Deducción de gastos de viaje, transporte y peajes en renta

Los tiquetes, el hotel, la alimentación en viaje, los peajes, el combustible y los fletes son deducibles del impuesto de renta cuando se relacionan con la actividad productora de renta, según el artículo 107 del Estatuto Tributario. Son también de los gastos que la DIAN más revisa, porque la factura prueba que se pagó, pero no para qué se viajó. ¿Qué se puede deducir, cómo se soporta y qué debe conservarse para demostrar su necesidad?

Qué gastos de viaje y transporte son deducibles.

Son deducibles los gastos de desplazamiento que el contribuyente, sus trabajadores o sus directivos realizan en desarrollo de la actividad, entre ellos:

• Tiquetes aéreos, terrestres o fluviales.
• Alojamiento y alimentación durante el viaje.
• Transporte local, como taxis o alquiler de vehículos.
• Peajes y combustible de los vehículos usados en la actividad.
• Fletes y acarreos de mercancías.

Ninguna norma impone requisitos especiales a estos gastos, como que el transporte lo preste una empresa habilitada. Se rigen por los requisitos generales para deducir costos y gastos: causalidad, necesidad y proporcionalidad, más el soporte idóneo.

Por la misma razón, no son deducibles los viajes de vacaciones, los desplazamientos personales o familiares, ni los gastos de viaje de personas sin vínculo con la empresa.

La necesidad y la causalidad del viaje deben probarse.

En los gastos de viaje, la discusión con la DIAN rara vez es si el gasto existió, sino si se relacionaba con la actividad. La sección cuarta del Consejo de Estado, en la sentencia 18792 del 18 de junio de 2015, rechazó unos gastos de viaje por falta de prueba del motivo:

«En efecto, la sociedad debió demostrar el vínculo que tienen las personas que viajaron, con la empresa, y el propósito del viaje, omisión que no se satisface con la simple manifestación de que el gasto corresponde a un viaje realizado para evaluar una posible asesoría a una compañía en Venezuela o a Estados Unidos a una feria de productos plásticos.»

Y en la sentencia 20701 del 2 de agosto de 2017 la misma sección insistió en que la factura no basta:

«Las facturas que obran en el expediente, dan cuenta de la existencia del gasto, es decir, del pago del pasaje aéreo, más no de la necesidad y del nexo de causalidad de la erogación en la que la sociedad actora incurrió; porque ni siquiera se aportó prueba del motivo del viaje.»

Lo que no hay que demostrar es que el viaje produjo un ingreso. Si la empresa paga los tiquetes de su gerente para firmar un contrato y el negocio no se concreta, el gasto sigue siendo deducible, porque se hizo en desarrollo de la actividad. Así lo confirma la sentencia de unificación de 2020 del Consejo de Estado sobre el artículo 107.

¿Qué se debe hacer? Documentar cada viaje con evidencia de su finalidad:

• La relación del viajero con la empresa, sea trabajador, directivo o contratista.
• El motivo del viaje: reunión con un cliente, visita a una obra, feria comercial, firma de un contrato.
• La agenda o itinerario, y algún rastro del resultado: acta, correo, informe o cotización.
• La legalización de los gastos con soportes a nombre de la empresa.

Con ese expediente, la necesidad se demuestra sin mayor dificultad. Sin él, incluso un viaje real puede terminar rechazado.

Viáticos pagados a los trabajadores.

Cuando la empresa entrega viáticos a un trabajador para viajar, la deducción sigue las reglas de los pagos laborales. El artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo distingue: los viáticos permanentes, en la parte destinada a alimentación y alojamiento, constituyen salario; los accidentales, que se pagan solo ocasionalmente, no.

La diferencia importa porque los viáticos que son salario deben incluirse en la base de aportes para que la nómina sea deducible, como explicamos en el artículo sobre la deducción de salarios. Los accidentales no generan aportes, pero sí deben legalizarse con los soportes de lo gastado.

Si el trabajador paga de su bolsillo y luego pide el reembolso, el soporte debe estar a nombre de la empresa. Los detalles están en el artículo sobre cómo soportar el reembolso de gastos.

Gastos de viaje de contratistas independientes.

Cuando el contrato de prestación de servicios establece que los gastos de transporte, alojamiento y alimentación corren por cuenta del contratante, esos valores no son ingreso del contratista. La DIAN, en el Concepto 113 de 2024 y en el Concepto 551 (radicado 4945) de 2025, precisó que no deben incluirse en la factura de honorarios ni someterse a retención, porque son un reembolso de gastos.

