Si la inmobiliaria no traslada las cuotas de administración, la copropiedad no puede cobrarle a ella: cobra al propietario, que es el obligado principal, o al arrendatario, que responde solidariamente por las expensas ordinarias según el artículo 29 de la ley 675 de 2001. El contrato de administración no le es oponible a la copropiedad. El propietario debe exigir la rendición de cuentas, revocar el mandato y quejarse ante la alcaldía, que vigila la actividad inmobiliaria y puede imponer multas hasta de 100 salarios mínimos o cancelar la matrícula de arrendador.
- Quién está obligado a pagar la cuota de administración.
- Qué puede hacer la copropiedad.
- Qué debe hacer el propietario frente a la inmobiliaria.
- Qué puede hacer el arrendatario que sí pagó.
- La lista de morosos y el arrendatario.
- Cómo prevenir el problema.
- Preguntas frecuentes.
- ¿La copropiedad puede cobrarle directamente a la inmobiliaria?
- ¿Me pueden cobrar a mí, que soy el arrendatario, si pago cumplidamente a la inmobiliaria?
- ¿Pueden negarme el uso de la piscina o del salón comunal por una mora que no es mía?
- ¿Puedo terminar el contrato de arrendamiento sin pagar indemnización?
- ¿Puedo terminar el contrato con la inmobiliaria que no paga la administración?
- ¿Ante qué entidad puedo quejarme de la inmobiliaria?
- ¿Qué pasa si quien arrendó el inmueble no es el propietario?
- ¿Pueden reportarme a las centrales de riesgo por la deuda de administración?
- ¿El administrador puede negarse a cobrar porque la culpa es de la inmobiliaria?
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Cuando un inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal se arrienda por medio de una inmobiliaria y esta deja de pagar la administración, el conflicto se vuelve triangular: la copropiedad cobra, el propietario reclama y el arrendatario paga las consecuencias. La clave está en el artículo 29 de la ley 675 de 2001, que establece solidaridad entre el propietario y el tenedor en las expensas ordinarias. ¿A quién puede cobrarle la copropiedad, contra quién actúa cada uno y qué autoridad vigila a la inmobiliaria?
Quién está obligado a pagar la cuota de administración.
La primera confusión que hay que despejar es la de creer que quien paga materialmente es quien está obligado. Son cosas distintas.
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La obligación principal es del propietario.
El primer inciso del artículo 29 de la ley 675 de 2001 impone la contribución a las expensas comunes necesarias a los propietarios de los bienes privados, en función del reglamento de propiedad horizontal.
De modo que frente a la copropiedad el obligado natural es el dueño del inmueble, y esa obligación no desaparece porque haya entregado el inmueble a una inmobiliaria o a un arrendatario.
La solidaridad del arrendatario.
A esa obligación principal se suma una solidaridad legal. Dice el inciso segundo del artículo 29:
«Para efecto de las expensas comunes ordinarias, existirá solidaridad en su pago entre el propietario y el tenedor a cualquier título de bienes de dominio privado.»
Solidaridad significa que la copropiedad puede exigirle el pago total a cualquiera de los dos, sin importar lo que se haya pactado en el contrato de arrendamiento.
Adviértase que esa solidaridad cubre las expensas comunes ordinarias. Las extraordinarias quedan por fuera y corren por cuenta del propietario. Los demás derechos y deberes del inquilino los tratamos en el artículo sobre el contrato de arrendamiento en la propiedad horizontal.
La inmobiliaria no es deudora frente a la copropiedad.
Aquí está el punto que más sorprende a los propietarios: la copropiedad no puede cobrarle a la inmobiliaria, porque esta no es propietaria ni tenedora del inmueble.
La inmobiliaria actúa como intermediaria, en virtud de un contrato de administración que en el fondo es un mandato de los artículos 2142 y siguientes del Código Civil: gestiona un negocio por cuenta y riesgo del propietario.
Y ese contrato no le es oponible a la copropiedad, porque el contrato es ley solo para las partes que lo celebran, conforme al artículo 1602 del Código Civil. La copropiedad no lo firmó y no está obligada a averiguar qué pactaron entre ellos.
La excepción. Si la inmobiliaria no actúa como intermediaria sino que toma el inmueble en arrendamiento para subarrendarlo —modalidad frecuente en los esquemas de renta garantizada—, entonces sí es tenedora a título de arrendamiento y responde solidariamente por las expensas ordinarias en los términos del artículo 29.
