Facturación en el contrato de suministro

En el contrato de suministro la regla general es facturar cada entrega, porque el artículo 615 del estatuto tributario obliga a expedir factura por cada una de las operaciones que se realicen. Pero si las partes lo acuerdan expresamente y se trata de productos homogéneos, se puede facturar por periodos que no superen un mes. ¿Cuándo procede cada modalidad?

La regla general: se factura cada entrega.

El contrato de suministro es aquel en que un proveedor se obliga a cumplir prestaciones periódicas o continuadas de bienes o servicios, conforme al artículo 968 del código de comercio. Es decir que el suministro implica entregas repetidas en el tiempo.

Y como el artículo 615 del estatuto tributario obliga a facturar por cada operación, la regla de partida es que cada entrega se factura de forma individual.

Supongamos que el contrato es para suministrar semanalmente 1.000 kilos de un producto. Cada semana se debe expedir una factura por los 1.000 kilos entregados, al precio pactado.

Esta es la regla que aplica por defecto, y es la que rige cuando el contrato guarda silencio sobre la forma de facturar.

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La excepción: facturación por periodos.

Las partes pueden acordar que la factura se expida por periodos, agrupando varias entregas en un solo documento. Es lo que ocurre, por ejemplo, con los servicios públicos de agua o energía, que se entregan todos los días pero se facturan mensualmente.

El límite es que el periodo no puede superar un mes, criterio que la Dian sostiene desde hace décadas y que reiteró en el oficio 064353 del 26 de noviembre de 2014:

«De esta forma, considera el Despacho, que en cumplimiento de contratos de suministro de servicios entre las partes contratantes y con relación a operaciones homogéneas puede elaborarse una factura que comprenda varias operaciones y cubran un lapso no superior a un (1) mes; pero se reitera, que en el suministro periódico, debe elaborarse factura por cada operación, a menos que las partes acuerden de manera expresa lo contrario.»

De la doctrina se desprenden tres condiciones que se deben cumplir a la vez para poder facturar por periodos, y conviene tenerlas presentes porque no basta con una.

Las tres condiciones.

Sobre la homogeneidad conviene un ejemplo: si el contrato cubre el suministro de papelería y también el de insumos de aseo, no se pueden agrupar unos y otros en una sola factura mensual; habría que emitir una por cada clase de producto.

Y sobre el periodo, nada impide pactar uno menor. Se puede facturar semanal o quincenalmente si así conviene a las partes; lo que no se puede es ir más allá del mes.

Cuándo conviene cada modalidad.

De acuerdo con nuestro criterio, la facturación por periodos tiene sentido cuando el producto no se individualiza fácilmente y las entregas son continuas, como ocurre con los servicios públicos, donde emitir una factura por la cantidad suministrada cada día sería impracticable.

En cambio, cuando se trata de mercancías perfectamente individualizadas, lo aconsejable es facturar cada envío, para que la causación corresponda con la realidad de la entrega, aunque para efectos del contrato sea apenas una entrega parcial.

En consecuencia, la decisión depende tanto de las características del producto como de lo que las partes hayan pactado.

El IVA se causa con la factura o con la entrega.

Este punto merece atención porque la facturación periódica puede desalinear el impuesto respecto de la operación. Según el literal a) del artículo 429 del estatuto tributario, en las ventas el IVA se causa en la fecha de emisión de la factura y, a falta de esta, en el momento de la entrega.

Si se factura cada entrega, ambos momentos coinciden y no hay complicación. Si se factura por periodos, el impuesto se causa con la factura del periodo, siempre que la factura se expida dentro del mismo mes de las entregas.

Por eso conviene que el corte del periodo de facturación no cruce el cierre del periodo del IVA, porque de lo contrario habría entregas de un bimestre facturadas en el siguiente.

La factura electrónica y la facturación periódica.

Hay una restricción operativa que el contrato debe tener en cuenta y que no existía en tiempos del talonario.

La Dian valida que la fecha de generación de la factura coincida con la de su firma, de modo que la factura del periodo se debe expedir el día en que se genera y no se puede fechar hacia atrás. El detalle lo desarrollamos en el artículo sobre si se puede hacer una factura con fecha del mes anterior.

En consecuencia, si el corte del periodo es el último día del mes, la factura debe emitirse ese mismo día o el siguiente, asumiendo que quedará fechada en el mes en curso. Dejar la facturación del periodo para mediados del mes siguiente traslada el ingreso y el IVA de mes.

Lo prudente es fijar en el contrato un corte que deje margen para expedir la factura dentro del mismo mes de las entregas.

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