Efectivo y equivalentes al efectivo: qué son y qué cuentas los componen

El efectivo y equivalentes al efectivo es el rubro que agrupa los recursos de disponibilidad inmediata de la empresa: el dinero en caja, los depósitos bancarios a la vista y las inversiones a corto plazo de gran liquidez que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Así lo define la NIC 7, incorporada a la normativa colombiana por el decreto 2420 de 2015, y es lo que el plan único de cuentas para comerciantes llama el disponible. ¿Qué partidas lo componen, en qué cuentas se registran y cuáles no califican?

Qué es el efectivo.

La NIC 7, en su párrafo 6, define el efectivo de manera escueta:

«Efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista.»

Se trata de los recursos que la empresa puede usar en cualquier momento, sin esperar plazos ni vender nada: los billetes y monedas de la caja general y de la caja menor, y los saldos en cuentas corrientes y de ahorro. En sentido estricto, efectivo sería solo el dinero de la caja; en contabilidad el concepto se amplía a los depósitos a la vista porque se pueden usar con la misma inmediatez.

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El efectivo o disponible en el PUC.

Antes de las NIIF, este rubro se conocía como el disponible, nombre que conserva el grupo 11 del plan único de cuentas para comerciantes del decreto 2650 de 1993, que muchas empresas siguen usando como catálogo de cuentas. El decreto lo describe así:

«Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la Caja, los depósitos en Bancos y otras entidades financieras, las Remesas en Tránsito y los Fondos.»

El disponible del PUC y el efectivo de la NIC 7 son, en esencia, el mismo concepto. La diferencia es que la NIC 7 le suma los equivalentes al efectivo, que en el PUC se registran en el grupo 12 de inversiones.

Cuentas que componen el disponible.

El grupo 11 del PUC se compone de las siguientes cuentas:

• 1105 Caja: el dinero en efectivo de la caja general y de la caja menor.
• 1110 Bancos: los saldos en cuentas corrientes y, en general, los depósitos a la vista en bancos.
• 1115 Remesas en tránsito: los valores consignados o enviados que el banco aún no ha abonado a la cuenta.
• 1120 Cuentas de ahorro: los depósitos en cuentas de ahorro en entidades financieras.
• 1125 Fondos: los dineros con destinación específica, en moneda nacional o extranjera.

Todas son cuentas de naturaleza débito: aumentan cuando entra dinero y disminuyen cuando sale. Sus saldos encabezan el activo corriente por ser los recursos más líquidos de la empresa.

Qué son los equivalentes al efectivo.

El mismo párrafo 6 de la NIC 7 define los equivalentes al efectivo en los siguientes términos:

«Equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo insignificante de cambios en su valor.»

A partir de esa definición, los párrafos 7 a 9 de la norma fijan las características que debe cumplir una partida para calificar como equivalente al efectivo:

• No se tiene con propósitos de inversión, sino para cumplir compromisos de pago de corto plazo.
• Es fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo.
• Está sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor.
• Tratándose de inversiones, su vencimiento es próximo: tres meses o menos desde la fecha de adquisición.

Por eso las participaciones en el capital de otras entidades, las acciones, normalmente no son equivalentes al efectivo, salvo que en sustancia lo sean, como las de alta bursatilidad adquiridas solo para colocar excedentes transitorios.

En conclusión, los equivalentes al efectivo hacen parte de la gestión del efectivo de la entidad, del manejo de sus excedentes transitorios, más que de sus actividades de operación, inversión o financiación. Las empresas del grupo 2, que aplican la NIIF para las pymes, siguen las mismas definiciones en la sección 7.

Qué comprende el rubro de efectivo y equivalentes.

De acuerdo con lo anterior, el rubro comprende partidas como las siguientes:

• El saldo de caja, incluida la caja menor.
• Los saldos en cuentas corrientes y de ahorro en bancos y cooperativas, y las remesas en tránsito.
• Las inversiones en títulos de deuda, como CDT, bonos o títulos de tesorería del Estado, con vencimiento de tres meses o menos y negociables en un mercado activo, mantenidas solo para colocar excedentes.
• El dinero en carteras colectivas, fondos de inversión, fiducias y encargos fiduciarios a la vista, mantenidos con el mismo fin.
• Las acciones de alta bursatilidad adquiridas únicamente para utilizar excedentes transitorios de efectivo.
• Los cupos y créditos de tesorería de muy corto plazo que se usan de la misma manera que los sobregiros, que restan del rubro.

El criterio que recorre la lista es el propósito: un instrumento financiero solo es equivalente al efectivo si se mantiene para manejar los excedentes de efectivo, no como inversión. El mismo CDT a tres meses es equivalente al efectivo cuando coloca un excedente transitorio, y una inversión cuando hace parte de un portafolio.

De las cuentas del PUC al rubro del estado financiero.

Al preparar el estado de situación financiera, los saldos del PUC se agrupan en el rubro de efectivo y equivalentes de la siguiente manera:

En el caso de los fondos con destinación específica, de acuerdo con nuestro criterio, siguen siendo efectivo mientras puedan usarse para el fin previsto, pero si la restricción impide disponer de ellos por más de doce meses deben presentarse por separado, fuera del activo corriente. En todos los casos, la NIC 7 exige revelar los saldos significativos que no estén disponibles para ser usados.

Los sobregiros bancarios en el efectivo y equivalentes.

La NIC 7 trae una regla particular: los sobregiros bancarios exigibles a la vista, que forman parte integrante de la gestión del efectivo de la entidad y cuyo saldo con el banco fluctúa constantemente entre deudor y acreedor, se incluyen como componentes del efectivo y equivalentes, restando su valor.

La regla aplica para el estado de flujos de efectivo: en el estado de situación financiera el sobregiro sigue presentándose como un pasivo corriente, pues es una deuda con el banco. El tema lo desarrollamos en el artículo sobre la presentación de los sobregiros bancarios en los estados financieros.

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