Así se liquida una empleada del servicio doméstico

Las empleadas del servicio doméstico tienen derecho a ser liquidadas cuando finaliza el contrato de trabajo, ya sea que trabaje por días o a tiempo completo.

Liquidación empleada doméstica.

Siempre que termine el contrato de una empleada doméstica o sea despedida con justa o sin justa causa, se le debe pagar la respectiva liquidación.

La liquidación del contrato ocurre cuando se termina el contrato; y cuando el contrato está vigente, se deben liquidar las prestaciones sociales en las fechas que dispone la norma.

Es el caso por ejemplo de la prima de servicios que se debe liquidar en junio y diciembre, y las cesantías que se deben liquidar y pagar antes del 14 de febrero de cada año, y las vacaciones cuando se otorguen.

¿Cómo liquida a una empleada doméstica?

En esta nota se aborda la parte teórica y se explica el procedimiento a seguir para hacer la liquidación, sin recurrir a ejemplos prácticos y en su lugar al final se pone a disposición del lector una herramienta en Excel que hace la liquidación de forma automatizada luego de haber llenado los datos necesarios como salario, fecha de ingreso, fecha de liquidación, tipo y duración del contrato, etc.

Cada concepto está acompañado de un artículo sugerido que desarrolla con más detalle dicho concepto, por lo que se invita a consultarlo en caso de tener dudas.

Se precisa que la liquidación de la empleada del servicio doméstico se hace cuando termina el contrato.

Es costumbre de algunos empleadores liquidar a la empleada al finalizar el año sin que termine el contrato pues esta sigue laborando el siguiente año.

Cuando el contrato no termina, como ya señalamos, al finalizar el año se liquida la prima de servicios, las cesantías y los intereses sobre cesantías, aclarando que las cesantías no se entregan a la empleada, sino que se consignan en el fondo de cesantías. Los demás conceptos si se pagan directamente al trabajador.

Tipo de contrato que vincula a la empleada del servicio doméstico.

Una empleada doméstica puede estar vinculada con un contrato de trabajo verbal o escrito, a término fijo o indefinido, por días o a tiempo completo.

Cualquiera sea el contrato se debe hacer la liquidación conforme se explicará en este artículo.

Explicación de las fórmulas y sus variables.

Antes de iniciar es importante tener claras las fórmulas que se utilizan y las variables de estas.

Las fórmulas a utilizar para liquidar a la empleada del servicio doméstico.

La prima de servicios y el auxilio de cesantías se liquidan con la siguiente fórmula:

(Salario base x Días trabajados) ÷ 360

Las vacaciones la siguiente fórmula:

(Salario base x Días trabajados) ÷ 720

Los intereses sobre cesantías:

(Cesantías x Días trabajados x 0.12) ÷ 360

Salario base.

Es el salario mensual que recibe la empleada.

Si la empleada está contratada a tiempo completo se fija un determinado pago mensual, como por ejemplo $900.000, de manera que no hay complicación alguna en determinar ese salario base.

Cuando la empleada trabaja por días el salario mensual se determina multiplicando el número de días trabajados en el mes por el salario diario que se le paga a la empleada.

Cuando las empleadas laboran por días, que generalmente son uno o dos días por semana, el empleador paga por día trabajado, es decir que al finalizar el día le paga el valor pactado, por ejemplo $50.000.

Para determinar el salario mensual que es la base para hacer la liquidación, tomamos esos 50.000 y lo multiplicamos por el número de días trabajados en el mes, y en promedio un mes tiene 4.33 semanas, de modo que:

Número de días trabajados en la semana	2
Número promedio de semanas que tiene el mes	4.33
Valor del día	50.000.
Salario mensual	4.33 x 2 x 50.000 = 433.000

Para decir que el mes tiene en promedio 4.33 días nos basamos en que el año tiene 52 semanas, y tiene 12 meses, entonces dividimos 52/12 lo que nos da el factor 4.33.

El salario mensual debe incluir los pagos en especie que reciba la trabajadora, como alimentación y vivienda en caso que se suministre y se cobre, o que se suministre sin que se haya acordado como pago no constitutivo de salario.

Días trabajados.

Esta variable es de especial cuidado porque cada concepto puede tener una cantidad diferente de días trabajados como pasa a explicarse.