De acuerdo con nuestro criterio, esa distinción debe verificarse leyendo el contrato antes de decidir a quién se cobra: no es lo mismo un contrato de administración o intermediación que un contrato de arrendamiento a nombre de la inmobiliaria.
Quién responde y frente a quién.
| Sujeto | ¿Responde ante la copropiedad? | Contra quién reclama |
|---|---|---|
| Propietario | Sí, es el obligado principal | Contra la inmobiliaria, por el contrato de administración |
| Arrendatario | Sí, solidariamente en las expensas ordinarias | Contra quien firmó como arrendador |
| Inmobiliaria intermediaria | No, salvo que sea tenedora del inmueble | No aplica |
| Inmobiliaria que subarrienda | Sí, como tenedora a título de arrendamiento | Contra el subarrendatario, según su contrato |
Leída la tabla se entiende la regla práctica: la copropiedad cobra a propietario o arrendatario, y son ellos quienes deben perseguir a la inmobiliaria.
Qué puede hacer la copropiedad.
La administración no tiene por qué entrar en la discusión entre el propietario y su inmobiliaria. Su deber es recaudar y para ello cuenta con herramientas concretas.
El retardo en el pago causa intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, conforme al artículo 30 de la ley 675 de 2001, salvo que la asamblea haya fijado uno inferior.
Y el cobro judicial es expedito: el artículo 48 de la ley 675 de 2001 permite iniciar el proceso ejecutivo anexando apenas el poder, el certificado de existencia y representación de la copropiedad y el certificado de la deuda expedido por el administrador, que por ministerio de la ley presta mérito ejecutivo.
Recordemos que el numeral 8 del artículo 51 le impone al administrador cobrar y recaudar esas obligaciones «iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna», de manera que no puede excusarse en que la mora es culpa de un tercero.
De acuerdo con nuestro criterio, lo procedente es requerir por escrito al propietario y, en paralelo, informar al arrendatario de su condición de deudor solidario, para que este pueda tomar medidas antes de que la deuda crezca.
Qué debe hacer el propietario frente a la inmobiliaria.
El propietario paga primero y reclama después, porque frente a la copropiedad no puede alegar el incumplimiento de su intermediario. Pero tiene tres vías para recuperar lo pagado y para corregir la situación.
Exigir la rendición de cuentas y terminar el contrato.
El mandatario está obligado a rendir cuentas de su gestión, y las partidas importantes deben estar documentadas, según el artículo 2181 del Código Civil. La inmobiliaria debe demostrar en qué se aplicaron los cánones que recaudó.
El mandato, además, termina por la revocación del mandante, conforme al artículo 2189 del Código Civil, de modo que el propietario puede terminar el contrato de administración y contratar otra inmobiliaria, sin perjuicio de las cláusulas de preaviso que hayan pactado.
De acuerdo con nuestro criterio, la terminación debe hacerse por escrito, exigiendo la entrega del expediente del inmueble, los soportes de pago, el estado de cuenta con la copropiedad y el contrato de arrendamiento vigente con su inquilino.
La queja ante la autoridad que vigila a las inmobiliarias.
Este es el camino que la mayoría de los propietarios desconoce: la actividad inmobiliaria de vivienda urbana está vigilada, y quien no paga la administración con el dinero que recaudó puede ser sancionado.
El artículo 28 de la ley 820 de 2003 obliga a matricularse a toda persona natural o jurídica que tenga como actividad principal arrendar bienes raíces destinados a vivienda urbana, propios o de terceros, o realizar labores de intermediación entre arrendadores y arrendatarios, en municipios de más de quince mil habitantes.
El artículo 31 agrega que para anunciarse al público como arrendador debe indicarse el número de la matrícula vigente, lo que permite verificar si la inmobiliaria está o no habilitada.
La vigilancia y las sanciones están en cabeza de las autoridades territoriales. Dice el artículo 32 de la ley 820 de 2003:
«La inspección, control y vigilancia, estarán a cargo de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., la Gobernación de San Andrés, Providencia y Santa Catalina y las alcaldías municipales de los municipios del país.»
Y el artículo 33 les asigna funciones que encajan exactamente en este problema: investigar y sancionar a los arrendadores y subarrendadores, aplicar las sanciones administrativas de la ley y «controlar el ejercicio de la actividad inmobiliaria de vivienda urbana, especialmente en lo referente al contrato de administración».
Las sanciones no son simbólicas. El artículo 34 permite imponer multas hasta por cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes mediante resolución motivada, y su parágrafo faculta a la autoridad para suspender o cancelar la matrícula ante el incumplimiento reiterado.
