Utilización de prefijos en la facturación

Las facturas de venta pueden utilizar prefijos a fin de identificar el tipo de factura, su origen, entre otras necesidades del contribuyente, los cuales consisten en números, letras o la combinación de ambos que preceden el número de la factura como tal.

Por qué utilizar prefijos en la factura.

La utilización de prefijos en la facturación es ideal cuando el comerciante o la empresa tienen más de un establecimiento de comercio, de suerte que puede identificar cada establecimiento de comercio con un prefijo específico.

Requisitos de la factura.Requisitos que debe cumplir una factura para que sea válida desde el punto de vista fiscal y desde e punto de vista comercial como título valor.

La utilización de prefijos permite un control muy efectivo sobre las transacciones realizadas en cada almacén o en cada sucursal, puesto que lo facturado en cada uno de ellos se puede identificar y clasificar según el prefijo que se le haya asignado, algo bastante útil para la realización de informes contables, financieros y fiscales.

El prefijo también es de utilidad cuando se quieren separar las ventas de diferentes productos o servicios.

Ejemplo de prefijos en la facturación.

La numeración de las facturas debe ser consecutiva, pero puede tener un prefijo que anteceda a esa numeración, como, por ejemplo:

BGTA – 1502 o MD10 – 1502.

Autorización de prefijos por parte de la Dian.

Los prefijos, igual que la numeración de las facturas, deben ser autorizados por la Dian. Para ello, en el formato dispuesto por la Dian para el efecto, hay un espacio para los prefijos que se pretendan utilizar.

Resolución de facturación.Contribuyentes que deben solicitar la resolución de facturación, procedimiento a seguir y requisitos a cumplir.

Así, por ejemplo, si la empresa cuenta con tres locales comerciales o establecimientos de comercio, puede hacer la solicitud de autorización de facturación de la siguiente forma:

• LA10 – 001 hasta LA10.000
• LB01 – 001 hasta LB10.000
• LCD1 – 0001 hasta LCD10.000

Como se observa, cada prefijo es independiente y puede tener el mismo rango de numeración (todos de 1 a 10.000), y por ello la necesidad de solicitar una resolución de autorización por cada prefijo.

Si la empresa en la solicitud de autorización de facturación no incluyó los prefijos, no los puede utilizar, puesto que las facturas emitidas corresponderían a un código de identificación no autorizado, no registrado debidamente, algo que la facturación electrónica no permite.

Extensión o tamaño del prefijo.

El artículo 39 de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, en su numeral 2 señala que los prefijos deben ser de 4 letras, números o una combinación de ellos.

Sin embargo, la resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 agrega el siguiente parágrafo al artículo 39 de la resolución 000042 de 2020:

 «Los sujetos obligados a la utilización del prefijo de que trata el numeral 2 de este artículo, podrán utilizar prefijos de hasta cuatro (4) letras, números o su combinación; en todo caso, podría utilizarse un número menor de prefijos, atendiendo al número de establecimientos de comercio, sedes, oficinas, locales, puntos de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; conforme a lo anterior, las autorizaciones de numeración de facturación expedidas hasta con cuatro (4) letras, números o su combinación tendrán validez.»

En consecuencia, como la norma ahora señala que el prefijo puede ser de hasta 4 caracteres, se pueden crear prefijos con 3 o menos letras, números o una combinación de números.

Se aclara que el prefijo solo puede contener letras y números, por lo que no se pueden utilizar caracteres especiales como puntos, comas, etc.

Prefijo en la facturación electrónica.

Lo aquí expuesto aplica para la factura electrónica, y cuando se solicita la autorización para facturar, la plataforma de la Dian ofrece un campo en el formulario para solicitar la autorización, donde se puede agregar el prefijo, que permite hasta 4 dígitos o caracteres.

¿Cuántos prefijos puede tener el contribuyente?

Puede tener tantos prefijos como lo requiera, tantos como sedes o sucursales tenga, y en una misma resolución de facturación puede autorizar múltiples prefijos o rangos de numeración.