1. La prima de servicios se debe liquidar en dos cuotas: la primera el 30 de junio y la segunda en 20 primeros días de diciembre.
2. Las cesantías se deben liquidar al 31 de diciembre.
3. Las vacaciones se deben liquidar o conceder dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho.

Como se puede observar, al liquidar el contrato hay que partir de la fecha en que se hizo la última liquidación de cada uno de esos conceptos, y ya vimos que cada uno pudo haber sido liquidado en una fecha diferente, por lo tanto, esos días trabajados incluidos en las fórmulas serán distintos para cada concepto.

Supongamos una empleada que inició labores el 01 de febrero de 2018 y debe ser liquidada el 31 de julio de 2019.

A esta empleada se le liquidaron las prestaciones de acuerdo a la ley pero no ha tomado vacaciones, entonces:

Concepto	Última liquidación	Días por liquidar
Prima de servicios	30 de junio de 2019	30
Cesantías	31 de diciembre de 2018	210
Intereses sobre cesantías	31 de diciembre de 2018	210
Vacaciones	No se han otorgado	541*

Como las vacaciones nunca se han liquidado se toma la fecha en que inició el contrato.

Lo anterior obliga a que se deba calcular el periodo a liquidar individualmente para cada concepto.

360 y 720.

Las fórmulas para calcular prima, cesantías e intereses sobre cesantías se divide entre 360 y la de las vacaciones entre 720.

360 representa el número de días que tiene el año laboral como se explica en el siguiente artículo.

Tanto la prima de servicios como el auxilio de cesantías corresponden a un mes de salario por cada año de trabajo, entonces si el salario mensual es de $1.800.000, por cada año de trabajo el trabajador tiene derecho a 1.800.000 por cada concepto.

Cuando se liquida el año completo no es necesaria ninguna fórmula, pues ya sabemos que por un año de trabajo se paga un mes de salario.

La fórmula se hace necesaria para liquidar periodos diferentes a un año, como por ejemplo medio año o 6 meses (180 días):

1.800.000 x 180/360 donde,

180/360 = 0.5, luego

1.800.000 x 0.5 = 900.000.

Ese 360 está representando el año laboral, pues es con base a un año de trabajo que se liquidan las prestaciones sociales.

En cuanto al 720 que se utiliza para calcular las vacaciones, se debe a que estas corresponden a medio mes por año trabajado, es decir a la mitad de la prima de servicios o del auxilio de cesantías.

La fórmula de las vacaciones es la misma excepto que en lugar de dividir entre 360 se divide entre 720, y de esa forma el resultado no será un mes de salario sino medio mes o 15 días.

Si por un año de trabajo se tiene derecho a medio mes de vacaciones, entonces las vacaciones deben corresponder a 900.000, valor al que llegamos de la siguiente forma:

1.800.000 x 360/720, donde

360/720 = 0.5, luego

1.800.000 x 0.5 = 900.000.

Es decir que si 360 representa un año laboral 720 representa medio año, porque entre mayor sea el divisor menor será el cociente. Pura matemática.

Conceptos que se deben incluir en la liquidación del servicio doméstico.

Las empleadas del servicio doméstico tienen los mismos derechos que un trabajador que labora para una empresa, y por tanto deben ser liquidados y pagados al finalizar el contrato de trabajo.

Entre los conceptos que se deben liquidar está la prima de servicios, el auxilio de cesantías, los intereses sobre cesantías, la compensación en dinero de la vacaciones y si hay despido injusto, la indemnización por despido.

Liquidación de la prima de servicios en el servicio doméstico.

Las empleadas del servicio doméstico tienen derecho a la prima de servicios y por tanto esta debe ser liquidada al finalizar el contrato de trabajo.

La prima de servicios es igual a un mes de salario por cada año laborado y de forma proporcional cuando ese tiempo es inferior a un año.

Aspectos a considerar al liquidar la prima de servicios en el servicio doméstico.

Cuando se liquida el contrato de trabajo se debe liquidar la prima de servicios que se ha causado desde la última liquidación.

