Factura de venta

La factura de venta es el documento en el que consta la venta de un producto o la prestación de un servicio, con el detalle de lo vendido, su valor y las condiciones de pago, y que en Colombia cumple una doble función: sirve de soporte contable y tributario, y puede llegar a ser un título valor conforme al artículo 772 del Código de Comercio. ¿Qué debe contener, quién la firma, cuándo se vence y qué pasa si se vende sin ella?

Qué es una factura de venta.

La factura de venta es el documento que deja constancia de una transacción comercial: qué se vendió, a quién, por cuánto y en qué condiciones de pago.

En ella se identifica al vendedor y al comprador, se describen los bienes o servicios, se detalla el valor, los impuestos y el plazo de pago, que puede ser de contado o a crédito.

Es, al mismo tiempo, tres cosas: la prueba del negocio, el soporte contable y tributario de la operación, y el documento con el que el vendedor cobra.

Hoy en Colombia la factura es electrónica por regla general, de modo que ese documento se genera, se valida ante la Dian y se entrega en formato digital.

• Guía de propiedad horizontal
• Proyección y planeación pensional
• Guía de arrendamiento sin riesgo

Quién elabora la factura de venta.

La factura la elabora siempre el vendedor o el prestador del servicio, nunca el comprador.

Ahora bien, no todo el que vende está obligado a facturar: la obligación recae sobre quienes la ley tributaria señala, tema que se desarrolla en el artículo sobre quiénes están obligados a facturar.

Quien no está obligado a expedir factura debe soportar sus operaciones con el documento equivalente que corresponda, o con el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

Con todo, quien no está obligado puede facturar voluntariamente, y muchas veces le conviene hacerlo, porque la factura es lo que le permite cobrar por la vía ejecutiva.

Qué debe contener la factura de venta.

El contenido de la factura viene de dos frentes que no siempre coinciden: el tributario y el comercial.

Requisitos tributarios.

Los requisitos fiscales están en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y son los que la Dian exige para que la factura sirva de soporte.

• Estar denominada expresamente como factura de venta.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
• Fecha de expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, cuando aplique.
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

A ello se suman, en la factura electrónica, la validación previa de la Dian, el CUFE y la firma electrónica del emisor. Consulte: Requisitos de la factura.

Requisitos comerciales.

Para que la factura sirva además como título valor, el artículo 774 del Código de Comercio exige tres menciones adicionales.

1. La fecha de vencimiento.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, identificación o firma de quien la recibe.
3. La constancia del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones de pago, si fuere el caso.

Esa diferencia explica una situación frecuente: una factura puede ser perfectamente válida ante la Dian y, aun así, no servir para demandar al cliente moroso. El detalle se explica en el artículo sobre la factura de venta como título valor.

Partes de una factura de venta.

Vista como documento, la factura se organiza en cuatro bloques.

Ejemplo de factura de venta.

Supongamos que Distribuidora El Roble S.A.S. le vende a Ana Rita Arciniegas 10 sillas por $200.000 cada una, con IVA del 19%, a crédito y con plazo de 30 días.

Nótese que la línea de recibido no es un adorno: es el requisito del numeral 2 del artículo 774, y de ella depende que la factura pueda cobrarse ejecutivamente.

En la factura electrónica esa constancia se surte con los eventos de acuse de recibo que el adquirente registra ante la Dian.

Quién firma la factura de venta.

La factura la firma su creador, es decir, el vendedor, y en la factura electrónica esa firma es digital.

La firma del comprador es otra cosa: no se exige para la validez tributaria de la factura, sino para su eficacia como título valor, porque es la manifestación de que acepta lo facturado.

Esa aceptación puede ser expresa o tácita, según se explica en el artículo sobre la aceptación tácita de la factura.

En la factura de contado el asunto pierde importancia, porque al pagarse de inmediato no queda crédito alguno que cobrar.

Factura de contado y factura a crédito.

Es la única clasificación con consecuencias jurídicas reales, y conviene tenerla clara.

Las demás denominaciones que circulan —factura de papel, factura por computador, factura electrónica— aluden al medio en que se genera, no a una clase distinta de factura.

