Sanciones por facturación

Quien está obligado a facturar y no lo hace, o lo hace sin el lleno de los requisitos, se expone a dos tipos de sanción según cuál sea el requisito incumplido: una multa del 1% de lo facturado, prevista en el artículo 652 del estatuto tributario, o el cierre del establecimiento de comercio de los artículos 652-1 y 657. ¿Cuándo aplica cada una y se puede evitar el cierre?

Sanción por no facturar.

No expedir la factura estando obligado da lugar a la sanción del artículo 652-1 del estatuto tributario:

«Sanción por no facturar. Quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto.»

Obsérvese que la sanción por no facturar no es una multa: es el cierre del establecimiento. La norma remite al artículo 657, que es el que fija el procedimiento y la duración, y al artículo 658, que fue derogado por la ley 1819 de 2016 y por tanto ya no produce efectos.

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Sanción por facturar sin requisitos.

Facturar mal también es sancionable, y aquí sí hay multa. Dispone el artículo 652 del estatuto tributario:

«Sanción por expedir facturas sin requisitos. Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h) e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 Uvt. Cuando haya reincidencia se dará aplicación a lo previsto en el artículo 657 del Estatuto Tributario.»

La multa es del 1% del valor de las operaciones facturadas sin requisitos, con un tope de 950 UVT. Y el parágrafo del mismo artículo agrega que la sanción también procede cuando en la factura no aparece el NIT con el lleno de los requisitos legales.

Antes de imponerla mediante resolución independiente, la Dian debe dar traslado de cargos, y el contribuyente tiene 10 días para responder.

Qué requisito da lugar a multa y cuál al cierre.

Este es el punto que conviene tener claro, porque no todos los requisitos del artículo 617 producen la misma consecuencia. La ley los repartió entre las dos sanciones.

El numeral 1 del artículo 657 del estatuto tributario dispone el cierre por tres días cuando no se expide factura estando obligado, o cuando se expide sin los requisitos de los literales b), c), d), e), f) o g) del artículo 617, o cuando se reincide en el incumplimiento de los literales a), h) o i).

El reparto queda así:

Como se puede observar, los requisitos que identifican la operación y a las partes se sancionan con cierre, y los de carácter más formal, con multa. La reincidencia en estos últimos escala también al cierre.

El detalle de cada requisito lo desarrollamos en el artículo sobre los requisitos de la factura de venta.

El cierre del establecimiento de comercio.

Es la sanción más temida, y con razón, porque el perjuicio real suele superar con mucho el valor de cualquier multa.

Procedimiento para decretar el cierre.

El cierre no es inmediato ni ocurre en el momento de la visita. Señala el parágrafo 2 del artículo 657 del estatuto tributario:

«La sanción a que se refiere el presente artículo se impondrá mediante resolución, previo traslado de cargos a la persona o entidad infractora, quien tendrá un término de diez (10) días para responder. Salvo lo previsto en el numeral 3 de este artículo, la sanción se hará efectiva dentro de los diez (10) días siguientes al agotamiento en sede administrativa.»

El contribuyente cuenta entonces con 10 días para responder el pliego de cargos, y si la respuesta no prospera, la Dian hará efectiva la sanción dentro de los 10 días siguientes al agotamiento en sede administrativa.

Ese margen de 10 días es discrecional de la administración, y de ahí la advertencia práctica: el funcionario puede elegir sellar un viernes, con lo cual el establecimiento permanece cerrado todo el fin de semana, o un lunes. Lo único que la norma exige es que el sellamiento se haga en día laborable para la Dian.

Cambiar el cierre por una multa.

El contribuyente puede evitar el cierre pagando una sanción pecuniaria, y esta es la salida que la mayoría toma. Señala el parágrafo 6 del artículo 657 del estatuto tributario, refiriéndose al numeral 1:

«Para efectos de lo dispuesto en el numeral 1, una sanción pecuniaria equivalente al cinco por ciento (5%) de los ingresos operacionales obtenidos en el mes anterior a la fecha en que incurrió en el hecho sancionable.»

Es decir, el 5% de los ingresos operacionales del mes anterior a aquel en que se incurrió en el hecho sancionable. Para acceder a ella, el contribuyente no objeta el pliego de cargos, acepta los hechos y paga.

