¿La retención por arrendamiento se aplica sobre la cuota de administración?

Cuando se arrienda un inmueble sometido a propiedad horizontal, el canon puede incluir la cuota de administración, y surge la duda de si se retiene sobre ella. La retención recae sobre ingresos, y la doctrina de la DIAN ha sostenido que la cuota de administración no lo es, de modo que en principio no debería retenerse. Pero no hay norma expresa que lo diga, y de ahí nace el problema. ¿Qué conviene hacer en la práctica?

La cuota de administración no es un ingreso.

Ese es el punto de partida y está respaldado en doctrina y en norma reglamentaria.

La DIAN ha señalado que la cuota de administración no constituye ingreso porque no corresponde a la contraprestación de un servicio prestado, y que por eso no se factura. Así lo expuso en el Concepto 907545 de 2022.

Y en materia de IVA, el artículo 1.3.1.13.5 del decreto 1625 de 2016 considera las cuotas de administración del régimen de propiedad horizontal como aporte de capital y no como ingreso.

La razón de fondo es que la copropiedad no vende nada al copropietario: recauda de él lo necesario para atender los gastos comunes del edificio. Es un aporte para sostener un bien que le pertenece en parte, no el precio de un servicio.

Si no hay ingreso, no hay base gravable, y sin base gravable no hay retención que practicar.

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El problema aparece cuando la cobra el arrendador.

Lo anterior es pacífico cuando la cuota la paga el copropietario a la copropiedad. La duda surge en otro escenario.

En el arrendamiento es frecuente que el arrendador asuma la administración frente a la copropiedad y se la cobre al arrendatario junto con el canon, en una sola factura.

Ahí el pago va del arrendatario al arrendador, que no es la copropiedad, y el arrendatario que es agente de retención debe decidir sobre qué base retiene.

Nuestra posición.

De acuerdo con nuestro criterio, ese pago tampoco constituye ingreso para el arrendador, sino el reembolso de una expensa necesaria que está a su cargo como copropietario.

El arrendador no gana nada con esa suma: la recibe y la traslada íntegra a la copropiedad. Su ingreso es el canon, no la administración.

En consecuencia, la retención debería practicarse únicamente sobre el canon de arrendamiento y no sobre la cuota de administración.

Pero la recomendación práctica es la contraria.

Conviene decirlo porque una cosa es lo que a nuestro juicio corresponde y otra lo que resulta prudente frente a una eventual fiscalización.

No existe norma que disponga expresamente la exclusión. La doctrina y el reglamento citados se refieren a la cuota que se paga a la copropiedad, no a la que el arrendador recobra al arrendatario, y esa extensión es una interpretación.

De acuerdo con nuestro criterio, ante esa ausencia de norma expresa lo prudente es practicar la retención también sobre la cuota de administración. El costo de hacerlo lo asume el arrendador, que podrá descontar esa retención en su declaración; el costo de no hacerlo, si la DIAN discrepa, lo asume el agente de retención, que responde por las sumas que dejó de retener.

Dicho de otro modo: la interpretación que favorece al arrendador la paga el arrendatario si resulta equivocada.

Si el valor no está discriminado, se retiene sobre todo.

Este punto no admite discusión y es el más importante en la práctica.

Cuando el contrato y la factura no separan el canon de la cuota de administración, y muestran un valor global, la retención se practica sobre la totalidad del pago.

La razón es sencilla: no hay forma de determinar qué parte corresponde al ingreso del arrendador y qué parte al reembolso de la expensa, de modo que todo el valor se trata como canon.

¿Qué se debe hacer? Discriminar los dos conceptos, tanto en el contrato como en la factura. Sin esa discriminación, la discusión sobre si la administración se retiene o no carece de objeto.

Esa discriminación tiene además otro efecto que conviene conocer: cuando el canon incluye la administración en un valor único, el incremento anual se aplica sobre el total, como se explica en canon de arrendamiento.

Resumen de los tres escenarios.

El primer escenario es además el más limpio de todos, y por eso conviene pactarlo así en el contrato cuando sea posible: que el arrendatario pague la administración directamente a la copropiedad.

La cuota de administración y otros impuestos.

Conviene no extender la conclusión más allá de lo que corresponde.

Frente al IVA. La cuota de administración de la propiedad horizontal se trata como aporte de capital, de modo que no genera IVA. Distinto es el canon de arrendamiento, que sí puede estar gravado según el destino del inmueble.

Frente a la deducción en renta. El arrendatario que puede deducir el arriendo también puede deducir la administración que paga por el inmueble donde desarrolla su actividad, siempre que cuente con el soporte a su nombre.

Ese último requisito es más estricto de lo que parece: si la factura o la cuenta de cobro de la administración está a nombre de otra persona, quien paga no puede deducirla, como se detalla en impuestos en contratos de arrendamiento a nombre de terceros.

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