Diferencias entre eficiencia y eficacia

La eficacia es la capacidad de lograr el objetivo propuesto, mientras que la eficiencia es la capacidad de lograrlo con el menor uso posible de recursos. Se puede ser eficaz sin ser eficiente, y eficiente sin ser eficaz, y por eso confundirlas lleva a evaluar mal el desempeño de una persona, un proyecto o una empresa. ¿Cómo se diferencian, cómo se miden y qué tiene que ver la efectividad?

Qué es la eficacia.

La eficacia es el grado en que se cumplen las metas y los objetivos propuestos. Ser eficaz es lograr lo que uno se propone, sin importar, para efectos de esta medición, cuántos recursos se usaron para lograrlo.

Ejemplo. Una constructora se propone terminar una obra en seis meses y la termina en seis meses. Fue eficaz, porque cumplió la meta. Si la terminó en ocho meses, no fue eficaz, aunque la obra haya quedado bien hecha.

La eficacia responde a la pregunta: ¿se logró el objetivo?

Qué es la eficiencia.

La eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados para obtenerlos. Ser eficiente es lograr un resultado usando la menor cantidad posible de tiempo, dinero, materiales o trabajo, o lograr más resultados con los mismos recursos.

Ejemplo. Un taller fabrica 100 unidades de un producto en 12 horas. Si logra fabricar las mismas 100 unidades en 10 horas, mejoró su eficiencia, porque obtuvo el mismo resultado con menos tiempo. También la mejora si en las mismas 12 horas fabrica 120 unidades.

La eficiencia responde a la pregunta: ¿se aprovecharon bien los recursos?

Diferencias entre eficiencia y eficacia.

La diferencia de fondo es que la eficacia mira el resultado, y la eficiencia mira el camino para llegar a él. Las principales diferencias se resumen así:

Combinaciones posibles.

Como miden cosas distintas, eficacia y eficiencia pueden darse juntas o por separado. Veamos las cuatro combinaciones con el ejemplo de una obra presupuestada en $100.000.000 para terminarse en seis meses:

• Eficaz y eficiente. Se termina en seis meses y se gastan $95.000.000. Se cumplió la meta y sobraron recursos. Es la situación ideal.
• Eficaz pero no eficiente. Se termina en seis meses, pero se gastan $130.000.000. Se cumplió la meta, pero a un costo mayor del previsto.
• Eficiente pero no eficaz. Se gastan solo $80.000.000, pero la obra no se termina en el plazo. Se ahorró, pero no se logró el objetivo.
• Ni eficaz ni eficiente. Se gastan $130.000.000 y la obra no se termina en el plazo.

De acuerdo con nuestro criterio, la eficacia es la condición previa: de poco sirve ahorrar recursos si el objetivo no se cumple. Una vez asegurada la eficacia, el reto es ser cada vez más eficiente.

Qué es la efectividad.

A los dos conceptos anteriores suele sumarse un tercero: la efectividad. En el lenguaje de la gestión, la efectividad es la combinación de eficacia y eficiencia, es decir, lograr el objetivo haciendo un buen uso de los recursos.

En la gestión pública se le da además otro sentido: la efectividad mide el impacto que el resultado tiene en la población. Un programa de vacunación puede cumplir la meta de vacunar a un millón de personas (eficacia), hacerlo al menor costo (eficiencia) y, además, reducir efectivamente los casos de la enfermedad (efectividad).

Cómo se miden la eficacia y la eficiencia.

En las empresas y las entidades públicas, la eficacia y la eficiencia se miden con indicadores sencillos, que comparan lo logrado con lo planeado.

Indicador de eficacia.

Se calcula dividiendo el resultado alcanzado entre el resultado esperado, y multiplicando por 100:

Eficacia = (resultado alcanzado ÷ resultado esperado) × 100

Supongamos que un vendedor tenía una meta de 200 ventas en el mes y logró 180. Su eficacia es de (180 ÷ 200) × 100 = 90%.

Indicador de eficiencia.

Se calcula comparando el costo por unidad que se tenía previsto con el costo por unidad que realmente se obtuvo:

Eficiencia = [(resultado alcanzado ÷ costo real) ÷ (resultado esperado ÷ costo previsto)] × 100

Siguiendo el ejemplo, supongamos que se esperaba lograr las 200 ventas con un gasto comercial de $10.000.000, y se lograron 180 ventas gastando $8.000.000.

• Productividad prevista: 200 ÷ 10.000.000 = 0,00002 ventas por peso, es decir, una venta por cada $50.000.
• Productividad real: 180 ÷ 8.000.000 = 0,0000225 ventas por peso, es decir, una venta por cada $44.444.
• Eficiencia: (0,0000225 ÷ 0,00002) × 100 = 112,5%.

El resultado indica que el vendedor no cumplió la meta (eficacia del 90%), pero cada venta le costó menos de lo previsto (eficiencia del 112,5%). Es un caso claro de eficiencia sin eficacia plena.

Eficiencia y eficacia en la administración pública.

Los dos conceptos no son solo de administración de empresas: la Constitución Política los convierte en principios de la función pública. El artículo 209 dispone que la función administrativa se desarrolla con fundamento, entre otros, en los principios de eficacia y economía, y el artículo 3 de la ley 489 de 1998 incluye la eficiencia y la eficacia entre los principios de la función administrativa.

El numeral 11 del artículo 3 de la ley 1437 de 2011 desarrolla el principio de eficacia en los procedimientos administrativos, al ordenar a las autoridades que los procedimientos logren su finalidad y que remuevan los obstáculos puramente formales.

Por eso los planes de las entidades públicas y los informes de los órganos de control evalúan la gestión con indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad.

Ejemplos de eficiencia y eficacia.

Para fijar los conceptos, veamos algunos ejemplos cotidianos:

• Un estudiante que aprueba el examen es eficaz; si lo aprueba estudiando dos horas en lugar de diez, además es eficiente.
• Un contador que entrega todas las declaraciones a tiempo es eficaz; si lo logra sin horas extras ni reprocesos, es además eficiente.
• Una empresa que despacha todos los pedidos del día es eficaz; si lo hace con menos combustible gracias a una mejor ruta, es eficiente.
• Un hospital que atiende a todos los pacientes programados es eficaz; si reduce los tiempos de espera sin aumentar el personal, es eficiente.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.