Recordemos una vez más que por ley la prima de servicios se debe pagar en dos partes; la primera el 30 de junio y la segunda en los primeros 20 días de diciembre, de modo que si el empleador ha actuado con forme a la ley, sólo debe liquidar una fracción de tiempo que va desde la última liquidación de la prima hasta la fecha en que se liquida el contrato de trabajo.

Por ejemplo, si la empleada es liquidada al finalizar el año, sólo debe pagar la prima de servicios causada desde el 01 de julio hasta la finalización del contrato el 31 de diciembre, suponiendo que no se pagó la prima antes del 20 de diciembre.

La prima de servicios se liquida sobre el salario mensual incluyendo el salario en especie si existiere, y el auxilio de transporte.

La liquidación de la prima de servicios se realiza con la siguiente fórmula:

Salario mensual x Días trabajados ÷ 360

Los días trabajados corresponden a los días que han transcurridos desde la última liquidación.

Liquidación del auxilio de cesantías en el servicio doméstico.

El auxilio de cesantías corresponde a un mes de salario por cada año trabajado, y proporcionalmente cuando se ha trabajado menos de un año.

Al igual que la prima de servicios, el auxilio de cesantías se debe liquidar anualmente al 31 de diciembre, de manera que cuando termina el contrato de trabajo se deben liquidar las cesantías desde la última liquidación o desde el inicio del contrato, según corresponda.

Cuando se termine el contrato de trabajo se liquidan las cesantías y se le entregan directamente a la empleada. Si el contrato no termina, entonces se consignan en el fondo de cesantías.

El auxilio de cesantías se determina de la siguiente forma:

Salario mensual x Días trabajados ÷ 360

Los días trabajados corresponden a los días que han transcurridos desde la última liquidación que se hizo de las cesantías.

El salario base es el salario mensual de la empleada, sea que trabaje el mes completo o por días. Se incluye salario en especie y auxilio de transporte.

Intereses sobre cesantías en el servicio doméstico.

Como los empleados del servicio doméstico tienen derecho a las cesantías, también tienen derecho a los intereses sobre cesantías.

Estos corresponden a un 12% anual sobre valor acumulado de las cesantías al momento de liquidar el contrato de trabajo.

Si el periodo por el cual se liquidaron las cesantías en inferior a un año, entonces estos se pagan proporcionalmente al tiempo laborado.

La fórmula es:

(Cesantías X días trabajados x 0.12)/360

La base para liquidar los intereses sobre cesantías es el monto de las cesantías que se hayan liquidado.

Compensación de las vacaciones en dinero en el servicio doméstico.

Las empleadas del servicio doméstico tienen derecho a las vacaciones que corresponden a 15 días hábiles por cada año de trabajo.

Al terminar el contrato de trabajo se deben compensar las vacaciones que la empleada no haya disfrutado, y se liquidan desde la última vez en que se otorgaron o liquidaron, que puede ser un mes atrás, un año, o dos o tres años, etc.

La compensación de las vacaciones en dinero se determina con la siguiente fórmula:

Salario base x días trabajados / 720

El salario base es el sueldo mensual de la empleada sin considerar el auxilio de transporte.

Los días trabajados son aquellos que hay desde la última fecha en que se liquidaron las vacaciones y la fecha en que se liquida el contrato de trabajo.

Empleadas del servicio doméstico que laboran por días y a tiempo completo.

Lo aquí expuesto es válido para liquidar la empleada en cualquier caso, y solo se debe tener presenta que en caso de trabajar por días, el salario mensual que se tomará para liquidar los diferentes conceptos se determina a partir del salario diario que se le paga a la empleada, tema que se desarrolla en el siguiente artículo:

Cuando la empleada labora por días, es costumbre que el empleador pague una vez finaliza el día laborado, de manera que para determinar el salario mensual partimos de ese salario diario que luego se multiplica por el número de días laborados en el mes.

La liquidación del contrato siempre se hace con base al salario mensual que en el caso de las empleadas que laboran tiempo completo es un solo pago al final de mes por X cantidad, que generalmente es el salario mínimo, y en el caso de quienes trabajan por días, es el resultado de multiplicar el valor diario por el número de días laborado en el mes como ya se explicó.

Entonces, la clave es determinar primero cuál es el salario mensual y a partir de allí el procedimiento para hacer la liquidación es exactamente igual en quienes trabajan por días y en quienes laboran tiempo completo.

