha cumplido el año.
En el contrato, quedó pactado que subirá el canon cuando cumpla un año conforme al IPC. Y en otra cláusula, se indica que la cuota de administración se encuentra incluida en el canon de arrendamiento.
Sin embargo, nos han informado que una cosa es el arriendo y otra la administración, entonces que podemos subir el canon de arrendamiento en lo que subió la cuota, es decir, no aplicando el 23% al canon, sino únicamente en la diferencia que se vea la administración.
No sé si se pueda subir de esta manera, puesto que la cláusula de la administración indica que está incluida dentro del canon, pero si nos vemos afectados en no hacer el aumento ya que son casi 100.000 de diferencia con la administración del año pasado.
Agradeciendo la atención prestada y pronta respuesta.
Si en el contrato de arrendamiento se pactó que la cuota de administración está incluida en el canon, este sólo se puede incrementar en el porcentaje pactado (el IPCI), así la cuota de administración haya tenido un incremento superior. El contrato se aplica en todos sus apartes así el arrendador o arrendatario se sientan perjudicados.
¿Se le puede aplicar retención en la fuente sobre el canon de arrendamiento de un bien inmueble sin incluir la cuota de administración? ¿Qué normatividad puedo guiarme? Gracias.
Ese tema ha sido abordado en este artículo.
Saludos,
Si tengo un contrato de arrendamiento en el que una de las cláusulas dispone que el canon de arrendamiento será un valor X, más la cuota de administración de un valor X, y que ambos deben ser consignados a la cuenta del arrendador, pero otra cláusula establece que es obligación del arrendatario pagar la administración.
¿Quién es responsable de pagar la cuota de administración? Una parte me dice que debo consignarla al arrendador a su cuenta (argumentando que este debería pagarlo) y otra que el responsable es el arrendatario.
El arrendador no ha cumplido con el pago de las cuotas durante más de un año y quiero invocar la terminación unilateral por justa causa, según el artículo 24, numeral 2, de la Ley 820 de 2003.
La cláusula que dice que es responsabilidad del arrendatario pagar la administración, significa que este debe pagarla, pero bien puede pagarla directamente a la administración o al arrendador, y como hay una cláusula que dice que debe ser pagada al arrendador, pues se impone dicha cláusula.
Recuerde que el arrendador es responsable solidario por el pago de la cuota de administración, así que la propiedad horizontal bien podría cobrársela por lo que está justificada la decisión de terminar el contrato de arrendamiento.
Buenos días.
Firmé un contrato de arrendamiento el 1 de septiembre de 2023. En él se especifica el valor del cánon de arrendamiento y el valor de la cuota de administración, pero el pago que realizo mensualmente es la suma total de estos dos conceptos, es decir, $2.200.000 a una inmobiliaria. De hecho, cuando me enseñaron el apartamento, me informaron que el valor era de $2.200.000.
Los valores que aparecen en el contrato son:
Cánon de arrendamiento: $1.884.600
Cuota de administración: $315.400
El 17 de enero de 2024, recibí esta información a través de una factura electrónica para el pago:
Nro | Descripción | Cant | Vr. Unitario | Total
— | ———– | —- | ———— | —–
1 | 1.08 – REAJ ADMON ENE 2024 | 1.00 | 37,800.00 | 37,800.00
Subtotal Precio Unitario: 37,800.00
Subtotal Base Gravable: 37,800.00
Total Impuestos: 0.00
Total + Impuestos: 37,800.00
Valor Total: 37,800.00
TREINTA Y SIETE MIL OCHOCIENTOS – Moneda: COP – Peso colombiano
INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS: Prop
Agradezco que me aclaren lo antes posible si estoy obligada a pagar este valor o solamente hasta cumplir el año de contrato, puesto que no me hago cargo del pago directo de administración. Además, parece que el incremento supera el valor aprobado por el gobierno.
Muchísimas gracias por su oportuna colaboración.
Elizabeth
En los valores que suministra no se aprecia el monto del incremento realizado.
En todo caso, el canon de arrendamiento sólo se puede incrementar luego de haber cumplido 12 meses, antes no se puede y no está obligada a pagar el incremento.
La duda está en la administración, porque está separada, y sobre ella no aplica el límite del incremento, siendo necesario pagar lo que efectivamente cuesta la administración, sin embargo, como en el contrato quedó un valor fijo, este debe haber considerado que cuando se incrementara la cuota de administración el arrendatario asumiría el incremento, y si ese no es el caso, no habría soporte contractual para ese incremento al haberse pactado un valor fijo.
En gracia de discusión y dependiendo de lo que se haya acordado en el contrato de arrendamiento, podría estar obligada a pagar la cuota de administración incrementada, más no el canon por ser un incremento ilegal al no haber transcurrido 12 meses desde la firma del contrato.
Saludos