Todas deben cumplir el mismo contenido, de modo que no hay entre ellas una diferencia de fondo.

Factura de venta y factura de compra.

La factura de compra no existe como documento independiente.

La misma factura que para el vendedor es de venta, para el comprador es de compra: es un solo documento visto desde los dos lados del negocio.

Por eso el comprador no debe expedir otra factura, pues estaría duplicando la información de una única transacción.

De ahí también la expresión «factura de compraventa» que usan otras legislaciones, y que en Colombia no tiene un significado propio.

Cuándo se vence una factura de venta.

La factura se vence cuando expira el plazo para pagarla, y desde ese momento el comprador entra en mora.

Si la factura no indica fecha de vencimiento, el numeral 1 del artículo 774 del Código de Comercio resuelve el vacío:

«En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.»

Son entonces treinta días calendario, y no días hábiles, contados desde la emisión.

El vencimiento importa porque es lo que hace exigible la obligación: antes de esa fecha la factura no presta mérito ejecutivo y no se puede demandar al comprador.

Cuándo prescribe una factura de venta.

La factura que constituye título valor prescribe como cualquier otro título de contenido crediticio.

La acción cambiaria directa prescribe en tres años contados desde el vencimiento, conforme al artículo 789 del Código de Comercio, y la de regreso en un año, según explicamos en el artículo sobre la acción cambiaria.

No existe una norma que fije un término especial para la factura: se le aplican las reglas generales de la prescripción de los títulos valores, y cuando la factura no trae fecha de vencimiento el conteo tiene una regla propia que explicamos en el artículo sobre la prescripción de facturas, letras y pagarés sin fecha de vencimiento.

Conviene no confundir esto con las facturas de servicios públicos, que no son títulos valores sino títulos ejecutivos y prescriben en cinco años, asunto tratado en el artículo sobre la prescripción de las facturas de servicios públicos.

Para qué sirve la factura de venta.

La factura cumple funciones distintas para cada parte del negocio, y todas importan.

• Para el vendedor, es el documento con el que cobra y, si es a crédito y cumple los requisitos, el título con el que puede demandar por proceso ejecutivo.
• Para el comprador, es el soporte de sus costos, deducciones e impuestos descontables, y la prueba para reclamar la garantía del producto.
• Para la contabilidad, es el documento fuente que respalda el registro del ingreso o del gasto.
• Para la financiación, es el activo que permite vender la cartera mediante factoring, previo endoso de la factura.

Recordemos que, sin factura, el comprador no puede hacer efectiva la garantía ni soportar sus costos, y el vendedor pierde la vía rápida de cobro.

Qué pasa si se vende sin factura.

Depende de si el vendedor estaba obligado a facturar.

Si lo estaba, no expedir la factura o expedirla sin los requisitos da lugar a las sanciones por facturación que contempla el Estatuto Tributario, que incluyen multa y, en casos graves, el cierre del establecimiento.

Si no lo estaba, no hay infracción, pero la operación queda sin soporte, con las consecuencias comerciales y probatorias del caso.

En uno y otro escenario el efecto práctico es el mismo: sin factura no hay prueba escrita del negocio, y quien pretenda reclamar tendrá que acreditarlo por otros medios, casi siempre en un proceso largo y de resultado incierto.

Cuándo se debe expedir la factura.

La factura debe expedirse en el momento de la operación, esto es, cuando se realiza la venta o se presta el servicio.

La norma colombiana no fija un plazo posterior de gracia, de modo que facturar días después expone al vendedor a la sanción por expedir la factura sin el cumplimiento de los requisitos, entre ellos la fecha.

En las ventas en línea la factura se genera una vez procesado el pago, porque solo entonces el vendedor cuenta con los datos del adquirente.

Y en las ventas a crédito la factura se expide con la entrega del bien o la prestación del servicio, no cuando el cliente pague.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Guía Laboral 2026
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Calculadora de retención en la fuente por salarios
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Liquidador de renta personas naturales
• Liquidador de intereses propiedad horizontal