Esas competencias fueron desarrolladas por el decreto 51 de 2004, que precisó que la Alcaldía Mayor de Bogotá, la Gobernación del Archipiélago y las alcaldías municipales y distritales son las autoridades competentes en materia de matrícula de arrendadores.
En Bogotá esa función se ejerce a través de la Secretaría Distrital del Hábitat, y en los demás municipios a través de la dependencia que la alcaldía determine, que suele ser la secretaría de gobierno o la de vivienda.
Modelo de queja ante la autoridad de vigilancia.
[Ciudad], [día] de [mes] de [año]
Señores
[SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT / ALCALDÍA MUNICIPAL DE ___ — dependencia encargada de la matrícula de arrendadores]
Asunto: queja contra [nombre de la inmobiliaria], NIT [número], matrícula de arrendador N.° [número], por incumplimiento del contrato de administración inmobiliaria.
Respetados señores:
[Nombre completo], identificado con cédula de ciudadanía número [número], en mi calidad de propietario del inmueble ubicado en [dirección], me permito formular queja contra la sociedad [nombre], con fundamento en los artículos 28, 31, 32, 33 y 34 de la ley 820 de 2003, por los siguientes hechos:
- El [fecha] suscribí con la sociedad [nombre] un contrato de administración inmobiliaria del inmueble referido, en el cual se pactó que la administradora recaudaría el canon y pagaría con cargo a él las expensas comunes de la copropiedad.
- La sociedad recaudó los cánones correspondientes a los meses de [meses], según consta en [soportes], pero no pagó las expensas comunes de esos períodos, por valor de $[valor], según certificación expedida por el administrador de la copropiedad que se anexa.
- Como consecuencia de lo anterior, la copropiedad me requirió el pago, con los intereses de mora del artículo 30 de la ley 675 de 2001, y restringió [describir la afectación al arrendatario, si la hubo].
Solicito que se investigue la conducta descrita, se apliquen las sanciones del artículo 34 de la ley 820 de 2003 y se verifique la vigencia de la matrícula de arrendador de la sociedad quejada.
Anexos: contrato de administración, soportes de recaudo, estado de cuenta de la copropiedad y comunicaciones cruzadas.
Cordialmente,
[Nombre completo] — C.C. [número] — [correo y teléfono]
La queja administrativa no reemplaza el cobro de lo adeudado, pero sí presiona a la inmobiliaria y deja constancia oficial del incumplimiento, que después sirve como prueba en el proceso civil.
La reclamación civil por los perjuicios.
Lo pagado por el propietario, los intereses de mora que asumió y los perjuicios que le haya causado la mora son reclamables a la inmobiliaria por incumplimiento del contrato de administración.
De acuerdo con nuestro criterio, conviene liquidar con precisión tres rubros: el capital de las expensas que la inmobiliaria recaudó y no pagó, los intereses de mora que la copropiedad cobró y los gastos del proceso ejecutivo, si se llegó a él.
Si el contrato de administración contiene cláusula compromisoria o exige conciliación previa, debe agotarse ese trámite antes de demandar.
Qué puede hacer el arrendatario que sí pagó.
Es la situación más injusta de las tres: el inquilino paga cumplidamente el canon que incluye la administración, la inmobiliaria no la traslada y la copropiedad le restringe el uso de las zonas comunes.
Primero, probar el pago. Los recibos, comprobantes de consignación y el propio contrato demuestran que cumplió, y son el soporte de todo lo que viene después.
Segundo, radicar petición ante la copropiedad. Para informar que está al día conforme a su contrato, solicitar que la restricción y la publicación de la mora se dirijan al propietario y pedir que cualquier sanción se le notifique con el debido proceso.
Tercero, requerir a quien firmó como arrendador. Si la inmobiliaria firmó a nombre del propietario, el requerimiento va dirigido al propietario; si firmó a nombre propio, va dirigido a la inmobiliaria. La regla es sencilla: se reclama a quien aparece como arrendador en el contrato.
Cuarto, terminar el contrato si la afectación persiste. El artículo 24 de la ley 820 de 2003 le permite al arrendatario pedir unilateralmente la terminación del contrato, entre otras causales, por:
«La incursión reiterada del arrendador en procederes que afecten gravemente el disfrute cabal por el arrendatario del inmueble arrendado, debidamente comprobada ante la autoridad policiva.»
El mismo artículo contempla como causal el desconocimiento por parte del arrendador de derechos reconocidos al arrendatario por la ley o por el contrato, que es justamente lo que ocurre cuando se le priva del uso de las zonas comunes por una mora que no le es imputable. El procedimiento lo explicamos en el artículo sobre la terminación del contrato de arrendamiento de vivienda urbana.
