Cuidado con los pasivos y gastos estimados

En el manejo de los gastos y pasivos estimados se debe ser muy cauteloso, puesto que en estos aspectos lo que es válido contablemente no lo es fiscalmente, de suerte que un incorrecto tratamiento puede en un momento dado significar la imposibilidad de tratar como costo o deducción algunos de los gastos estimados.

Recordemos que los gastos estimados corresponden a su vez a un pasivo estimado, puesto que el gasto estimado se contabiliza como una provisión contable en el pasivo, más exactamente en la cuenta 2605 del plan único de cuentas para comerciantes.

Contablemente no hay ningún problema en la medida en que se den los supuestos establecidos por la dinámica de la cuenta 2605, pero fiscalmente sí pueden haber inconvenientes.

La razón de ello es que fiscalmente sólo proceden los pasivos efectivos, no los estimados o las provisiones. Igual sucede con los gastos, que sólo son deducibles aquellos en los que efectivamente se haya incurrido, y por supuesto que no se puede deducir un gasto estimado, gasto  que no pasa de ser un supuesto.

Así las cosas, si en el año 2009 se estimaron unos gastos, en dicho año no se pueden declarar como deducción. Hasta aquí todo normal. El problema surge en el 2010, cuando se supone que se pueden declarar esos gastos si es que ya se hicieron efectivos, puesto que si el tratamiento o el procedimiento no fue el correcto, es posible que tampoco se puedan deducir en el 2010, de suerte que el contribuyente perderá ese gasto ya que no lo puede deducir ni en el 2009 ni el 2010.

Sobre este caso particular hay una sentencia del Consejo de estado que resulta muy ilustrativa respecto a las situaciones que se pueden presentar por no ser precisos en el manejo contable y fiscal de este tipo de gastos:

En relación con este cargo, la parte actora tanto en vía gubernativa como ante esta jurisdicción, ha sostenido que realizó una provisión en 1998 para el gasto de las asesorías técnicas prestadas por sociedad extranjera, que son objeto de cuestionamiento por la DIAN y respecto de las cuales probó que su pago se hizo efectivo en el año gravable 1999, razón por la cual era en esta vigencia fiscal que debía solicitar la deducción.

Por su parte la DIAN, ha indicado que la actora además de no tener registro contable del pago de las asesorías, no cumplió con los requisitos establecidos en el artículo 104 E.T., en cuanto a la realización de las deducciones para los obligados a llevar contabilidad, argumentos que fueron acogidos por el a quo.

Al respecto, la Sala considera del caso precisar algunos aspectos respecto de la provisión de costos y gastos, que es la que corresponde a la cuenta 2605 y en la que la sociedad actora contabilizó en 1998 los $16.000.000 que fueron rechazados por la demandada.

De acuerdo con el Plan Único de Cuentas para comerciantes (PUC), los entes económicos pueden realizar una estimación de sus costos y gastos, porque existe la posibilidad de que se hagan efectivos o reales posteriormente en un valor o monto que se calcula por aproximación. Lo anterior permite señalar que existen costos o gastos reales y estimados.

Ahora bien, la estimación de tales costos y gastos se hace reconociendo en el respectivo ejercicio contable, una provisión en los pasivos, concretamente en la cuenta 2605, la cual, una vez se hace efectivo o real el costo o gasto, debe reclasificarse en la cuenta del pasivo en la que se refleje la obligación como tal y ajustarse por defecto la respectiva provisión al valor exacto de la erogación.

No obstante, la Sala debe precisar, que contrario a lo estimado por el Tribunal y por la parte demandada, tal estimación de costos o gastos tiene reconocimiento contable pero no fiscal, por cuanto de conformidad con los artículos 59 y 105 E.T., la causación del costo o deducción, para los obligados a llevar contabilidad como ocurre en el sub lite, se presenta sólo cuando nace la obligación.

Entonces, para la fecha en que se estima el costo o gasto y se hace la provisión, todavía no ha surgido la obligación y, por tanto, no puede ser reconocida para efectos tributarios, de acuerdo con las normas antes citadas, sino hasta el momento en que sea contabilizado como un costo o gasto real. Es por lo anterior, que la actora no podía haber solicitado la deducción en el año gravable 1998.

Ahora bien, en el caso concreto esta Corporación observa, que la actora con ocasión de la respuesta al requerimiento especial, aportó copia del registro contable de 1999 en el que debitó los $16.000.000 correspondientes a la cuenta 2605 para el pago de las obligaciones contraídas con EXIDE CORPORATION y además allegó los comprobantes bancarios de los giros realizados a la mencionada sociedad extranjera.

De lo anterior se advierte, en primer término, que tales pagos no son prueba de que la obligación se haya causado en el año gravable 1999, según la regla de causación exigida a los comerciantes en el artículo 104 E.T. Además, el gasto no se reflejó en una cuenta del pasivo real, los pagos realizados no coinciden con el valor provisionado y no existe certeza que los comprobantes bancarios correspondan a los desembolsos por concepto de la asistencia técnica prestada por EXIDE CORPORATION a la sociedad demandante, según el contrato que obra a folios 552 a 564 del cuaderno de antecedentes. [Sentencia del 26 de octubre de 2009, expediente 16736]

Aunque esta sentencia trata de un  caso particular, enmarca un aspecto general que tiene que ver con el tratamiento adecuado que se debe dar a los gastos estimados, a los pasivos estimados, puesto que como se puede concluir de la lectura de la sentencia, un pequeño error puede tener un alto costo para el contribuyente. Y lo que preocupa, es que muchas veces consideramos las provisiones y gastos estimados como algo trivial.

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