Deducción de los gastos de viaje en el impuesto a la renta

Los gastos de viaje o viáticos que deba pagar un contribuyente son deducibles del impuesto a la renta si cumplen con los requisitos generales de las deducciones establecidos en el artículo 107 del estatuto tributario.

Gastos de viaje que paga un contribuyente.

Un contribuyente debe pagar gastos de viaje a sus trabajadores y directivos para fines relacionados con el desarrollo del objeto social del negocio, y, por lo general, esos gastos de viaje son deducibles del impuesto a la renta.

Requisitos para la procedencia de costos y deducciones en renta.Requisitos que se deben cumplir para la procedencia de los costos, gastos y deducciones en el impuesto a la renta.

La deducción depende de que el gasto de viaje sea necesario para la generación de renta, lo que implica que deba tener relación de causalidad.

Se debe tener claro que el gasto de viaje debe corresponder con el desarrollo del negocio o actividad del contribuyente, ya que la Dian suele ser muy exhaustiva a la hora de revisar los gastos de viaje que declara el contribuyente.

Casos en que se pueden deducir los gastos de viaje.

No existe una respuesta definitiva respecto a si son deducibles o no los gastos de viaje en que incurre el contribuyente, pues eso depende de las circunstancias, o mejor, de si ese gasto es necesario para generar renta, uno de los requisitos generales de las deducciones.

Para ilustrar lo anterior, transcribimos el siguiente aparte de la sentencia 18792 del 18 de junio de 2015 de la sección cuarta del Consejo de Estado con ponencia de la magistrada Carmen Teresa Ortiz:

«En ese contexto, la Sala considera que en este caso no está probada la relación de causalidad entre los gastos por los viajes realizados por unas personas que presuntamente son empleados de la empresa demandante a Venezuela y Estados Unidos, entre estos el pago del impuesto de salida, con la actividad generadora de renta, pues la actora se limitó a afirmar, sin ningún sustento probatorio, que el gasto cumplía con lo establecido en el artículo 107 del Estatuto Tributario, lo que no logra demostrar la procedencia de la deducción.

En efecto, la sociedad debió demostrar el vínculo que tienen las personas que viajaron, con la empresa, y el propósito del viaje, omisión que no se satisface con la simple manifestación de que el gasto corresponde a un viaje realizado para evaluar una posible asesoría a una compañía en Venezuela o a Estados Unidos a una feria de productos plásticos.»

En razón a lo anterior, no todo lo que se pague por gastos de viaje es deducible del impuesto a la renta, sino aquellos que se demuestren necesarios y que tuvieron relación de causalidad con la actividad generadora de ingresos.

Por ejemplo, si se le pagaron gastos de viaje al representante legal para que firmara un contrato, es un gasto deducible del impuesto a la renta, pero si se pagaron para que asistiera a un club social, no será deducible.

Lo anterior exige que el contribuyente documente debidamente los pagos que realice por gastos de viaje a fin de probar la necesidad y la conexidad del gasto.

Es importante recordar que no se debe probar que de ese gasto se generó un ingreso, como se precisa en la misma sentencia:

«Que el artículo 107 del E.T no exige que a instancia del gasto se genere un ingreso, lo que exige es que tenga relación de causa y efecto, pero no como gasto-ingreso, sino como gasto-actividad. Por eso, la Sala considera que la injerencia que tiene el gasto puede probarse con el ingreso obtenido, pero esa no necesariamente es la única prueba de la injerencia, si por tal se entiende la acción de “Entremeterse, introducirse en una dependencia o negocio”.»

No se debe probar que con cada erogación se generó un ingreso, pues la norma no exige tal cosa.

Supóngase que se pagaron gastos de viaje para que el representante legal, junto con sus asesores, firmara un contrato para la empresa. Ese gasto a todas luces es deducible del impuesto a la renta, pues el contrato generará ingresos para la empresa.

Ahora supóngase que, luego de firmado el contrato, por alguna razón no se ejecutó y la empresa no obtuvo ningún ingreso de esa gestión. Esa circunstancia no convierte el gasto en no deducible, pues, a pesar de no haberse generado un ingreso, está directamente relacionado con la actividad generadora de renta.

Deducción de los gastos de viaje en las personas naturales.

Las personas naturales pueden deducir los gastos de viaje que hayan tenido relación directa con su actividad generadora de renta. No se pueden deducir los gastos de viajes familiares o de ocio, sino aquellos que fueron necesarios para generar un ingreso, como una reunión con clientes o proveedores, etc.

¿Los tiquetes aéreos son deducibles?

Los tiquetes aéreos corresponden a un gasto de viaje, como un tiquete terrestre o en barco, de modo que serán deducibles solo si son necesarios, y en general, si cumplen con los requisitos generales de las deducciones.

Así es como la sección cuarta del Consejo de Estado, en sentencia 20701 del 2 de agosto de 2017, con ponencia del magistrado Jorge Octavio Ramírez, confirmó el rechazo de unos pagos por tiquetes aéreos, argumentando que:

«En este caso, la parte actora omitió aportar y solicitar los medios de prueba que acreditaran que los gastos por concepto del transporte aéreo de las personas señaladas con anterioridad, además de ser forzosos para que se generara la actividad productora de renta, guardaban relación de causa-efecto con la actividad generadora de renta del contribuyente en la vigencia analizada.»

Seguidamente, señala la sala:

«Las facturas que obran en el expediente , dan cuenta de la existencia del gasto, es decir, del pago del pasaje aéreo, más no de la necesidad y del nexo de causalidad de la erogación en la que la sociedad actora incurrió; porque ni siquiera se aportó prueba del motivo del viaje.»

En consecuencia, la empresa o contribuyente debe acreditar la existencia del pago mediante la factura, soporte o tiquete, pero además debe demostrar que fue necesario y que tiene relación de causalidad con la actividad generadora de renta.

Gastos de viaje que son deducibles.

De lo anteriormente expuesto se puede resumir que todo gasto de viaje es deducible siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:

1. Fue necesario.
2. Tiene relación de causalidad con la generación de renta.
3. Es proporcionado.
4. Está debidamente soportado.

Es importante precisar que no se requiere demostrar que de ese viaje se obtuvieron ingresos, sino que estaba relacionado con la actividad generadora de renta.