¿Puede descontar del canon lo que la inmobiliaria no pagó? De acuerdo con nuestro criterio, solo cuando el contrato lo autoriza o cuando el arrendatario, como deudor solidario, se ve obligado a pagarle directamente a la copropiedad. En ese caso paga una deuda ajena y puede repetir contra el propietario conforme al artículo 1579 del Código Civil, descontándola del canon con soporte del recibo. Descontar sin haber pagado, en cambio, es un incumplimiento del arrendatario.
La lista de morosos y el arrendatario.
Publicar la mora es legal, pero tiene límites que suelen desconocerse.
El segundo inciso del artículo 30 de la ley 675 de 2001 señala:
«Mientras subsista este incumplimiento, tal situación podrá publicarse en el edificio o conjunto. El acta de la asamblea incluirá los propietarios que se encuentren en mora.»
La norma se refiere a los propietarios, y el parágrafo del mismo artículo agrega una restricción de lugar: la publicación solo puede hacerse donde no exista tránsito constante de visitantes, garantizando que la conozcan los copropietarios.
La Corte Constitucional, en la sentencia de unificación SU-509 de 2001, sostuvo que publicar la lista de morosos en las zonas comunes no vulnera por sí misma el buen nombre ni la intimidad, porque se limita a divulgar un hecho cierto.
De acuerdo con nuestro criterio, incluir al arrendatario en esa lista es jurídicamente posible por su condición de deudor solidario, pero es desaconsejable cuando él ha cumplido su contrato, porque la información publicada resultaría incompleta y, por lo mismo, inexacta.
Lo procedente es publicar el bien privado y su propietario, que es a quien se refiere la norma, y en todo caso corregir la publicación cuando el arrendatario acredite que pagó lo que le correspondía.
Recordemos, además, que se trata de datos personales cuyo tratamiento está sujeto a la ley 1581 de 2012, de modo que la información debe ser veraz, completa y actualizada, y no puede circular fuera de la copropiedad ni compartirse con terceros ajenos a ella.
Cómo prevenir el problema.
Casi todos estos conflictos se evitan con tres o cuatro cláusulas y un hábito de verificación. Estas son las medidas que recomendamos:
- Verificar, antes de contratar, que la inmobiliaria tenga matrícula de arrendador vigente y exigir que su número aparezca en el contrato.
- Pactar en el contrato de administración que la inmobiliaria debe entregar mensualmente el soporte de pago de las expensas comunes, junto con la liquidación del canon.
- Autorizar al administrador de la copropiedad para informar al propietario, por correo electrónico, cualquier mora superior a un mes.
- Considerar que el arrendatario pague la administración directamente a la copropiedad, dejándolo expreso en el contrato de arrendamiento.
- Incluir una cláusula penal en el contrato de administración por el incumplimiento en el traslado de los pagos.
- Exigir póliza de manejo o garantía a la inmobiliaria cuando administre varios inmuebles del mismo propietario.
Del lado de la copropiedad, mantener la cartera al día y publicar la ejecución presupuestal es la mejor prevención, tema que abordamos en el artículo sobre quién vigila a los administradores de propiedad horizontal.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
¿La copropiedad puede cobrarle directamente a la inmobiliaria?
No, cuando la inmobiliaria actúa como simple intermediaria, porque no es propietaria ni tenedora del inmueble y el contrato de administración no le es oponible a la copropiedad.
Sí, cuando la inmobiliaria tomó el inmueble en arrendamiento para subarrendarlo, pues en ese caso es tenedora y responde solidariamente por las expensas ordinarias conforme al artículo 29 de la ley 675 de 2001.
¿Me pueden cobrar a mí, que soy el arrendatario, si pago cumplidamente a la inmobiliaria?
Sí. La solidaridad del artículo 29 de la ley 675 de 2001 opera frente a la copropiedad con independencia de lo pactado en el contrato de arrendamiento.
Si termina pagando, puede repetir contra el propietario por lo que no le correspondía, conforme al artículo 1579 del Código Civil, y descontarlo del canon con el soporte respectivo.
¿Pueden negarme el uso de la piscina o del salón comunal por una mora que no es mía?
Solo si se trata de bienes comunes no esenciales, si la restricción está prevista en el reglamento y si se impuso como sanción con el debido proceso del artículo 60 de la ley 675 de 2001.
Nunca pueden restringirse los bienes comunes esenciales ni impedirse el ingreso al inmueble. Y si usted acredita que cumplió, la reclamación de fondo es contra su arrendador, que es quien está incumpliendo el contrato.