La decisión es económica y hay que hacerla con números. Supongamos un almacén con ingresos operacionales de $200.000.000 en el mes anterior al hecho sancionable: la multa sustitutiva sería de $10.000.000. Si tres días de cierre le representan ventas perdidas superiores a esa cifra, más el daño reputacional del sello en la puerta, conviene pagar.

Y hay un factor que no se puede modelar: el contribuyente no controla en qué días se ejecutará el cierre. Esa incertidumbre suele inclinar la balanza hacia la multa.

Sanción por no facturar electrónicamente.

Cuando el obligado a facturar electrónicamente no lo hace, procede igualmente el cierre del establecimiento, o en su lugar una sanción pecuniaria equivalente al 10% de los ingresos operacionales del mes anterior a aquel en que se incurrió en la irregularidad, conforme al parágrafo 6 del artículo 657 del estatuto tributario.

Es el doble de la multa sustitutiva ordinaria, lo que refleja el mayor reproche que la ley asigna a quien se margina del sistema de facturación electrónica. Quién está obligado a facturar electrónicamente lo desarrollamos en el artículo sobre facturación electrónica.

Sanción por no transmitir los documentos del sistema de facturación.

Hay una tercera vía sancionatoria que muchos desconocen y que hoy es la más frecuente en la práctica, porque no depende de una visita a un establecimiento sino de un cruce de sistemas.

Conforme al artículo 616-1 del estatuto tributario, la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación da lugar a la sanción por no enviar información del artículo 651, y su generación sin el lleno de los requisitos, a la del artículo 652.

Esto cobija al documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar y a los demás documentos electrónicos, no solo a la factura de venta. Y a diferencia del cierre, esta sanción se cuantifica sobre la información no transmitida, lo que en volúmenes altos puede resultar muy costoso.

El prefijo y la sanción por facturación.

Un caso particular que ha llegado hasta el Consejo de Estado: si en la autorización de numeración se incluyeron prefijos, el contribuyente debe utilizarlos, y omitirlos es conducta sancionable, según explicamos en el artículo sobre la utilización de prefijos en la facturación.

Así lo señaló la sección cuarta del Consejo de Estado en sentencia 15166 del 23 de agosto de 2007, con ponencia del magistrado Juan Ángel Palacio:

«Al respecto cabe indicar que la autorización otorgada por la Administración tributaria para la numeración de las facturas, constituye un mecanismo técnico de control sobre la facturación que es independiente de los requisitos exigidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario como contenido de las facturas, la cual tiene como finalidad evitar la doble facturación y controlar la evasión. Lo anterior permite afirmar que si se adicionan a la numeración cualquier tipo de prefijo, como en el presente caso U o M, y así se autoriza por las Oficinas de Impuestos, con el fin de evitar la doble facturación, y posteriormente se omite, con lo cual se dificulta el control de Administración, dicha conducta resulta sancionable.»

La lectura de la sala es clara: el prefijo autorizado hace parte del mecanismo de control, y omitirlo dificulta ese control. Ahora bien, si en la autorización no se incluyeron prefijos, no hay obligación de usarlos y no hay hecho sancionable.

Qué pasa si no me entregan factura.

Las sanciones anteriores recaen sobre el obligado a facturar, no sobre el cliente. Pero el cliente sufre una consecuencia económica que en muchos casos es peor que la sanción del vendedor.

Sin factura válida, el pago no procede como costo, deducción ni impuesto descontable, al tenor del artículo 771-2 del estatuto tributario. Conviene precisar que los requisitos que ese artículo exige para soportar no son todos los del artículo 617, sino únicamente los de los literales b), c), d), e), f) y g).

Es decir que una factura a la que le falte, por ejemplo, la indicación de la calidad de retenedor sigue sirviendo como soporte para el comprador, aunque el vendedor pueda ser sancionado por esa omisión.

Qué hacer si no me dan factura.

La factura es la prueba de la operación y el vendedor obligado tiene el deber de expedirla. Frente a la negativa, el cliente tiene varios caminos:

• Exigir la factura antes de pagar, que es el momento en que se tiene poder de negociación.
• No recibir lo comprado y solicitar la devolución del dinero.
• Denunciar al proveedor ante la Dian, denuncia que puede ser anónima y que se presenta desde el portal de denuncias de fiscalización de la entidad.

Esto aplica cuando el vendedor está obligado a facturar. Si no lo está, no hay irregularidad que denunciar, y la salida del comprador es elaborar el documento soporte, según explicamos en el artículo sobre quiénes no están obligados a facturar.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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