Documento soporte en compras a proveedores del exterior

La factura que expide un proveedor del exterior no sirve para soportar costos, deducciones ni impuestos descontables en Colombia. Para los servicios y otras compras a no residentes, el comprador debe generar el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, según el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y la resolución 000227 de 2025 de la Dian; para las mercancías importadas, el soporte es la declaración de importación. ¿Cómo se aplica cada regla?

Por qué no sirve la factura del exterior.

En Colombia, los costos, deducciones e impuestos descontables deben estar soportados en factura electrónica o documento equivalente validado por la Dian, o en el documento soporte cuando el vendedor no está obligado a facturar. La factura que emite una empresa extranjera no cumple esos requisitos, porque no se expide ni se valida en el sistema colombiano.

El proveedor del exterior no está obligado a facturar en Colombia. Por eso la solución es la misma que para cualquier vendedor no obligado a facturar: el comprador genera el documento soporte. Así lo ha señalado la Dian en varios pronunciamientos, entre ellos el oficio 906162 de 2022.

• Calculadora de retención en la fuente por salarios
• Guía Laboral 2026
• Liquidador de pensiones en Colpensiones

Servicios y compras a no residentes: documento soporte.

Cuando una empresa colombiana contrata un servicio del exterior, como una licencia de software, una asesoría o publicidad en plataformas digitales, debe generar y transmitir a la Dian el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, regulado en el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016.

El documento lo genera el comprador, no el proveedor, y debe contener, entre otros datos, la identificación del vendedor, la descripción del bien o servicio, el valor y el código único del documento, CUDS.

Un detalle práctico: el proveedor del exterior no tiene NIT. En los contratos de servicios con no residentes no inscritos en el RUT, el requisito del NIT se entiende cumplido con la identificación que el proveedor tenga en su país de origen.

La norma permite generar un documento por cada operación o, para operaciones con un mismo proveedor, uno consolidado semanal. El valor se expresa en pesos colombianos, convirtiendo la moneda extranjera con la tasa de cambio aplicable.

Importación de bienes: declaración de importación.

Cuando lo que se compra en el exterior son mercancías que se importan al país, no se genera documento soporte. El parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016 dispone:

«Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación y sus documentos soporte presentada de conformidad con la normatividad vigente, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.»

La razón es que la declaración de importación ya deja registro de la operación ante la Dian. Las operaciones con usuarios de zona franca tienen sus propias reglas y no se benefician de esta excepción.

Otras obligaciones en los pagos al exterior.

El documento soporte resuelve el problema de la prueba del costo, pero los pagos al exterior generan otras obligaciones que no deben olvidarse:

• La retención en la fuente a título de renta sobre los pagos a no residentes, según los artículos 406 y siguientes del Estatuto Tributario.
• El IVA de los servicios prestados desde el exterior y consumidos en Colombia, que el comprador responsable del IVA asume mediante la retención del 100% del impuesto, según el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario.
• Las obligaciones cambiarias, cuando el pago se canaliza por el mercado cambiario.

Si el proveedor del exterior está inscrito en el RUT como prestador de servicios digitales y cobra el IVA directamente, el tratamiento cambia, por lo que conviene revisar su situación antes de practicar la retención.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Liquidador de intereses propiedad horizontal
• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de renta personas naturales
• Proyección y planeación pensional