Formato en Excel para liquidar empleadas del servicio doméstico.

Hemos desarrollado un formato en Excel que automatiza el cálculo de la liquidación de las empleadas del servicio doméstico.

La hoja que liquida la indemnización por despido injusto no debe ser modificada, pues todos los valores que se necesitan son tomados de las otras dos hojas.

Para asegurarnos de que no se introduzcan datos en las celdas que contienen fórmulas, hemos protegido el libro pero sin contraseña, de manera que pueda des desbloqueado fácilmente por quien quiera hacerle modificaciones.

Modelo liquidación empleada doméstica 2023.

Descargar herramienta.

Aspectos a considerar al utilizar la herramienta.

Para utilizar la herramienta debe considerar los siguientes aspectos:

1. Se pide el salario mínimo y el salario del trabajador. Son dos valores que pueden ser iguales o no, pero es necesario escribirlos juntos pues el salario mínimo como tal se utiliza como referencia para cálculos como el derecho al auxilio de transporte y el monto de la liquidación por indemnización. El cálculo de la liquidación se hace con base al salario del trabajador, que puede o no coincidir con el salario mínimo.
2. Se debe separar de salario en dinero y en especie en caso que se haya pactado un pago en especie. Si no hay pago en especie la celda respectiva se deja vacía o se ingresa un cero.
3. Cuando se trata de contratos a término fijo se debe indicar su duración en años. Si es en meses se debe hacer la conversión (número de meses/12). Por ejemplo, si el contrato es de 6 meses entonces ingresar =6/12.
4. Se debe colocar la última fecha en que se liquidaron las vacaciones, la prima de servicios y las cesantías. Si nunca se han liquidado esos conceptos, se coloca la fecha de inicio del contrato.
5. Se creó una sección en la que se liquida el salario pendiente de pago al momento de hacer la liquidación, que por lo general es el último mes o fracción de mes.
6. También hay una sección para liquidar las deducciones pendientes a la empleada, como los descuentos por aportes a salud y pensión del último mes o fracción de mes.
7. Sólo se deben diligenciar las celdas de color amarillo o pastel; las otras celdas están formuladas y no pueden ser modificadas.
8. Se debe diligenciar la hoja de Indemnización por despido en caso que la empleada haya sido despedida sin justa causa para lo que es necesario indicar si el contrato es a término fijo o indefinido.

Se recomienda leer los comentarios que hay en algunas celdas antes de diligenciarlas. Se identifican con una flecha roja en la esquina superior derecha de la celda.

El origen de algunos datos utilizados en la liquidación de la empleada del servicio doméstico.

Se hacen algunos cálculos creemos necesario precisar para comprender por qué los resultados.

Los días trabajados por semana.

En el caso de las empleadas que laboran por días, se toma como referencia los días que se laboran por cada semana, y para ello multiplicamos estos días por 4.33.

El 4.33 sale de dividir las 52 semanas que tiene el año entre los 12 meses de este: 52/12 = 4.333.

Así, cuando una empleada labora 2 días por semana, en el mes habrá laborado 4.33 x 2 = 8.66 días.

De esta forma se hace una liquidación más exacta.

El descanso dominical remunerado cuando se labora por días.

En la liquidación de las empleadas que laboran por días se determina el valor del descanso dominical remunerado en proporción a los días laborados por semana. Es un conceto que por lo general nadie paga a quienes trabajan por días, pero que debe hacerse como lo explicamos aquí.

Este cálculo es automatizado y se utiliza para hacer la liquidación, así el empleador no lo haya pagado efectivamente, omisión que es otro asunto del que no nos ocupamos en esta nota.

Liquidación de las vacaciones en el trabajo por días.

Al liquidar la compensación de las vacaciones cuando la empleada labora por días no utilizamos la clásica formula de salario x días trabajados /720, sino que primero determinamos el número de días a compensar para luego multiplicarlos por el salario diario, precisando que el resultado es el mismo.

Lo hicimos así para evitar la duda del usuario al ver en la fórmula 360 días trabajados en el año cuando una empleada contratada por días labora apenas 52 días por año, como cuando se trabaja un día por semana.