Para el contratante son deducibles con los requisitos generales, siempre que estén soportados con la factura electrónica del hotel, la aerolínea o el restaurante, idealmente expedida a su nombre. Si el contrato no los distingue y se pagan como parte de los honorarios, son parte del pago por el servicio. El tratamiento del reembolso se explica en el artículo sobre cómo soportar el reembolso de gastos enlazado en la sección anterior.

Peajes, combustible y fletes.

Estos gastos siguen la suerte del desplazamiento del que forman parte: si el desplazamiento es deducible, también lo son el peaje y el combustible que exigió.

Peajes.

El peaje se soporta con el documento equivalente electrónico que expide el operador de la vía. La DIAN aclaró que este documento sirve como soporte aunque no identifique a quien paga, pero no convierte en deducible cualquier peaje. En el Concepto 1249 de 2024 señaló que se requiere:

«Que los pagos realizados por concepto de peajes cumplan con las condiciones de causalidad, proporcionalidad y necesidad señaladas en el artículo 107 del Estatuto Tributario para que se constituya en un gasto deducible.»

En la práctica, el vendedor que recorre su zona, el ingeniero que visita sus obras o la empresa que despacha mercancía por carretera deducen sus peajes. Los del paseo familiar, no.

Combustible y vehículos.

El combustible, el mantenimiento y los seguros de un vehículo son deducibles en la medida en que el vehículo se use en la actividad. Si un mismo vehículo se usa para trabajar y para asuntos personales, solo es deducible la parte relacionada con la actividad, que el contribuyente debe poder justificar.

Transporte contratado con quien no es empresa transportadora.

Es posible deducir el pago a una persona que no es transportadora habilitada, como el vecino con camión que entrega una mercancía. Si esa persona no está obligada a facturar, el soporte es el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar que genera el contribuyente.

Fletes: costo o gasto.

Los fletes pagados para traer mercancía o materias primas forman parte del costo de esos bienes y se recuperan cuando se venden. Los fletes pagados para entregar la mercancía vendida al cliente son un gasto de ventas y se deducen en el año.

Gastos de viaje en el exterior.

Los viajes al exterior plantean dos problemas adicionales: el soporte y el límite de los gastos incurridos fuera del país.

Cómo se soportan.

Hoteles, restaurantes o transporte en otro país no expiden factura electrónica colombiana. Por eso, de acuerdo con nuestro criterio, además de conservar la factura o el recibo del exterior, el contribuyente debe generar el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, que el reglamento prevé para contratos con no residentes. El detalle está en el artículo sobre cómo soportar compras en el exterior.

Si el proveedor sí está obligado a facturar en Colombia, como una aerolínea con sede en el país, el soporte es su factura electrónica y no procede el documento soporte.

El límite del 15% de los gastos en el exterior.

El artículo 122 del Estatuto Tributario limita los costos y deducciones por expensas en el exterior para obtener rentas de fuente nacional al 15% de la renta líquida computada antes de restarlos, salvo las excepciones que la misma norma prevé. Los gastos de viaje incurridos fuera del país pueden quedar sujetos a ese tope, de modo que conviene revisarlo antes de declarar.

Gastos de viaje y transporte en las personas naturales.

Una persona natural solo puede deducir estos gastos en las rentas que admiten costos: las no laborales, las de capital y las de trabajo independiente cuando opta por costos en lugar de la renta exenta del 25%. El asalariado no puede deducir sus desplazamientos, aunque viaje por trabajo, porque sus rentas laborales no admiten costos. Lo explicamos en el artículo sobre los costos y deducciones de las personas naturales.

El transportador que presta su servicio, el independiente que capacita en otros municipios o el comerciante que visita proveedores sí pueden deducirlos, con soporte y prueba de su relación con la actividad.

Cómo se contabilizan los gastos de viaje y los peajes.

Aunque el plan único de cuentas del Decreto 2650 de 1993 ya no es obligatorio para quienes aplican los marcos técnicos contables vigentes, muchas empresas lo conservan como catálogo. En ese esquema, los gastos de viaje se registran en la cuenta 5155 si corresponden al área administrativa o en la 5255 si corresponden al área de ventas, con subcuentas para alojamiento y manutención y para pasajes aéreos, terrestres u otros.

De acuerdo con nuestro criterio, los peajes de un desplazamiento se registran como parte del gasto de viaje, en la subcuenta de otros, y los fletes de ventas en la subcuenta de transporte, fletes y acarreos de la cuenta 5235.

Supongamos que un vendedor legaliza un viaje con tiquetes por $600.000, hotel y alimentación por $450.000 y peajes por $50.000, con cargo a un anticipo de $1.100.000:

Si el contribuyente es responsable de IVA y el gasto está gravado, el IVA descontable se registra por separado y no forma parte del gasto.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.