¿Puedo terminar el contrato de arrendamiento sin pagar indemnización?
Sí, si se configura alguna de las causales del artículo 24 de la ley 820 de 2003, entre ellas la incursión reiterada del arrendador en conductas que afecten gravemente el disfrute del inmueble y el desconocimiento de derechos reconocidos al arrendatario.
Conviene documentar la afectación y requerir por escrito antes de dar por terminado el contrato.
¿Puedo terminar el contrato con la inmobiliaria que no paga la administración?
Sí. El contrato de administración inmobiliaria es un mandato y termina por revocación del mandante, según el artículo 2189 del Código Civil, sin perjuicio del preaviso que se haya pactado.
Antes de terminarlo, exija la rendición de cuentas del artículo 2181 del Código Civil y el estado de cuenta con la copropiedad.
¿Ante qué entidad puedo quejarme de la inmobiliaria?
Ante la alcaldía municipal o distrital, que conforme a los artículos 32 y 33 de la ley 820 de 2003 ejerce la inspección, control y vigilancia de la actividad inmobiliaria de vivienda urbana, especialmente en lo referente al contrato de administración. En Bogotá esa función la ejerce la Secretaría Distrital del Hábitat.
La autoridad puede imponer multas hasta por cien salarios mínimos mensuales y suspender o cancelar la matrícula de arrendador.
¿Qué pasa si quien arrendó el inmueble no es el propietario?
El contrato obliga a quienes lo firmaron, pero no le es oponible al dueño que no autorizó el arrendamiento. Habrá que verificar si quien arrendó tenía poder, mandato o autorización escrita del propietario.
Si no la tenía, el propietario puede reclamar la restitución del inmueble y los frutos percibidos por quien arrendó sin facultad; si la tenía, el asunto se resuelve entre ellos conforme al documento que fijó las condiciones.
¿Pueden reportarme a las centrales de riesgo por la deuda de administración?
La copropiedad debe contar con autorización previa del titular para reportar sus datos financieros, conforme a la ley 1266 de 2008. Sin esa autorización el reporte es improcedente y puede reclamarse por habeas data.
Distinto es publicar la mora dentro del edificio o conjunto, que sí está permitido por el artículo 30 de la ley 675 de 2001 con las restricciones de lugar que allí se indican.
¿El administrador puede negarse a cobrar porque la culpa es de la inmobiliaria?
No. El numeral 8 del artículo 51 de la ley 675 de 2001 le impone cobrar y recaudar las cuotas e iniciar oportunamente el cobro judicial sin necesidad de autorización alguna.
Dejar crecer la cartera por esperar a que el propietario resuelva con su inmobiliaria compromete su responsabilidad frente a la copropiedad.
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¿Cómo puedo evitar que el arrendatario (cliente) entregue el canon de arriendo a un tercero (no propietario), solo por el hecho de tener un contrato de arriendo con el inquilino, violando los derechos de cobro del propietario? Esto ocurre porque el tercero (arrendador) no le paga al dueño el dinero recibido, sino que se queda con todo el usufructo.
Atentamente,
Si hemos comprendido bien, quien firmó el contrato como arrendador no es el propietario del inmueble. En tal caso habría que ver si esa persona tenía autorización para arrendar, porque si no la tiene ese contrato no sería válido.
Si el arrendador tenía autorización para arrendar el asunto cambia, y debería haber algún documento firmado entre el propietario y el tercero autorizado para arrendar, documento que debería haber fijado las condiciones en las que podía arrendar.
Tengo en arriendo, a través de una inmobiliaria, un apartamento en un edificio. Pago cumplidamente lo que incluye la cuota de administración. La administración del edificio me informa que no puedo hacer uso de la piscina porque el propietario está moroso en las cuotas de administración. ¿Qué puedo hacer?
Se configura un incumplimiento en el contrato de arrendamiento por parte del arrendador, así que puede reclamarle y, de ser necesario, terminar el contrato de arrendamiento por ese incumplimiento.
Hola. Una inmobiliaria tiene arrendado un apartamento de mi propiedad. Incumplió, entre julio y diciembre, con el pago de la administración y realiza la consignación del canon del arrendamiento dos semanas después de la fecha pactada. Esto me tiene inconforme y no quisiera continuar con ellos. ¿Qué puedo hacer?
Hay un incumplimiento del contrato por parte de la inmobiliaria, por lo que puede dar por terminado el contrato y contratar a otra inmobiliaria.