Cuando alguien vende un bien o presta un servicio a nombre de un tercero, hay dos operaciones económicas distintas y por tanto dos facturas: el intermediario factura la venta al cliente final y, además, le factura al mandante la comisión que cobra por la intermediación. Así lo regula el artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016 sobre la facturación en el mandato. ¿Cómo se hace y cómo se contabiliza?
Hay dos operaciones y dos facturas.
Este es el punto que hay que tener claro antes de cualquier otra cosa, porque el error más común es intentar resolverlo todo con una sola factura.
Las dos operaciones son:
- La venta del bien o la prestación del servicio al cliente final, que factura el intermediario a su nombre.
- La comisión o remuneración que el mandante le paga al intermediario, que este le factura al mandante.
Son operaciones con partes distintas, causas distintas y montos distintos, y por eso no se pueden mezclar.
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Ejemplo.
Supongamos que Pedro es intermediario de Juan. Pedro le vende a Rita un producto por $100.000 y recibe como remuneración una comisión del 20% del valor de la venta, es decir, $20.000.
| Factura | Contenido |
|---|---|
| Pedro a Rita | $100.000, que es el valor que Rita pagó por el producto. |
| Pedro a Juan | $20.000, que es la comisión que Pedro le cobra a Juan por la intermediación. |
No es correcto emitir una sola factura por $100.000 y luego fraccionarla en $80.000 y $20.000. Rita necesita la factura por el valor completo que pagó, porque es lo que ella va a llevar como costo o gasto, y fraccionar una operación en varias facturas es una práctica que la Dian cuestiona.
Quién expide la factura al cliente.
La expide el mandatario o intermediario, a su nombre, y no a nombre del mandante.
La razón es que frente al cliente final el intermediario es quien realiza la operación: es con él con quien Rita trata, a él le paga y de él espera el producto. El mandante permanece detrás de la operación.
La Dian recogió este criterio en el numeral 1.1.2.8 del concepto unificado 0106 del 19 de agosto de 2022 sobre facturación electrónica, en el que precisa que en la intermediación se factura tanto la venta como la comisión.
Y si el intermediario no estaba obligado a facturar antes de asumir el mandato, quedará obligado si en desarrollo del contrato se configuran los supuestos del artículo 615 del estatuto tributario, tema que desarrollamos en el artículo sobre quiénes están obligados a facturar.
El IVA en la intermediación.
Cada factura sigue el tratamiento que le corresponda según su propia naturaleza.
La factura al cliente final lleva el IVA que corresponda al bien o servicio vendido, con la tarifa propia de ese producto.
La factura de la comisión lleva IVA si el intermediario es responsable del impuesto, porque la intermediación es un servicio y como tal está gravado. Y esto es así aunque el producto vendido esté excluido: son dos operaciones distintas y el tratamiento de una no contamina a la otra.
Cómo se contabiliza.
La clave contable es que el dinero recaudado del cliente no es un ingreso del intermediario: es un pasivo, porque se lo debe al mandante.
El ciclo completo tiene tres momentos, y conviene verlos por separado.
1. Se factura y se recauda del cliente.
El intermediario registra el recaudo contra un pasivo por ingresos recibidos para terceros. Continuando con el ejemplo:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1105 Caja | 100.000 | |
| 2805 Ingresos recibidos para terceros | 100.000 |
Obsérvese que no aparece ninguna cuenta del grupo 41: el intermediario no reconoce ingreso propio por la venta, porque el producto nunca fue suyo.
2. Se factura la comisión al mandante.
Esta sí es una operación propia del intermediario, y por tanto un ingreso suyo, que se registra contra una cuenta por cobrar al mandante.
3. Se cruza y se gira al mandante.
Al entregar el dinero al mandante, el intermediario descuenta su comisión y solo transfiere el neto, salvo que en el contrato se haya pactado algo distinto:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 2805 Ingresos recibidos para terceros | 100.000 | |
| 1105 Caja | 80.000 | |
| 41XX Ingresos por comisiones | 20.000 | |
| Sumas iguales | 100.000 | 100.000 |
Por simplicidad, los ejemplos no consideran el IVA, el ICA ni las retenciones en la fuente, que en la operación real afectan tanto la factura al cliente como la de la comisión.
El intermediario no declara como propio el ingreso del mandante.
Es la consecuencia fiscal de lo anterior y conviene subrayarla: el valor recaudado para el tercero no es ingreso del intermediario, no engrosa su renta ni sus topes, y solo la comisión constituye ingreso propio.
Por eso resulta esencial que la contabilidad separe con claridad ambos conceptos. Si el recaudo del tercero se registra como ingreso propio, la declaración de renta quedará inflada y el contribuyente terminará tributando sobre plata que no es suya.
Otras figuras que siguen estas reglas.
El mandato no es la única forma de intermediación, y varias figuras remiten a estas mismas reglas o funcionan de manera análoga.
- El contrato de consignación, al que la Dian aplica las reglas del mandato, asimilando al consignante como mandante y al consignatario como mandatario.
- El transporte de carga terrestre, donde la empresa transportadora factura el servicio completo y distribuye el ingreso con el propietario del vehículo sin que este facture.
- El contrato de cuentas en participación, donde el gestor factura a nombre propio como único dueño del negocio frente a terceros.
- Los consorcios y uniones temporales, que tienen reglas propias de facturación conjunta o separada.
En todas ellas la pregunta de fondo es la misma: quién realiza la operación frente al tercero y qué parte del ingreso es propia de cada participante.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Quién factura en un contrato de intermediación?
El intermediario o mandatario factura la venta al cliente final, a su nombre. Y por separado le factura al mandante la comisión que cobra por la intermediación.
¿Se pueden facturar los ingresos recibidos para terceros como ingreso propio?
No. El valor recaudado para el tercero se registra en el pasivo como ingreso recibido para terceros, no como ingreso del intermediario. Solo la comisión constituye ingreso propio.
¿Puedo hacer una sola factura y fraccionarla?
No. El cliente final necesita la factura por el valor completo que pagó, y la comisión es una operación distinta con otra parte. Son dos facturas.
¿La comisión lleva IVA?
Sí, si el intermediario es responsable del IVA, porque la intermediación es un servicio gravado. Y eso es así aunque el producto vendido al cliente final esté excluido del impuesto.
¿En qué cuenta se registran los ingresos recibidos para terceros?
En la cuenta 2805 del PUC, que es una cuenta de pasivo, porque el dinero recaudado se le debe al mandante. Al girarle el neto se cruza con la comisión.
¿El mandante le factura al intermediario?
No. Es el intermediario quien le factura la comisión al mandante. El mandante no expide factura al intermediario, porque no le está vendiendo nada.
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